Išvykimo ir atvykimo laikai į Olandiją: Pilnas vadovas verslui

Įvadas

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau kaip dvidešimt metų, sužinojai vią pagrindinę tiesą: laikas – tai ne tik pinigai, tai ir pasitikėjimo klausimas. Kai kalbame apie krovinių gabenimą į Olandiją (Nyderlandus), klientų labiausiai neramina ne kaina ir ne rūbų saugumas (nors tai irgi svarbu), o būtent tikslias išvykimo ir atvykimo datos. Olandija yra vienas pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, o „Roterdamo“ uostas – tai širdis, per kurią praeina didžioji dalis Europos prekių. Todėl logistikos procesas šioje kryptyje turi būti kaip laikrodis.

Nors atstumas tarp Vilniaus ir Amsterdamo sudaro apie 1600–1700 kilometrų, kurie atrodo vienieli žemėlapyje, praktikoje šis kelias yra sudėtingas mechanizmas. Dažnai klientai klausia: „Kai krovinys išvyksta, kada jis atvyks?“ Atsakymas retai kada yra paprastas „rytoj“. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip susiformuoja šie laikai, kokie veiksniai į juos įtakoja ir kodėl profesionalių logistikos kompanijų planavimas skiriasi nuo paprasto skaičiuotuvo skaičiavimų. Suprasdami procesus, galėsite geriau planuoti savo verslą, išvengti nereikalingo streso ir, svarbiausia, išlaikyti savo klientus patenkintus.

Mes aptarsime viską nuo vairuotojų darbo laiko apribojimų iki vokiškų automobilių eismo užstuolių, nuo olandiško pragariško „file“ (eilės) prie uosto vartų iki specifinių įkrovos procedūrų. Šis žinias rinkau metais, stebėdamas tūkstančius krovinių, kertančių Europos ribas. Sėkmingas pervežimas neprasideda tada, kai sunkvežimis užkuria variklį, o dar tada, kai sandėlyje sukeliamas pirmasis kibiras arba užfiksuojama pirmoji prekybos sutartis. Taigi, panagrinėkime, iš ko tiksliai susidaro tas laikas, kurį skiriame keliui į Vakarus.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Koks vidutinis laikas reikalingas kroviniui iš Lietuvos nukeliauti į Olandiją?

Atsakymas priklauso nuo to, ką mes vadiname „laiku“. Jei kalbame grynai apie vairavimo laiką (t. y. kiek valandų ratais suka ratai), tai tai yra maždaug 18–21 valanda, priklausomai nuo tikslinio taško – ar tai Amsterdamas, ar tai pietinės Olandijos industrializavotos zonos prie Belgijos sienos. Tačiau logistikoje niekas nevyksta be sustojimų.

Profesionalus vertinimas visada įtraukia poilsio laikus. Pagal Europos Sąjungos tachografo reikalavimus, vairuotojas privalo padaryti 45 minučių pertrauką po 4,5 valandos vairavimo ir poilsį 11 valandų per parą (arba 9 valandas su pailgintu poilsiu kitą dieną). Tai reiškia, kad net ir idealiausiomis sąlygomis, kai kelyje nėra spūsties, kelionė trunka maždaug 24–30 valandų. Praktikoje, įskaitant įkrovą Lietuvoje, galbūt papildomą krovinio perkėlimą (pvz., priešpiloje Vokietijoje) ir iškrovą Olandijoje, standartinis terminas, kurį nurodome savo klientams, yra 2–3 dienos. Tai leidžia mums sumažinti riziką, kad vairuotojas neperbėgs leistinų valandų ir saugiai atvyks į paskirties vietą.

2. Ar galima garantuoti pristatymą „rytoj“ tą pačią dieną, jei išvykstame šiandien?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių kliūčių tarp logistikos poskyrio ir pirkimo skyriaus. Teoriškai, jei sunkvežimis išvyksta ryte (pvz., 08:00 val.), jis galėtų atvykti po 24 valandų. Tačiau praktikoje tokiu greičiu vyksta tik „kieti“ reisai arba pavojingi kroviniai, kai vairuotojai keičiasi arba naudojami dviejų vairuotojų komandos. Standartiniai prekių pervežimai vyksta vieno vairuotojo komandomi.

