Greitosios kurjerių paslaugos siuntoms iš Olandijos: Visapusiškas vadovas

Ekspertinės patirties (virš 20 metų sektoriuje) apžvalga, kaip efektyviai, saugiai ir greitai organizuoti siuntas iš Nyderlandų į Lietuvą.

Įvadas

Nyderlandai, dažnai vadinami „Europos sandėliu“, yra viena iš labiausiai išvysčiusių logistikos šalių pasaulyje. Roterdamo uostas ir Schipholo oro uostas yra strateginiai mazgai, kuriais kasdien praeina tūkstančiai tonų krovinių. Man, esančiam šioje srityje beveik dvidešimt metų, Olandija visada buvo ir išlieka pagrindiniu prekybos centru, jungiančiu Šiaurės Europą su likusiu pasauliu. Tačiau, kai kalbame ne apie didžiulius konteinerinius krovinius, o apie jautrias, mažesnes ar labai skubias siuntas, susiduriame su visai kitokiais iššūkiais ir sprendimais.

Greitosios kurjerių paslaugos siuntoms iš Olandijos (Netherlands) į Lietuvą ar atvirkščiai tapo ne tik prabanga, bet ir būtinybe šiuolaikinėje verslo aplinkoje. Elektroninės prekybos bumas, „just-in-time“ gamybos principai bei asmeniniai ryšiai verčia ieškoti patikimų būdų, kaip dokumentus ar prekes pervežti 1500–1700 km atstumu per 24–48 valandas. Dažnai klientai klausia: „Kodėl mano siunta užtrunka ilgiau nei pažadėta?“ arba „Ar tikrai reikia mokėti tiek daug už ekspresinį pristatymą?“. Atsakymai slypi ne pačiame atstume, o sudėtingose logistikos grandinėse, muitinės procedūrose ir tinkamame paruošime.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo žiniomis, kaip veikia šios paslaugos, ką reikia žinoti prieš siunčiant daiktus ir kaip išvengti dažniausių klaidų. Mūsų tikslas – padaryti procesą skaidriu ir suprantamu, nepaisant to, kad logistika kartais atrodo kaip juodoji magija. Suprasdami mechanizmus, galėsite geriau planuoti savo veiksmus, taupyti laiką ir išvengti nereikalingų nervų.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

Žemiau pateikiamas išsamus klausimų ir atsakymų sąrašas, kurį sudariau remdamasis daugiafunkcine praktika ir realiomis situacijomis, su kuriomis susiduria mūsų klientai kasdien.

1. Kiek laiko užtrunka siuntos pristatymas iš Olandijos į Lietuvą „ekspresiniu“ režimu?

Standartinis ekspresinis (express) pristatymas iš Olandijos į Lietuvą paprastai trunka nuo 24 iki 72 valandų, priklausomai nuo pasirinkto paslaugos tipo ir siuntos įteikimo sąlygų. Jei siunčiate dokumentus ar mažas siuntas (pvz., „doorn-to-door“ paslauga), naudojant oro transportą ar greituosius krovininius automobilius, dažniausiai tai yra „Next Day“ paslauga – t. y. siunta paimama šiandien ir pristatoma rytoj (darbo dienomis).

Tačiau svarbu suprasti skirtumą tarp „Standartinio ekspreso“ ir „Prioriteto“. Standartinis ekspresas užtikrina pristatymą per 1–2 darbo dienas, jei siunta pasiekiama kurjerio centrą iki nustatyto „cut-off“ laiko (paprastai vidurdienį arba 14:00). Jei vėluojate pateikti užsakymą, terminas gali pasislinkti dar diena. Taip pat reikia atsižvelgti į geografiją – siunta iš šiaurės Olandijos (pvz., Groningen) gali pareikšti šiek tiek daugiau laiko rinkimo etape nei iš Roterdamo ar Eindhoveno verslo centrų. Mano patirtis rodo, kad labiausiai „užstrigti“ siuntos dažnai ne kelyje, o pačiame siuntėjo sandėlyje, kur jūsų užsakymas ruošiamas pervežimui (picking process).

2. Kaip formuojama siuntos kaina ir ką reiškia „tūrinis svoris“?

Vienas dažniausių nesusipratimų yra susijęs su svoriu. Logistikoje egzistuoja du svorio tipai: bruto svoris (fizinis) ir tūrinis svoris (volumetric). Kurjerių kompanijos apmokestina pagal tai, kuris svoris yra didesnis.

