Kelionės į Olandiją ir iš Olandijos tvarkaraštis: Visas vadovas klientams

Įvadas

Per pastaruosius dvidešimt metų, dirbdamas tarptautinių krovinių pervežimų srityje, daug kartų girdėjau vieną tą patį klausimą, kurį klientai užduoda vos susisiekę su mumis: „Kada kroviniui tiksliai bus pasiektas paskirties taškas?“. Tai paprastas ir natūralus klausimas, tačiau atsakymas į jį niekada nėra trumpas ir vienareikšmis. Logistika, ypač kai kalbame apie maršrutus tarp Lietuvos ir Olandijos (Nyderlandų), tai ne tik matematika ir atstumas kilometrais. Tai kompleksinis procesas, kurį lemia daugybė veiksnių, pradedant kelių būkle Vokietijoje ir baigiant muitinės procedūromis ar net orų prognozėmis.

Olandija yra vienas pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Šio šalies uostai, ypač Roterdamas, yra vartai į pasaulį, o olandų rinka, pasižyminti dideliu perkamuoju gebėjimu ir aukšta technine kultūra, visada traukia Lietuvos verslą. Be to, didžioji dalis prekių, keliaujančių į Jungtinę Karalystę ar toliau į vakarus, kerta būtent Olandiją. Todėl suprasti, kaip formuojasi kelionės tvarkaraštis šiame maršrute, yra ne tik naudinga, bet ir būtina kiekvienam verslo atstovui, norinčiam išvengti nereikalingų rūpesčių ir vėlavimų.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir žiniomis. Mes ne tik aptarsime, kiek laiko trunka kelionė, bet ir išnagrinėsime tas paslėptas dedamas, kurios dažniausiai sukelia nesusipratimus. Kalbėsime apie vairuotojų poilsio režimus, kelių eismo taisykles, konsolidacijos sandėlių darbą ir tai, kaip tinkamas planavimas gali padėti sutaupyti ne tik laiko, bet ir pinigų. Nors aš esu ekspertas, mano tikslas šiame tekste – būti jūsų partneriu ir konsultantu, paaiškinančiu sudėtingus dalykus paprastai ir aiškiai.

Svarbu suprasti, kad „tvarkaraštis“ logistikoje nėra griežtas traukinio išvykimo laikas. Tai dinamiškas sistemos elementas, kuris reaguoja į aplinką. Tačiau sužinojus, kaip ši sistema veikia, galima tiksliai numatyti terminus ir efektyviau planuoti savo verslo procesus. Skaitykite toliau, jei norite tapti savo krovinių valdytoju ir išmokti skaityti tarp eilučių transporto dokumentuose.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje pateiktuose atsakymuose bandau apibrėžti pagrindinius aspektus, susijusius su krovinių pervežimų tvarkaraščiais į ir iš Olandijos. Rasiau juos remdamasis praktine patirtimi, o ne tik teoriniais žinynais.

1. Kiek vidutiniškai trunka krovinių pervežimas iš Lietuvos į Olandiją?

Vidutinis kelionės trukmės laikas priklauso nuo to, kiek būtent Lietuvoje įsikūrusi jūsų įmonė ir į kurį Olandijos miestą keliauja krovinys. Jei kalbame apie maršrutą Vilnius – Roterdamas, atstumas siekia apie 1600–1700 kilometrų viena kryptimi. Idealiomis sąlygomis, kai nėra eismo įvykių, oro sąlygos geros, o krovinys paruoštas laiku, šis atstumas gali būti įveiktas per 24–30 valandų grynojo vairavimo laiko.

Tačiau logistikoje mes nebegyvename idealiajame pasaulyje. Realus laikas, kurį klientas turi skirti pervežimui, svyruoja nuo 48 iki 72 valandų nuo krovinio pasiėmimo momento. Kodėl tokis skirtumas? Visų pirma, dėl vairuotojo darbo ir poilsio režimo. Pagal ES reguliavimą, vairuotojas negali vairuoti be pertraukos 4,5 valandas, o po 9 valandų vairavimo privalo atlikti 45 minučių (arba 30+15 min.) pertrauką. Be to, po 6 dienų darbo būtina 45 valandų poilsis. Jei kelionė prasideda pietų metu, vairuotojas gali priverstai sustoti nakvynei anksčiau, nei numatyta, kas atidėja atvykimą prie kliento. Taip pat reikia skirti laiką paėmimui ir iškrovimui – tai neįvyksta akimirką. Sandėliuose dažnai būna eilės, o įkrovimo procedūros gali trukti nuo 1 iki 3 valandų.