Jei išvykstame pirmadienio ryte, vairuotojas vairuoja 4,5 val., pamina 45 min., vairuoja dar 4,5 val. ir turi sustoti poilsio. Jis praleidžia naktį mašinoje arba viešbutyje. Antradienio ryte jis tęsia kelionę, tačiau vėl turi laikytis poilsio režimo. Taigi, jei išvykstate pirmadienį, realiausias atvykimas yra antradienio vakare arba trečiadienio ryte. Garantuoti atvykimą „rytoj“ be dviejų vairuotojų yra ne tik profesionaliai neatsakinga, bet ir dažnai neįmanoma dėl techninių ir teisinių apribojimų. Visada rekomenduoju planuoti 48 valandų buferį, net jei atstumas atrodo trumpas.

3. Kokios pagrindinės priežastys, dėl kurių gali užtrukti pervežimas, nesusijusios su technine gedimais?

Techniniai gedimai (padangų plyšimas, variklio gedimas) yra reti įvykiai, jei flotė prižiūrima tinkamai. Tačiau yra faktorių, kurių negalima prognozuoti, ir kurie sukelia didžiausią vėlavimą Olandijos kryptimi. Pirmasis ir pagrindinis – tai eismo užstūmiai (spūstys), ypač Vokietijoje.

Kelias į Olandiją beveik visada eina per Vokietiją (A1, A2 arba A4 automagistrales). Vokiškų automobilių kelių „baustellen“ (darbai) yra amžinas reiškinys. Net ir naktį gali būti uždara juosta, o dieną, prieš didžiuosius miestus (Hamburgas, Hanoveris, Esenas), spūstys gali siekti keliasdešimt kilometrų. Antras veiksnys – tai muitinė. Nors Lietuva ir Olandija yra Schengeno erdvėje ir ES, kroviniams, atvykstantiems iš trečiųjų šalių arba vykstantiems tranzitu, gali būti taikomi papildomi patikrinimai, ypač jei krovinys yra pavojingas (ADR) arba reikalauja specialių dokumentų (pvz., veterinarijos kontrolė maisto produktams). Trečias dalykas – tai laukimas prie iškrovos vietos. Olandijoje sandėliai dirba labai griežta tvarka, ir jei vairuotojas atvyksta 15 minučių vėlai, jis gali praleisti savo vietą eilėje ir laukti iki kito dienos.

4. Kaip „File“ sistema (priešpilotavimas) veikia Olandijos uostuose ir kaip tai įtakoja laiką?

Jei jūsų krovinys keliauja ne į sandėlį, o tiesiogiai į Roterdamo arba Amsterdamo uostą, čia susiduriama su specifine „File“ sistema. Tai yra elektroninė eilės sistema, kuri leidžia išvengti fizinio mašinų susikaupimo prie vartų. Sistema veikia paprastai: vairuotojas užregistruoja savo atvykimą elektroniniu būdu ir gauna numatytą laiką („time slot“).

Kodėl tai svarbu laiko atžvilgiu? Jei vairuotojas atvyksta per anksti (pvz., 2 valandomis prieš laiką), jis nebus įleistas. Jis privalo laukti artimiausioje stovėjimo aikštelėje. Jei jis pavėluoja, jo rezervacija gali būti atšaukta, ir jis gali gauti naują laiką tik po kelių valandų ar net kitą dieną. Mano patirtis rodo, kad net 15 minučių vėlavimas gali kainuoti dienos nuostolį. Todėl mūsų komanda tiksliai planuoja išvykimus taip, kad vairuotojas atvyktų būtent nurodytu laiku, ne anksčiau ir ne vėliau. Tai reikalauja labai tikslaus skaičiavimo, įskaitant potencialas spūstis prie uosto.

5. Kaip metų laikas ir oro sąlygos veikia tranzito laikus į Olandiją?

Daugelis mano klientų mano, kad žiema keliuose yra pagrindinė problema. Tačiau 20 metų patirtis rodo, kad žiema Lietuvoje ir Vokietijoje dažnai yra geriau prižiūrima nei vasaros atostogų laikotarpis. Žiemą vairuotojai yra labiau pasiruošę, o greičiai yra mažesni, kas sumažina avarijų riziką, nors gali šiek tiek prailginti kelionę.