Tūrinis svoris skaičiuojamas pagal formulę, kuri atspindi vietą, kurią siunta užima transporto priemonėje arba lėktuve. Dažniausiai naudojama formulė yra: Ilgis (cm) x Plotis (cm) x Aukštis (cm) / 5000. Pavyzdžiui, jei siunčiate plunksną lengvą, bet labai didelę dėžę (pavyzdžiui, 100x100x100 cm), jos fizinis svoris gali būti 5 kg, tačiau tūrinis svoris bus 200 kg. Jūsums bus apskaičiuota kaina pagal 200 kg.

Olandijoje dažnai perkama baldų ar technikos, todėl būtina tiksliai išmatuoti siuntą. Esu matęs situacijų, kai klientas, gavęs sąskaitą-faktūrą, nusteidžia dėl kainos, nes nenurodė tikslių matmenų. Profesionalus logistikos paslaugų teikėjas visada patars, kaip geriau supakuoti prekes, kad sumažintumėte tūrinį svorį (pvz., išpakuoti baldus iš gamybinės pakuotės ir sukrauti kompaktiškiau, jei tai saugu).

3. Ar reikia deklaruoti siuntą ir pildyti custominius dokumentus, nes Lietuva ir Olandija yra ES narės?

Tai yra klausimas, kuris sukelia daugiausiai painiavų. Kadangi ir Nyderlandai, ir Lietuva priklauso Europos Sąjungai (ES) ir Europos ekonominės erdvės (EEE) narioms, prekių judėjimas tarp šalių laikomas vidiniu rinkos judėjimu. Teoriškai tai reiškia, kad muitinės formalumų (importo deklaravimo) nėra.

Tačiau yra svarbių išimčių. Jei siuntate prekes, kurios yra alkoholinės gėrimai ar tabako gaminiai, čia taikomos specialios akcizų taisyklės. Be to, jei siunta keliauja per trečiąsias šalis (kas retai, bet įmanoma atsitikus tranzito problemoms), gali reikėti dokumentų.

Svarbiausia: nors muitinės deklaravimas nereikalingas, komercinės siuntos visada turi būti lydimos prekių sandėlymo (pavadinimo) sąrašo arba komercinės sąskaitos (invoice). Tai būtina ne tik muitinės tikslais, bet ir dėl galimų patikrų kelyje bei draudimo išmokų. Jei siunta dingsta arba sugenda, be įkainos (prekės vertės) negalėsite gauti visos kompensacijos.

4. Kokios prekes draudžiama arba apribota vežti kurjeriais iš Olandijos?

Kiekviena kurjerių kompanija (DHL, UPS, FedEx, TNT ir kt.) turi savo sąrašus, tačiau yra bendrųjų taisyklių, kurios taikomos visiems. Draudžiama vežti pavojingas medžiagas (ADR), jei nėra specialios licencijos. Tai apima aerozusus, dažus, chemines medžiagas, akumuliatorius (jei jie ne įrenginių dalimi ar ne atitinka UN38.3 standarto).

Taip pat griežtai draudžiama vežti ginklus, (netgi imitacijas), gyvūnus (jei tai nėra specialios paslaugos – „Pet Shipping“), pinigus (grynųjų pinigų vežimas turi būti tiksliai deklaruojamas ir dažnai viršija draudimo ribas) bei gydomuosius preparatus, kuriuose yra narkotinių medžiagų (net ir su receptu, be ypatingo leidimo kurjeriai juos nepriims).

Mano patirtis rodo, kad klientai dažnai bando siųsti maisto produktus (sūrius, mėsą) iš Olandijos. Nors smulkios asmens vartojimo siuntos gali būti siunčiamos, yra griežti sanitarijos ir fitosanitariniai reikalavimai. Jei siunta yra komercinė (parduotuvės užsakymas), reikalingi sveikatos pažymos, o be jų siunta bus sunaikinta arba grąžinta siuntėjui siuntėjo sąskaita.

5. Kas nutinka, jei gavėjo nėra namuose pristatymo metu?

Tai viena dažniausių problemų, kurios didina pristatymo kainą. Jei kurjeris atvyksta į adresą, o nėra galimybės perduoti siuntos (nėra namuose, neatsiliepia į skambutį, durys užrakintos), jis privalo padaryti „praleidimo“ įrašą.