2. Kaip dažnai vyksta reisai (tvarkaraštis) tarp šalių?

Vienos didelės transporto kompanijos, kurios turi ilgalaikius sutartimus su dideliais prekybos centrais ar gamyklomis, gali siūloti fiksuotą tvarkaraštį, pavyzdžiui, išvykimas kiekvieną antradienį ir ketvirtadienį. Tačiau daugumoje atvejų, ypač kai kalbame apie smulkesnes siuntas ar dalinius krovinius (LTL – Less than Truckload), tvarkaraštis yra lankstus.

Esant dideliam paklausos mastui, kompanijos, su kuriais dirbu, organizuoja reisus kasdien. Tai vadinama „dieline linija“. Kiekvieną dieną iš Lietuvos išvyksta grupė sunkvežimių, kurie vėliau Olandijoje iškrauna siuntas ir pasiima prekes grįžimui. Jei užsakymate pervežimą prieš pat išvykimą (pavyzdžiui, rytoj reikia vežti), tikimybė, kad vienas iš kasdien išvykstančių sunkvežimių turės laisvos vietos, yra labai didelė. Tačiau verta atsižvelgti į tai, kad savaitgaliais (sekmadieniais) tarptautiniai pervežimai vyksta rečiau dėl vairuotojų poilsio ir vokiškųjų kelių ribojimų, todėl geriau planuoti siuntą iki šeštadienio ryto arba numatyti, kad ji bus išvežta pirmadienį.

3. Kokius veiksnius labiausiai veikia vėlavimai šiame maršrute?

Per savo dvidešimt metų praktikoje galiu drąsiai pasakyti: didžiausias vėlavimų generatorius yra Vokietija. Nors maršrutas eina per Lietuvą, Lenkiją, Vokietiją ir Olandiją, būtent Vokietijos kelių infrastruktūra ir eismo intensyvumas sukuria didžiausią riziką. Vokietijoje dažnai vyksta statybos darbai autobanuose („Baustellen“), kurios sukuria milžiniškas spūstis. Jei sunkvežimius užklumpa spūstis netoli Hanoverio ar Eseno, tai gali atidėti kelionę net keliomis valandomis.

Kitas svarbus veiksnys – orai. Žiemos sezoną, ypač lapkritį ar kovą, pasitaiko stiprių sniego audrų Lenkijoje ar Vokietijos kalnuotose vietovėse, dėl kurių eismas gali būti visiškai sustabdytas. Taip pat nemažai vėlavimų sukelia techniniai sunkvežimių gedimai. Nors patikimos kompanijos atlieka reguliarius techninius aptarnavimus, padangų plyšimas ar stabdžių gedimas ant greitkelio yra neprognozuojamas įvykis, kuris reikalauja laiko taisyti. Ir galiausiai, nepamirškime pačių klientų – jei krovinys nėra paruoštas laiku sandėlyje ar vėluoja dokumentai, vairuotojas privalo laukti, ir šis laikas automatiškai nustumia visą tvarkaraštį.

4. Ar savaitgaliai ir šventės veikia pervežimų tvarkaraštį?

Žinoma, ir tai vienas svarbiausių dalykų, kurį klientai dažnai pamiršta. Europos Sąjungoje yra griežtai reglamentuojamas vairuotojų darbo laikas, o daugelio šalių, tarp kurių yra ir Vokietija, taip pat yra nacionaliniai vairavimo draudimai poilsio dienomis ir šventinėmis dienomis.

Vokietijoje, pavyzdžiui, sunkvežimiams, kurių bendroji leistina masė viršija 7,5 tonos, draudžiama vairuoti sekmadieniais ir nustatytose šventinėse dienose nuo 00:00 iki 22:00 valandos. Tai reiškia, kad jei jūsų krovinys turėtų atvykti į Olandiją sekmadienį, vairuotojas gali būti priverstas sustoti Vokietijoje artimiausioje poilsio aikštelėje ir laukti iki sekmadienio vakaro arba pirmadienio ryto. Todėl planuodami siuntą, kurios pristatymo terminas yra pirmadienio rytas, reikia ją pasiųsti jau trečiadienį arba ketvirtadienį, kad vairuotojas spėtų įveikti maršrutą iki sekmadienio draudimo pradžios. Tokio planavimo trūkumas dažnai lemia tai, kad klientas gauna prekę ne pirmadienį ryte, kaip tikėjosi, o tik antradienį.