Tikrasis „pragaras“ logistikai yra vasara, ypač liepos ir rugpjūčio mėnesiai. Vokietijoje ir Olandijoje vyksta milžiniški kelių remonto darbai, o automagistralėse susiduria didžiulis kiekis turistų ir sunkvežimių. Be to, yra griežti apribojimai (vokiškai vadinami „Fahrverbot“), kai sunkvežimams draudžiama važiuoti tam tikromis dienomis, ypač per šventes (pvz., Velykas, Kalėdas, Naujuosius metus). Jei jūsų krovinys turi būti pristatytas prieš šventes, planavimas turi prasidėti savaitėmis anksčiau. Vasarą taip pat padidėja rizika dėl perkaitusių variklių arba padangų plyšimų dėl karščio asfalto, kas taip pat sukelia neplanuotus sustojimus.

6. Kuo skiriasi laiko planavimas pilnai (FTL) ir daliniam (LTL) kroviniui?

Tai esminis dalykas, kurį verslas dažnai pamiršta. FTL (Full Truck Load) – tai, kai jūsų prekės užpildo visą sunkvežimį arba jūsų užsakymas yra vienintelis toje mašinoje. Tokiu atveju vairuotojas važiuoja tiesiai į tikslinę tašką be sustojimų (išskyrus degalinių ir poilsio). Laiką skaičiuoti paprasta: atstumas + poilsis.

LTL (Less than Truck Load) arba grupiniai pervežimai – tai visai kita istorija. Čia viename sunkvežimyje gali būti 5–10 skirtingų klientų krovinių. Sunkvežimis turi sustoti Lietuvoje (paimti kitą krovinių), paskui Lenkijoje, Vokietijoje ir tik tada atvykti į Olandiją. Be to, atvykus į Olandiją, vairuotojas ne tiesiog iškrauna viską vienoje vietoje. Jis važiuoja iš vieno sandėlio į kitą (pvz., Eindhoveną, o paskui Utrechtą). Dėl to dalinių krovinių pristatymas gali trukti 3–5 dienas, nors atstumas toks pats kaip ir FTL atveju. Klientai turi suprasti, kad mokėdami už mažesnę vietą mašinoje, jie „moka“ savo laiku – krovinys keliauja ilgiau dėl logistinių maršruto sudėtingumų.

7. Kaip vairuotojo darbo laiko apribojimai (tachografas) veikia atvykimo laiką?

Tachografas yra ne kas kita, kaip „didysis brolis“ kelyje, kuris užtikrina saugumą, bet kartu sukelia daug galvos skausmo planuotojams. ES taisyklės yra griežtos: 4,5 valandos vairavimo – 45 minučių pertrauka, maksimaliai 9 valandos vairavimo per dieną (gali būti pratęstos iki 10 valandų dukart per savaitę), 56 valandų poilsio per savaitę.

Ką tai reiškia klientui? Tarkime, vairuotojas yra vos 50 km iki Olandijos sandėlio, bet jo tachografas rodo, kad jis išnaudojo 9 valandas vairavimo. Jis neturi teisės važiuoti tiek, kad atvyktų į sandėlį, net jei tai užtruktų 30 minučių. Jis privalo sustoti 45 minučių (jei dar neteko pertraukos) arba net 11 valandų, jei baigėsi dienos budėjimo laikas. Tokiu atveju krovinys atvyks rytoj. Mes negalime įsikišti į šią sistemą, nes pažeidimas kainuotų milžinišką baudą kompanijai ir vairuotojui bei galėtų lemti mašinos sustabdymą kelyje. Todėl mūsų planavimas visada įtraukia tachografo „buferines“ zonas.

8. Ar įmanoma sekti krovinių judėjimą realiu laiku ir kaip tai padeda tiksliai numatyti atvykimą?

Anksčiau, prieš 20 metų, sekimas buvo paprastas: „Jis važiuoja, ką tu nori?“. Šiandien turime GPS sekimo sistemas, kurios rodo mašinos vietą tiksliai iki kelių metrų. Tai leidžia mums matyti, ar vairuotojas stovi eilėje, ar jis jau pasiekė paskirties vietą.

Tačiau GPS nerodo visko. Jis neleidžia suprasti, kodėl vairuotojas stovi. Ar tai degalinė? Ar tai avarija? Ar tai policijos patikrinimas? Nors technologijos padėjo gerokai padidinti tikslumą, žmogiškasis faktorius lieka svarbiausias. Mūsų dispečeriai nuolat bendrauja su vairuotojais. Jei matome, kad mašina sustojo, skambiname ir sužinome priežastį. Tik toks dviejų kanalų sekimas (technologijos + komunikacija) leidžia mums suteikti klientams realų laiko įvertinimą (ETA – Estimated Time of Arrival), o ne tik užšifruotą koordinatę. Jei matome spūstį Vokietijoje, iš karto informuojame klientą, kad pristatymas gali pavėluoti 3–4 valandomis, leisdami jam susitvarkyti su savo sandėliu.

