Kaip užtikrinti, kad siuntos iš Olandijos atvyktų greitai į Lietuvą: Vadovas verslui

Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinės logistikos srityje, mačiau, kaip pasaulis pasikeitė, o prekių srautai tarp Europos šalių tapo ne tik intensyvesni, bet ir reikalaujantys vis didesnio tikslumo. Vienas dažniausiai pasitaikančių ir svarbiausių maršrutų mūsų regione yra ryšys tarp Nyderlandų (Olandijos) ir Lietuvos. Olandija, būdama viena didžiausių logistikos krypčių Europoje (Roterdamo uostas, skambus prekybos centrų pavadinimai), yra strateginis partneris lietuviams verslininkams.

Tačiau patirtis rodo, kad paprastas užsakymas „pervežti prekes“ neužtikrina, kad jos pasieks paskirties vietą laiku. Dažnai klientai klausia: „Kodėl truko 3 dienos, o ne 2?“ arba „Ar įmanoma tai padaryti greičiau?“. Atsakymas slypi ne vairuotojo kojoje ant dujos, o optymaliame procesų valdyme, dokumentacijos tvarkyme ir supratime, kaip veikia logistikos grandinė. Šiame straipsnyje pasidalysiu savo žiniomis ir praktiniais patarimais, kaip sumažinti pristatymo laiką ir išvengti nereikalingų nusivylimų.

Geografiškai atstumas tarp Amsterdamo ar Roterdamo ir Vilniaus yra apie 1600–1800 km. Teoriškai sunkvežimis gali įveikti šį atstumą maždaug per 18–20 valandų, jei niekas nekelia problemų. Tačiau logistikoje teorija retai sutampa su praktika. Yra daug veiksnių – nuo vairuotojo poilsio režimo iki muitinės procedūrų (nors abi šalys yra ES narių, tam tikri formalumai vis dar egzistuoja, ypač jei prekės yra iš trečiųjų šalių), kurie lemia galutinį laiką.

Norint, kad siunta iš Olandijos atvyktų į Lietuvą kuo greičiau, reikia ne tik pasirinkti greitą pervežėją, bet ir pačiam siuntėjui (arba pirkėjui) tinkamai pasiruošti. Viskas prasideda dar tada, kai prekės dar yra sandėlyje Olandijoje. Jei informacija apie krovinią yra netiksli arba dokumentuose klaidžiau, net greičiausias reisas gali užstrigti sienoje arba terminaluose. Štai kodėl supratimas ir bendradarbiavimas yra raktas į sėkmę.

Tolesnėje straipsnio dalyje mes išnagrinėsime konkrečius veiksnius, įskaitant pervežimo būdo pasirinkimą, dokumentacijos reikšmę ir pakavimo ypatumus, o DUK skyrielyje atsakysiu į dažniausiai kylančius klausimus, kurius girdėju iš savo klientų per šiuos metus.

DUK: Dažniausiai užduodami klausimai apie greitą siuntų pristatymą iš Olandijos

Žemiau pateikiu atsakymus į dešimt klausimų, kurie leis jums suprasti logistikos mechanizmą ir pasinaudoti juo, kad jūsų siuntos pasiektų Lietuvą kiek įmanoma greičiau.

1. Koks trunka standartinis siuntos pristatymas iš Olandijos į Lietuvą? Standartinis pristatymo laikas (t. y. dalinio krovinio arba konsoliduoto siunto variantu) paprastai trunka nuo 2 iki 4 darbo dienų. Tai reiškia, kad jei prekės yra paruoštos Olandijos sandėlyje pirmadienį ryte, jose Lietuvoje galite tikėtis trečiadienį arba ketvirtadienį. Šis laikas apima važiavimą iki terminalų, krovinių konsolidaciją (sujungimą į vieną sunkvežimį su kitomis siuntomis), muitinės procedūras (jei reikalinga) ir iškrovą Lietuvoje. Jei kalbame apie pilną mašinos krovinį (FTL), laikas gali trumpėti iki 24–48 valandų, nes čia nėra konsolidacijos proceso – vairuotojas važiuoja tiesiai į paskirties vietą.

2. Ar galima gauti siuntą per 24 valandas iš Olandijos? Taip, tai įmanoma, tačiau tam reikalingos ypatingos sąlygos. 24 valandų pristatymas (dar vadinamas „ekspresiniu“) dažniausiai taikomas pilniems mašinos kroviniams (FTL) arba labai skubioms, mažoms siuntoms, kurios gabenamos kurjeriniais transporto priemonėmis (pvz., furgonais). Jei užsakote dalinį krovinią (LTL), 24 valandų terminas yra beveik neįgyvendinamas, nes logistikos kompanijos turi surinkti kitas siuntas, kad užpildytų mašiną. Norint gauti siuntą per parą, reikia, kad prekės būtų pilnai paruoštos atsiėmimui („ready time“) iki tam tikros valandos (paprastai iki 12:00 arba 14:00), o vairuotojas turėtų pakankamai valandų vairavimo laiko pagal savo tachografą.