Paprastai kurjeris palieka pranešimą (angliškai vadinamą „calling card“) su informacija apie bandymą ir tolesnius veiksmus. Dažniausiai būna dar vienas nemokamas bandymas pristatyti kitą dieną. Jei ir po to gavėjo nėra, siunta gali būti grąžinta atgal į siuntėjo sandėlį Olandijoje. Čia prasideda sunkiausia dalis: už siuntos grąžinimą (return) dažnai taikomi papildomi mokesčiai, kurie gali siekti 100% ar net daugiau pradinio pristatymo kainos.

Jei žinote, kad gavėjo gali nebūti, rekomenduoju pasirinkti „Leave at door“ (palikti prie durų) paslaugą, jei tai saugu, arba nurodyti adresą, kur visada yra kas nors atsakingo (pvz., giminaičio, darbovietės ar „LP Express“ / Omniva paštomatas, jei paslauga to leidžia). Nors siunta į paštomatą iš Olandijos gali trukti šiek tiek ilgiau dėl konsolidacijos, tai užtikrina, kad ji bus pristatyta sėkmingai.

6. Kaip veikia siuntos sekimas (tracking) ir kodėl kartais informacija neatsinaujina?

Šiuolaikinėje logistikoje siuntos sekimas yra standartas. Gavęs numerį (tracking number), matote, kada siunta buvo paimta, kada ji pasiekė paskirstymo centrą (pvz., Vokietijoje ar Lenkijoje) ir kada išvyko į Lietuvą.

Tačiau kartais klientai panika, matydami, kad informacija „užstrigo“ prieš 2 dienas. Svarbu suprasti, kad tarp skenavimų gali būti „tylusis periodas“. Pavyzdžiui, kai siunta keliauja keliu ilga distancija (tranzitas tarp šalių), vairuotojas nustoja skenuoti kiekvieną dėžę kas valandą. Sekimas atsinaujina tik tada, kai siunta pasiekia tarpinį hubą arba galutinę paskirstymo stotelę Lietuvoje.

Be to, kartais įvyksta techninės klaidos arba etiketės (label) pažeidimai. Jei matote, kad siunta „užstrigo“ ilgiau kaip 48 valandų be jokių pakeitimų, verta kreiptis į paslaugų teikėją. Mano komandoje mes visada turiemę galimybę tiesiogiai susisiekti su hubų vadovais ir išsiaiškinti, ar siunta tikrai yra kelyje, ar ji buvo atskirta dėl netinkamos pakuotės.

7. Ar galima siųsti didelius krovinius (palletes) kaip „ekspresą“?

Taip, galima. Greitosios paslaugos nėra apribotos tik dėžutėmis. Olandijoje daugiausia prekiaujama didmeniniais kiekiais, todėl paletinių siuntų (LTL – Less Than Truckload) ekspresas yra labai populiarus. Skirtumas tas, kad čia naudojami specializuoti sunkvežimiai, kurie veža tik kelias paletes ir nekelia kelių dienų sandėliuose.

Pristatymo terminas paletėms iš Olandijos į Lietuvą dažnai yra 24–48 valandos, jei tai yra „direct truck“ arba „dedicated line“ paslauga. Tačiau kaina yra gerokai aukštesnė už standartinę (kuri gali trukti 3–5 dienas). Kai kurios kompanijos siūlo „premium“ pristatymą paletėms su garantijuota pristatymo data (pvz., „iki 12:00 ryto“). Tai svarbu gamybos įmonėms, kai stabdoma linija dėl trūkstamų detalių.

Svarbu pažymėti, kad paletės turi būti tvarkingai supakuotos, užfiksuotos (apvyniotos) ir neturi viršyti maksimalaus leidžiamo aukščio (paprastai apie 160–180 cm su palete), kitaip jos gali būti atmestos kaip „nevežamos“ (overheight).

8. Ką daryti, jei siunta atėjo su defektais ar sugadinta?

Tai nemaloni situacija, su kuria susiduriame retai, bet ji įvyksta. Pirmasis ir svarbiausias žingsnis – jokiu būdu nepasirašyti pristatymo dokumentų (kurjerio terminalo ar popieriaus) be pastabų, jei pastebėjote pažeidimus. Jei dėžė įdrėskta, sulankstyta arba yra drėgmės požymių, turite dokumente užrašyti „SUGADINTA“ arba „PRIEŠ TIKRINANT“.