9. Kokios yra specifinės Olandijos sandėlių reikalavimai, galię uždelsti iškrovą?

Olandai yra žinomi kaip labai efektyvus, tačiau ir labai griežtai laikantis taisyklių tauta. Jų sandėlių tvarka (angliškai vadinama „Warehouse Management System“) dažnai neleidžia jokių išimčių. Vienas dažniausių vėlavimų priežasčių yra blogai parengti dokumentai.

Prieš išvykdami iš Lietuvos, mes tikriname, ar visi CMR važtaraščiai, priedai, EX1 (jei reikia) ir kiti dokumentai sutampa. Jei Olandijos sandėlyje pastebima, kad prekių kodas (HS kodas) dokumentuose nesutampa su faktais arba trūksta vieno parašo, visa mašina gali būti užblokuota. Jokių prašymų „paleisk, mes pataisysime vėliau“ nedirba. Be to, dauguma Olandijos sandėlių dirba su griežtais „Time Windows“ (laiko langais). Jei vairuotojas atvyksta 10 minutę po laiko, jis gali būti nusiųstas atgal. Todėl mūsų patirtis leidžia išvengti šių klaidų – mes žinome, kokių detalių reikalauja konkretus Olandijos logistikos centras (pvz., „Fresh“ centrai šaldytiems produktams arba „Blokker“ prekybos centro sandėliai).

10. Ką klientas gali daryti, kad užtikrintų kuo greitesnį ir tikslesnį savo krovinių pristatymą?

Geriausias dalykas, kurį gali padaryti klientas, yra – sąžiningumas ir tikslumas užsakymo metu. Dažnai vėlavimai atsiranda ne kelyje, o pačiame pradžioje. Jei klientas sako: „Krovinys bus paruoštas 8:00 ryte“, bet iš tikrųjų vairuotojas turi laukti iki 12:00, nes prekės dar nebuvo supakuotos, prarandamos 4 valandos. O 4 valandos gali reikšti, kad vairuotojas nebespės įvykdyti savo dienos normos ir privalo sustoti anksčiau.

Taip pat svarbu nurodyti tikslų krovinio svorį ir matmenis. Jei klientas sako, kad tai 5 paletės, bet jos yra neįprasto dydžio arba viršija 1000 kg, gali reikėti kitokios mašinos arba specialios įrangos, kas užtrunka. Ir žinoma, reikalingi visi priedai ir licencijos (jei tai alkoholis, tabakas arba medicinos priemonės). Jei klientas viską pateikia iš karto ir tiksliai, mes galime pasiūlyti „Express“ reisą, kuris bus vykdomas be jokių stabdžių. Bet jei informacija fragmentiška, planavimas tampa kaip loterija, o laikas – nenuspėjamas.

Išvada

Apibendrinus, išvykimo ir atvykimo laikai į Olandiją nėra fiksuoti matematiniai dydžiai. Tai dinamiškas procesas, priklausantis nuo tūkstančių veiksnių – nuo vairuotojo poilsio režimo iki Vokietijos automagistralių eismo situacijos, nuo tachografo duomenų iki Olandijos sandėlių disciplinos. Mano dvidešimt metų patirtis moko, kad geriausias būdas užtikrinti sklandų pervežimą nėra spaisti vairuotoją arba reikalaujati neįmanomo. Geriausias būdas – tai kompetentingas planavimas, atviras bendravimas tarp logistikos partnerio ir kliento bei tikslumas dokumentuose.

Kai suprantate, kodėl kelionė trunka 2–3 dienas, o ne 24 valandas, jūs galite efektyviau valdyti savo tiekimo grandinę ir išvengti nereikalingo streso. Olandija yra arti, bet logistika – tai sudėtingas verslas. Pasitikėkite savo pervežėjo kompetencija, planuokite su atsarga, ir tada jūsų prekės visada pasieks paskirties vietą laiku, saugiai ir be nereikalingų pavojų. Profesionalumas šioje srityje matomas ne iš to, kaip greitai vairuotojas važiuoja, o iš to, kaip tiksliai ir atsakingai suvaldomas visas procesas nuo užsakymo iki galutinio pristatymo.