Kaip tinkamai paruošti siuntą pervežimui iš Olandijos į Lietuvą: Eksperto Vadovas

Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų srityje, aš tūkstančius kartų mačiau, kaip paprasta neatsargumas gali pavirsta didelėmis problemomis. Olandija (Nyderlandai) yra vienas didžiausių logistikos centrų visoje Europoje – čia susikerta tūkstančiai kelių, o uostai, tokie kaip Roterdamas, veržiasi prekėmis iš viso pasaulio. Tačiau kai kalba eina apie siuntos gabenimą iš šio šurkštaus šiaurės vakarų „sandėlio“ į Lietuvą, procesas atrodo sudėtingas tik tuomet, kai trūksta gerai suplanuotos strategijos.

Daugelis mano klientų, kurie tik pradedą prekybą su olandiškais partneriais arba nori pergabenti asmeninius daiktus, dažnai klausia to paties: „Ką reikia padaryti, kad siunta pasiektų tikslą saugiai ir laiku?“ Atsakymas nėra vienas žodis. Tai kompleksinis procesas, prasidedantis ne tada, kai vairuotojas užvažiuoja į sandėlį, o dar prieš kelias dienas, kai prekės dar yra ant lentynų arba surinktos dėžėje. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip išvengti dažniausių klaidų, taupojant nervus ir pinigus.

Svarbiausia taisyklė, kurią per šiuos metus išmokau griežtai laikytis – logistika yra ne fizinis prekių judėjimas, o informacijos judėjimas. Jei informacija (dokumentai, matmenys, adresas) yra neteisinga, fizinė siunta nukels nuo kelio. Maršrutas Olandija – Vokietija – Lenkija – Lietuva yra intensyvus, joje vyrauja greitas eismas ir griežti reikalavimai kroviniams. Todėl pasiruošimas turi būti idealus.

Šiame gide mes išnagrinėsime visus svarbiausius aspektus: nuo pakavimo pasirinkimo iki draudimo niuansų. Nesvarbu, ar tai viena dėžė su elektronika, arba pilnas sunkvežimis su baldais, principai išlieka tie patys. Tikslas vienas – siunta turi atvykti tokią pat, kokia ji išvyko.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Žemiau pateikiu išsamius atsakymus į dešimt klausimų, kurie man labiausiai dažnai tenka girdėti bendraujant su klientais planuojančiais siuntas iš Olandijos.

1. Kokius dokumentus būtina paruošti siuntai iš Olandijos į Lietuvą?

Tai, galbūt, svarbiausias klausimas, nuo kurio priklauso ar siunta išvis išvyks. Nors abi šalys yra Europos Sąjungos narės ir prekyba tarp jų laikoma vidaus rinka, formalumų nėra mažiau. Pirma ir pagrindinė – tai prekių siuntimo kvitas (CMR sąvarašas). Jis yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis sandorį tarp siuntėjo, vežėjo ir gavėjo. Be teisingai užpildyto CMR, vairuotojas gali būti sustabdytas patikroje.

Be to, būtina komercinė sąskaita-faktūra (invoice). Ji turi būti išrašyta anglų kalba (arba lietuvių/olandų, jei abiejų šalių atstovai ją supranta), o joje turi būti nurodytos tikslios prekės, jų kiekis, svoris ir vertė. Nors muitų nėra, Lietuvos muitinė ir fiskalinės institucijos turi teisę patikrinti, ar prekės nekeliamos „juodai“ arba ar atitinka PVM mokėjimo taisykles. Jei siunčiate asmeninius daiktus (pvz., kelyje nusipirktą automobilį ar baldus), reikės paruošti deklaraciją ir įrodymus, kad daiktai nėra komercinio pobūdžio, arba sumokėti PVM ir mokesčius Lietuvoje (jei viršijami nustatyti limitai).

Jeigu siunta yra pavojinga (pvz., chemikalai), reikalingi specialūs ADR dokumentai. Visada patariu darysiems kopijas visų dokumentų ir palikti jas sau, o originalius įteikti vairuotojui.