5. Kuo skiriasi pilnos mašinos (FTL) ir dalinio krovinio (LTL) tvarkaraščiai?

Tai esminis skirtumas, kurį verta suprasti. Pilnos mašinos (FTL – Full Truckload) atveju, sunkvežimis yra skirtas vienam klientui. Jis pasiima krovinį vienoje vietoje ir veža tiesiai į paskirties vietą Olandijoje (arba atvirkščiai). Čia tvarkaraštis yra labiau kontroliuojamas, nes nėra tarpinių sustojimų. Vairuotojas važiuoja taip greitai, kaip leidžia taisyklės ir keliai, ir kelionės trukmė yra artima teoriniam minimumui.

Kai kalbame apie dalinius krovinius (LTL), situacija kitokia. Sunkvežimis surenka krovinius iš kelių skirtingų klientų Lietuvoje ar paima juos iš konsolidacijos sandėlių. Tada jis važiuoja į Olandiją, tačiau prieš išvykstant jis turi užpildyti mašiną arba surinkti tam tikrą kiekį siuntų. Olandijoje taip pat gali būti keli iškrovimo taškai – vienas Amsterdame, kitas Eindhovene, trečias Tilburge. Kiekvienas sustojimas paimti ar iškrauti krovinį užtrunka: reikia rasti sandėlį, dokumentuoti operaciją, fiziškai perkelti prekes. Dėl to LTL tvarkaraštis yra ilgesnis. Jei FTL užtrunka 2 dienas, tai LTL gali užtrukti 3–4 dienas, nes tenka suderinti keleto klientų poreikius ir maršrutą.

6. Ar galima sekti krovinių judėjimą realiu laiku?

Šiandien tai nebe galimybė, o standartas, kurį siūlo beveik visos rimtos transporto kompanijos. Naudojant GPS sekimo sistemas, klientas gali matyti, kur jo mašina yra bet kuriuo momentu. Tačiau svarbu suvokti, ką rodo šios sistemos. Dažniausiai jos rodo mašinos vietą ir greitį.

Mano patirtis rodo, kad klientams dažnai kyla nesusipratimų, kai matuoja, kad mašina „stovi“ vienoje vietoje keletą valandų. Jie galvoja, kad kažkas negerai. Tačiau dažniausiai tai tiesiog vairuotojo poilsis (jie turi poilsio aikšteles, kuriose privalo praleisti naktį) arba eilė prie iškrovimo vietos. Sekimo sistemos ne visada sugeba pranešti, kad mašina stovi eilėje, o ne yra sugedusi. Taip pat, jei mašina vairuoja po 90 km/h valandą, tai gali reikšti, kad ji važiuoja normaliu greičiu, o ne, kad ji vėluoja. Verta pasikonsultuoti su savo logistikos vadybininku, jei matote neįprastą judėjimą – jis gali sužinoti tikrąją priežastį susisiekęs su vairuotoju.

7. Kokios yra specifinės Olandijos iškrovimo vietų ypatybės, kurios veikia tvarkaraštį?

Olandija yra žinoma savo aukštais logistikos standartais, tačiau čia taip pat yra savitumų. Daugelis Olandijos sandėlių, ypač didelių prekybos centrų (pvz., „Jumbo“ ar „Albert Heijn“ distribuciniai centrai) dirba pagal griežtas „Time Windows“ – laiko langus. Tai reiškia, kad vairuotojas gali atvykti į sandėlį tik nustatytu laiku, pavyzdžiui, tarp 10:00 ir 10:30 ryto.

Jei vairuotojas atvyksta 10 minučių vėliau dėl spūsčių, jam gali būti uždrausta įvažiuoti, ir jis privalo laukti iki kito laiko lango, kuris gali būti tik po 4 valandų arba net kitą dieną. Tai katastrofiškai veikia tvarkaraštį. Be to, Olandijoje dažnai naudojami specialūs iškrovimo įrenginiai, pvz., „moving floor“ sunkvežimiams su malkomis, arba reikalaujami ypatingi vairuotojo kvalifikacijos pažymėjimai (pvz., ADR sertifikatai cheminėms medžiagoms). Jei šie reikalavimai neįvykdyti iš anksto, iškrovimas neįvyks, ir tvarkaraštis bus sugriautas. Todėl tiekėjai turi būti ypatingai atidūsi, pateikdami sandėlio adresą ir reikalavimus.