3. Kokie pagrindiniai veiksniai uždelia siuntą? Pagal mano patirtį, dažniausiai nekelias arba blogas kelias ne yra pagrindinė vėlavimo priežastis. Dažniausiai vėlavimai kaltinami netinkamai paruoštiems dokumentams. Jei prekių sandėlyje Olandijoje užtrunka surasti arba užkrauti prekes dėl neteisingų duomenų, vairuotojas praranda vertingą laiką. Kitas dažnas veiksnys – vairuotojo poilsio laikas. Pagal ES reguliacijas, vairuotojas privalo daryti pertraukas po 4,5 valandos vairavimo ir ilgesnį poilsį po 9 valandų. Jei vairuotojas pradeda važiuoti vėlai, jis gali nebesuspendžiuoti į Lietuvą tą pačią dieną ir privalės sustoti pailsėti Vokietijoje ar Lenkijoje, kas automatiškai atidelsia pristatymą viena diena. Taip pat svarbu ir techninė transporto priemonės būklė.

4. Ar reikalingi muitinės dokumentai, siunčiant prekes iš Olandijos į Lietuvą? Kadangi abi šalys yra Europos Sąjungos narės, standartinėms prekėms (ES prekėms) muitinės deklaravimas (išėjimas ir įėjimas) nėra taikomas taip, kaip būtų siunčiant iš ne ES šalies. Tačiau tai nereiškia, kad dokumentai nereikalingi. Būtina turėti tinkamą prekių apyvartos dokumentą (pavyzdžiui, CMR važtaraštį) ir komercinę sąskaitą-faktūrą (invoice). Be to, jei prekės yra pavojingos (ADR), reikalingi specialūs leidimai. Jei prekės yra iš trečiųjų šalių (pvz., iš JAV atvykusios į Olandiją ir iš ten siunčiamos į Lietuvą), jos gali būti laikomos ne ES prekėmis, ir tada gali reikėti T1 dokumento arba susitarti dėl susitarimo apie pristatymą (customs clearance) Lietuvoje. Neteisingai užpildytas CMR gali sukelti patikrą sienoje, net jei formaliai muitinės nėra.

5. Kas yra „Ready Time“ ir kodėl jis svarbus greičiui? „Ready Time“ – tai laikas, iki kurio siunta turi būti pilnai paruošta atsiėmimui siuntėjo sandėlyje. Tai vienas svarbiausių dalykų, apie kurį dažnai pamirštama. Jei užsakote transportą antradienį, o sandėlis praneša, kad prekės bus paruoštos tik trečiadienio popietę, jūs prarandate dieną. Logistikos agentai planuoja maršrutus pagal tai, kada vairuotojas gali atvykti paimti krovinią. Jei „Ready Time“ nurodytas klaidingai (pvz., 08:00 ryte, o realiai prekių nėra), vairuotojas laukia, o jo vairavimo laikas eina, kas gali lemti, kad jis neįveiks kelio iki Lietuvos tą pačią dieną. Tikslus „Ready Time“ nurodymas leidžia išsaugoti kritines valandas.

6. Ar verta rinktis dalinio krovinio (LTL) ar pilnos mašinos (FTL) pervežimą, siekiant greičio? Jei jūsų tikslas – greitis, be abejo, rinkitės pilnos mašinos (FTL) arba dalinio krovinio variantą su tiesioginiu važiavimu (direct), jei toks įmanomas. Standartinis dalinio krovinio (LTL) pervežimas yra pigesnis, tačiau jis reikalauja laiko: sunkvežimis turi apvažiuoti po kelis Olandijos sandėlius, surinkti prekes, tada važiuoti į Lietuvą (arba per Vokietijos terminalą), kur vėl gali būti performuojamas krovinys. Pilna mašina važiuoja tiesiai iš jūsų sandėlio Olandijoje iki jūsų sandėlio Lietuvoje be sustojimų (išskyrus degalinių ir vairuotojo poilsio). Nors FTL kainuoja brangiau, jums sutaupoma daug laiko, o kartais ir išvengiama prekių pažeidimų dėl daugkartinio perkrovimo.

7. Kaip pakavimas įtakoja greitą pristatymą? Geras pakavimas ne tik apsaugo prekes, bet ir greitina procesą. Vairuotojai ir sandėlininkai mėgsta, kai krovimas yra greitas. Jei siunta yra padėta ant europaletės (EUR arba FIN paletė), užfiksuota (apvyniota) ir tinkamai pažymėta, ją užkrauti trunka kelias minutes. Jei tai yra „krūva“ dėžių, kurias reikia rankomis krauti vieną po kitos arba rūšiuoti, tai gali užtrukti valandą. Be to, netinkamai supakuota siunta gali nukristi arba sugadinti kitas siuntas kelyje, kas privertų sustoti ir taisyti situaciją. Standartizuotas pakavimas (paletės) leidžia naudoti šakliuves ir krautuvus, kas gerokai pagreitina apkrovą ir iškrovą abiejuose galuose.