2. Kaip teisingai supakuoti siuntą, kad ji nenukentėtų kelyje?

Olandija yra šalis, kurioje logistika yra aukščiausio lygio, todėl tenkinami ir aukščiausi pakavimo standartai. Negalima tiesiog įmesti daiktų į seną dėžę ir užklijuoti juosteles. Kelyje įvyksta vibracijos, staigūs stabdymai ir posūkiai. Siunta turi būti paruošta fizinei krūvei.

Jei siunčiate dėžėmis (kartono), jos turi būti aukštos kokybės, dvigubo sienelės storio („double wall“), ypač jei svoris viršija 15 kg. Viduje tuščia erdvė turi būti užpildyta (pūkų polistirenas, burbuliukų plėvelė), kad prekės nešoktų inside. Pačios dėžės turi būti užklijuotos ne viena, o bent trimis juostelėmis per centrą ir per kraštus.

Jei krovinys yra dedamas ant paletės (o tai rekomenduojama visoms siuntoms, sunkesnėms nei 300 kg), paletė turi būti tinkama (Euro paletė 120x80cm yra standartas). Kritiška yra fiksacija – krovinys turi būti užfiksuotas ant paletės. Geriausia naudoti ištemptą plėvelę (stretch film), ją apvyniojant ne tik horizontaliai, bet ir vertikaliai (per „H“ raidės principą), kad krovinys nepraslystų. Be to, būtina naudoti fiksavimo juostas (straps) arba kampinius apsauginius elementus, kad dėžės nesuirtų nuo spaudimo viršuje. Prisimenu atvejį, kai klientas taupoj ant plėvelės, ir vairuotojas staigiai stabdydamas Vokietijoje gavo „kalėdų eglutę“ iš baldų – tai brangi pamoka.

3. Ar reikia drausti siuntą, ir kaip tai veikia?

Tai klausimas, kurį dažnai girdžiu: „Ar draudimas būtinas, jei vairuotojas vairuoja atsakingai?“ Atsakymas paprastas: taip, būtinai. Net patys patikimiausi ekspeditoriai ir vairuotojams gali nutikti avarijos, gaisrai ar vagystės, ypač važiuojant per Lenkiją ar Vokietiją, kurioje kriminalinis pavojus didesnis.

Standartinė atsakomybė pagal CMR konvenciją yra labai ribota – paprastai tai apie 8,33 SDR (specialiųjų traukimo teisių) už vieną kilogramą svorio. Tai reiškia, jei jūsų siunta sveria 500 kg, o jos vertė 10 000 eurų, ir ji dingsta, gausite tik nedidelę dalį vertės (apie 400-500 eurų). Todėl būtina užsakyti papildomą draudimą „Viso rizikos“ (All risk) pagrindu.

Prieš siunčiant krovinią, tiksliai įvertinkite jo vertę. Draudimo polisas turi dengti ne tik prekių vertę, bet ir galimą transportavimo išlaidų grąžinimą. Aš visada patariu klientams nurodyti realią rinkos vertę, nes draudimo įmonės tikrins dokumentus. Jei įvykį reikės spręsti teisme, be draudimo grąžinimo tikimybė yra minimali. Investicija į draudimą paprastai svyruoja nuo 0,3 % iki 1 % siuntos vertės – tai maža kaina už ramybę.

4. Kokios prekės yra draudžiamos arba ribojamos pervežti?

Svarbu žinoti, kad ne viską galima įkrauti į sunkvežimį ir važiuoti per Europą. Pirmiausia, tai aiškiai draudžiami daiktai: narkotikai, ginklai (be leidimų), padirbtos prekės, kai kurių rūšių gyvūnai be veterinarinių pažymų.

Tačiau yra ir specifinių niuansų. Pavyzdžiui, alkoholio ir tabako gaminių pervežimas asmeniniais poreikiais yra griežtai reglamentuojamas. Jei siuntate alkoholį kaip dovaną ar prekę, reikia griežtai laikytis akcizo procedūrų, kitaip siunta bus konfiskuota, o gavėjai baudžiami.