8. Kaip veikia muitinė ir dokumentai, jei prekės keliauja ne į ES šalį ar iš jos?

Nors ir Lietuva, ir Olandija yra Europos Sąjungos narių šalys, ir dažniausiai prekės keliauja be muitinės patikros (vidinė prekyba), situacija pasikeičia, jei kalbame apie prekės, atvykstančias iš trečiųjų šalių (pvz., iš Kinijos per Roterdamo uostą) ar išvykstančias į Jungtinę Karalystę (po „Brexit“).

Jei krovinys yra skirtas Jungtinei Karalystei, jis privalo praeti muitinės procedūras, prieš išvykstant iš Olandijos arba atvykus į JK. Tai užtrunka. Olandijoje, ypač Roterdame, muitinės tarpininkai dirba labai greitai, tačiau jei dokumentuose (EX1 deklaracijose, prekių Sąraše (Packing List), SF (Invoice)) yra netikslumų, krovinys gali būti sulaikytas. Mano patirtis rodo, kad blogai parengti dokumentai yra dažniausia vėlavimo priežastis, kuri nieko bendra neturi su vairuotoju ar keliu. Todėl, jei jūsų siunta keliauja toliau už ES ribų arba atkeliauja iš užsienio, tvarkaraštį reikia planuoti su atsarga 1–2 dienoms muitinės procedūroms.

9. Kokią informaciją reikia pateikti iš karto, kad tvarkaraštis būtų tikslus?

Kad aš ar bet kuris kitas logistikos ekspertas galėtų pateikti jums tikslų terminą (ETA – Expected Time of Arrival), mums reikia ne tik adreso. Reikia tikslaus krovinio aprašymo: kiek tai svorio, kokie yra matmenys (ilgis, plotis, aukštis) ir, labai svarbu, ar krovinys yra įkrautas ant paletės, ar tai yra ilgakojis kroviniys, ar reikia šaldytuvo.

Taip pat būtina žinoti sandėlio darbo laiką ir specifinius reikalavimus. Ar reikia pranešti apie atvykimą iš anksto (pranešimas 24h ar 48h prieš)? Ar reikia specialios rampos? Ar vairuotojas turi padėti iškrauti (dažnai Olandijoje tai neleidžiama dėl saugumo)? Jei mes gausime šią informaciją iš karto, galime suderinti tvarkaraštį taip, kad vairuotojas atvyktų būtent tada, kai sandėlis yra pasiruošęs priimti. Jei informacijos trūksta, tenka skambinti ir klausti, o tai užtrunka ir gali sukelti vėlavimą.

10. Ką daryti, jei krovinys visgi vėluoja, o man jis labai skubus?

Visada įvyksta situacijų, kai planai keičiasi arba kažkas nueina ne taip, kaip norėjome. Jei jūsų krovinys vėluoja, o jums jis būtinas šiandien, pirmasis žingsnis – nedelsiant susisiekti su savo logistikos vadovu. Nereikia laukti, kol pasibaigs numatytas laikas.

Yra keletas variantų, kaip išeiti iš šios situacijos. Jei tai dalinis krovinys ir jis dar nėra išvykęs iš Lietuvos, mes galime jį perkelti į kitą, greitesnę mašiną, arba net organizuoti ekspresinį pervežimą viena mašina be sustojimų (tačiau tai kainuos brangiau). Jei mašina jau važiuoja ir užstrigo Vokietijoje, kartais įmanoma organizuoti „transhipment“ – perkrovimą. Tai reiškia, kad kita mašina iš artimiausio vietinio partnerio važiuoja pasiimti jūsų siuntą ir ją veža toliau, o pagrindinė mašina tęsia kelionę su kitais krovinais. Tai brangus sprendimas, tačiau dažnai vienintelis būdas išgelbėti situaciją, kai ant žaidimo stalo yra gamybos sustabdymas ar svarbi sutartis.

Išvada

Apibendrinant, kelionės į Olandiją ir iš Olandijos tvarkaraštis nėra tiesius linijas brėžiantis grafikas. Tai gyvas organizmas, priklausantis nuo techninio būklės, žmogiškojo faktoriaus, teisinių reikalavimų ir net orų.