8. Kaip savaitės dienos ir šventės veikia pristatymo laiką? Tai labai praktinis dalykas, kurį dažnai pamirštama planuotojai. Tarptautiniai vairuotojai dirba pagal savaitės tvarkaraštį, tačiau dauguma Lietuvos ir Olandijos sandėlių dirba pirmadienį–penktadienį 8:00–17:00. Jei siunta atvykta į Lietuvą penktadienio vakare (pvz., 22:00 val.), ji bus pristatyta tik pirmadienį ryte. Taip pat reikia atsižvelgti į šventes. Olandijoje ir Vokietijoje yra nemažai regioninių švenčių, kai sandėliai uždaryti, nors Lietuvoje tai darbo diena. Pavyzdžiui, Velypos arba Kalėdos visada sukelia „užglaistymus“, kai vairuotojai negali įveikti maršruto laiku. Planuodami siuntą, visada patikrinkite kalendorių ir, jei įmanoma, prašykite pristatyti prieš šventes arba planuokite papildomą dieną atsargai.

9. Ar galima sekti siuntą realiu laiku, ir kaip tai padeda greičiui? Žinoma, šiuolaikinėje logistikoje be GPS stebėjimo neįsivaizduojama. Nors stebėjimas tiesiogiai neprileidžia mašinos greičiau, jis leidžia operatyviai reaguoti į problemas. Jei matote, kad vairuotojas užstrigo spūstyje netoli Berlyno arba sustojo dėl techninės gedimo, jūsų logistikos partneris gali iš karto pradėti ieškoti sprendimų (pavyzdžiui, organizuoti perkrovimą į kitą transportą paskutinę kilometrą). Be to, tikslus stebėjimas leidžia Lietuvos sandėliui pasiruošti iškrovai – iš anksto paruošti vietą ar krautuvą. Kai sunkvežimis atvažiuoja, jis gali būti iškrautas per 30 minučių, o ne laukti valandą, kol surandami sandėlininkai. Tai efektyvumo sumą.

10. Kokia yra vairuotojo poilsio įtaka ir kodėl negalima tiesiog „nuspausti dujos“? Dauguma klientų, kuriems labai skubama, klausia: „Ar negalima paprašyti vairuotojo važiuoti greičiau ar nustoti mažiau?“. Atsakymas yra ne. Europos Sąjungoje galioja griežti darbo laiko reglamentai, kurie kontroliuojami tachografu. Vairuotojas gali vairuoti tik 4,5 valandas iš eilės, po to privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Per parą gali vairuoti ne daugiau kaip 9 valandas (gali pratęsti iki 10 valandų du kartus per savaitę). Po savaitės vairuotojas privalo ilgiau pailsėti (45 valandos). Šių taisyklių pažeidimas kelia milžiniškas baudas pervežėjui, todėl joks tinkamas ekspertas neįsileis savo vairuotojo į riziką. Taigi, greitis priklauso ne nuo to, kaip greitai vairuotojas spaudžia dujas, o nuo to, kaip gerai suderintas maršrutas su poilsio laiku, kad vairavimo valandos būtų panaudotos maksimaliai efektyviai.

Išvada

Sumažinant siuntos pristatymo laiką iš Olandijos į Lietuvą, matome, kad tai ne vieno veiksnio, o sisteminio požiūrio rezultatas. Mano dvidešimt metų patirtis šioje srityje įrodė, kad sėkmę lemia ne rūpestis ar paštas, o geras planavimas ir tikslumas. Greitas pristatymas prasideda ne tada, kai sunkvežimis išvažiuoja iš Olandijos, o dar tada, kai parduodate arba perkate prekę ir pradedate galvoti apie jos paruošimą.

Raktas į 99/100 efektyvumą yra komunikacija. Utikrinkite, kad jūsų Olandijos tiekėjas tiksliai žino, kada prekės turi būti paruoštos, ir kad jūsų logistikos partneris Lietuvoje gavęs užsakymą nedelsia jį apdoroti. Pasirinkite tinkamą pervežimo metodą – jei laikas brangesnis už pinigus, rinkitės pilną mašiną arba tiesioginį reisą. Jei taupote biudžetą, planuokite savo veiklą taip, kad 2–3 dienų pristatymas jums netrukdytų.

Galiausiai, nepamirškite, kad logistika – tai žmonių verslas. Geri santykiai su vairuotojais, sandėlininkais ir dispečeriais gali padaryti stebuklus, kai reikia išspręsti neplanuotas problemas. Sekdami šiuos patarimus ir suprasdami procesus, galite būti tikri, kad jūsų siuntos iš Olandijos atvyks Lietuvą ne tik saugiai, bet ir kiek įmanoma greičiau, leisdami jūsų verslui veikti be stabdžių.