Taip pat atkreipkite dėmesį į pavojingas medžiagas (ADR). Jei siunčiate dažus, aerozolius, baterijas ar chemines medžiagas, būtina tai nurodyti užsakymo metu. Tokios siuntos turi būti specialiai pažymėtos (raudoni rėmeliai, brūkšnys) ir pakruotos pagal griežtas taisykles. Paslėpti pavojingi kroviniai (pvz., benzinas canistrose tarp baldų) yra neįlegalu ir kelia pavojų visam transportui. Aš asmeniškai mačiau, kaip toki „pasiūlymas“ užsidegė pervežimo metu – nuostolių buvo milijonai.

5. Kaip teisingai užpildyti prekių sąrašą (Packing List)?

Prekių sąrašas (Packing List) yra „paketas“ prie sąskaitos-faktūros. Jis suteikia informaciją ne apie pinigus, o apie fizinį turinį. Dažnai klientai rašo „Baldai“ arba „Elektronika“, bet tai per mažai. Muitinės arba neteisėtai pasisavinusios siuntos atveju, reikia tikslumo.

Sąraše turi būti nurodyta: kiek dėžių, kiekvienos dėžės svoris, matmenys (ilgis, plotis, aukštis), konkreti prekės pavadinimas (pvz., „Mėlyna odinė sofa“ o ne tiesiog „sofa“), prekių ženklai (jei yra) ir serijiniai numeriai (jei tai technika). Šis dokumentas padeda greitai surasti konkrečią dėžę, jei reikia partialinio iškrovimo arba jei siunta nukentėjo.

Be to, Packing List padeda vairuotojui suprasti, kaip krauti siuntą. Jei vienoje dėžėje yra lengvi daiktai, o kitoje sunkūs, tai turi būti pažymėta, kad būtų išlaikyta svorio balansas. Detalus sąrašas taip pat įrodo, kad siunta išvyko pilna – jei atvyks trūkstama dėžė, turėsite įrodymų, kad ji buvo įkrauta Olandijoje.

6. Kas yra „paletės apsikeitimo“ sistema (Europool) ir kaip ji veikia Olandijoje?

Olandijoje paletės sistema yra religija. Dauguma prekių yra gabenamos ant standartinių EURO paletŗs (120x80 cm). Egzistuoja vadinamoji „Europool“ sistema, kai paletės tampa grąžinama įrankine.

Jei pirkote prekes iš Olandijos tiekėjo ir jis naudoja EPAL paletes, dažniausiai jis už jas neima pinigų, tačiau reikalauja, kad grąžintumėte tokią pat paletę į Olandiją (arba atsiskaitotumėte pinigais). Jei siunčiate prekes į Lietuvą, o gavėjas nepasirūpina paletės grąžinimu, gali kilti problemų.

Svarbiausia: nenaudokite pažeistų paletės. Olandiški sandėliai atsisako priimti krovinius ant sulaužytų paletės, nes jos gali sukelti avariją konvejeriuose arba sugadinti prekes apačioje. Prieš kraunant, patikrinkite, ar paletės kampai yra sveiki, ar nėra trūkių. Jei planuojate ilgalaikę bendradarbiavę, verta pasidomėti paletės pirkimo-išperkamos nuomos arba keitimo galimybėmis, kad nesumokėtumėte didelių baudų už „dingusias“ paletes.

7. Kaip apskaičiuoti siuntos tūrį ir svorį, kad nekiltų nepageidaujamų priemolių?

Logistikoje egzistuoja sąvoka „Užsakytas tūris“ (CBM – kubinis metras) ir „Realus tūris“. Dažnai klientai mano, kad jei dėžė sveria 10 kg, tai ji pigi. Tačiau jei ta dėžė užima daug vietos sunkvežimyje (pvz., 2 kubiniai metrai plunksnų), ekspeditorius už ją mokės pagal tūrį, o ne pagal svorį.

Standartinis sunkvežimis turi apie 33-34 kubinius metrus vietos (pavojingų krovinių – mažiau). Jei jūsų siunta yra nestandartinio dydžio (pvz., ilgos lentos, metalo konstrukcijos), tūris skaičiuojamas pagal didžiausius matmenis (ilgio, pločio ir aukščio sandaugą).

Norint išvengti papildomų mokesčių (pvz., už „vėduoklės“ krovinio formą), tūrį reikia pranešti tiksliai. Jei užsakote 2 vietos (LDM –Loading Meter) vietas, o krovinys užima 2,5, vairuotojas gali atsisakyti vežti likusį krovinią arba reikalauti papildomo mokesčio vietoje. Aš visada patariu klientams matuoti krovinius su įpakavimu (pakuotėmis), o ne „gyvą“ prekę, nes plėvelė ir dėžės pridedo papildomus centimetrus.

8. Kiek laiko trunka pervežimas iš Olandijos į Lietuvą?

Standartinis pervežimo laikas (tranzito laikas) priklauso nuo to, ar tai dalinis krovinys (LTL – Less than Truckload), ar pilnas sunkvežimis (FTL – Full Truckload), ir kurioje Olandijos dalyje yra siunta.

Jei siunta surenkama iš „Aukštutinės Olandijos“ (Amsterdamo, Roterdamo apylinkės) ir važiuoja pilnu sunkvežimiui (FTL) tiesiai į Lietuvą, tai gali užtrukti 24–36 valandas. Tačiau tai idealus atvejis. Dažniau siuntos yra dalinės (LTL). Tokiu atveju sunkvežimis turi apvažiuoti po keletą siuntėjų Olandijoje, pamesti dalį krovinių Vokietijoje ar Lenkijoje, o tik tada važiuoti į Lietuvą. Tokiu atveju planuokite 2–4 darbo dienas.

Taip pat reikia atsižvelgti į savaitės dieną. Jei siunta pasiruošta penktadienį popietę, greičiausiai ji bus paimta tik pirmadienį ryte, nes dauguma ekspeditorių nevežia savaitgaliais (išskyrus skubius siuntimus, kurie kainuoja dvigubai). Nustokite vadovautis principu „siuntėjas yra kaimynis“ – Olandija yra toli, ir logistika turi savo ritmą.

9. Kuo skiriasi kurjerinės siuntos (pvz., DHL, UPS) nuo krovininio transporto?

Dažnai klientai sako: „Aš turiu siųsti 3 dėžes, kodėl brangiau nei DHL?“ Atsakymas paprastas: kurjerinės tarnybos turi fiksuotas taisykles. Jos paprastai priima siuntas, kurių svoris neviršija 30–31 kg vienai dėžei, o matmenys neviršija standartinių (pvz., 120x60x60 cm). Jei jūsų dėžė sveria 50 kg arba yra didelė, kurjerinė tarnyba ją tiesiog nepriims arba už ją reikalaus „neįprasto dydžio“ priemolį, kuris gali viršyti paties pervežimo kainą.

Krovininis transportas (ekspeditoriai) dirba su kitu masteliu. Mes galime pergabenti 500 kg dėžę, 2 tonų krovinių ant paletės arba 200 kg vieną dėžę. Mūsų transportas pritaikytas dideliems, sunkiems ir nestandartiniams daiktams. Taip pat, kurjeriai dažnai pristato „iki durų“, bet nekelia į patalpas arba neima įrenginio (pvz., jei tai dujų katilas). Krovininis transportas gali atvykti su „keliamu galu“ (krautuvas) arba net su įrankine, jei tai iš anksto susitarta. Todėl renkantis pervežimo būdą, žiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į tai, ar jūsų siunta tinka į standartinę kurjerinę sistemą.

10. Ką daryti, jei siunta atvyko pažeista arba su trūkstamomis dalimis?

Tai blogiausia situacija, su kurią gali susidurti klientas, bet būtent čia pasireiškia profesionalumo reikšmė. Pirmasis ir svarbiausias žingsnis: nieko nekelkite ir nebraižykite, kol nepadarote įrodymų.

Kai vairuotojas atvyksta ir atidaro sunkvežimio užtvaras arba iškrauna siuntą, jūs turite ją vizualiai patikrinti. Jei matote, kad dėžės sutrūkinėjusios, drėgnos arba trūksta vienos iš 10 dėžių – nedėkite parašo CMR sąvaraše be pastabų. CMR sąvarašas yra pagrindinis teisinis dokumentas teisme.