Jei pasirašote „gerai“, vėliau bus beveik neįmanoma įrodyti, kad žala įvyko pervežimo metu, ne draudimo kompanijai. Po to, kai padarote pastabas, nedelsdami susisiekite su paslaugų teikėju. Būtina užpildyti „Prekių priėmimo- perdavimo akto“ (PPA) pažeidimų protokolą.

Procesas trunka vidutiniškai 14–30 dienų. Reikės pateikti nuotraukas, originalų įkainą (jei prekė nebegamina) arba panašios prekės kainą. Mano patarimas: nu fotografuokite pakuotę dar prieš atidarydami (jei įmanoma), kad būtų matoma, kaip prekė buvo supakuota.

9. Kokios yra mokėjimo galimybės (DDU vs DDP) ir ką reiškia šie santrumpos?

Tai labai svarbu verslo klientams. DDU (Delivered Duty Unpaid) reiškia, kad siunta pristatoma iki gavėjo, tačiau gavėjas turi susimokėti mokesčius (jei tokių yra) arba kitas išlaidas pristatymo metu. DDP (Delivered Duty Paid) reiškia, kad siuntėjas apmoka viską – ir transportą, ir galimus mokesčius.

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES, mokesčių (PVM) nėra, tačiau gali būti „fuel surcharge“ (kuro priemoka) arba „remote area“ (atokiai vietovėje pristatymas) mokesčiai. Pasirinkus DDP, siuntėjas gali užtikrinti, kad gavėjas nemokės nį cento papildomai gavęs siuntą. Asmeninėse siuntose DDP yra labai patogu – gavėjas tiesiog pasiima siuntą neįsidedamas į piniginę. Verslo siuntose DDU dažniau naudojamas, kadangi įmonės turi PVM mokėjimo mechanizmą.

10. Kodėl verta rinktis profesionalų logistikos brokerį, o ne tiesiogiai kreiptis į kurjerių kompaniją?

Kodėl rinktis tarpininką? Tiesioginis bendravimas su „DHL“ ar „UPS“ gali būti puiku, jei siunčiate vieną-dvi siuntas per mėnesį ir jums nėra svarbu kaina. Tačiau jei jūsų apimtys didesnės arba turite specifinių reikalavimų (brangios prekės, nestandartiniai dydžių), brokeris gali pasiūlyti daugiau.

Esant 20 metų patirčiai, mes turime sudarytas specialias sutartis (contracts) su kurjeriais. Tai leidžia mums gauti kur kas geresnes kainas (net 30–50% pigiau), negu gautumėte užsiregistravę svetainėje kaip privatus asmuo. Be to, mes atliekame „kokybės kontrolę“ – prieš išsiųsdami siuntą, patikrinsime, ar etiketės teisingos, ar pakuotė atitinka standartus, ar nurodytos teisingos prekės (kad nebūtų muitinės problemų). Mes esame jūsų advokatai logistikos pasaulyje – jei kas nors nutinka kelyje, mes skambinsime ir spresime problemą už jus, o ne jūs praleisite valandas laukdamas klientų linijoje.

Išvada

Greitosios kurjerių paslaugos siuntoms iš Olandijos yra sudėtingas, tačiau puikiai suorganizuotas mechanizmas, kai žinote, kaip jis veikia. Olandija, kaip logistikos gigantas, siūlo puikias išėjimo taškus ir kryptis, tačiau sėkmė priklauso ne tik nuo to, kiek greitai vairuoja sunkvežimis, bet ir nuo to, kaip gerai paruošta siunta.

Iš mano, kaip ilgamečio šio srities eksperto, perspektyvos, svarbiausia yra nebeiguoti. Nors „ekspresas“ skamba kaip sprendimas visiems problemoms, brangiausia siunta yra ta, kurią reikia siųsti antrą kartą dėl klaidingų dokumentų, blogai pakuotės arba neteisingo adreso. Investicija į kokybišką pakuotę, tikslų matmenų nustatymą ir patikimo partnerio pasirinkimą visada apsimoka.

Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo jums suprasti ne tik „kaip“, bet ir „kodėl“ tam tikri procesai vyksta taip, kaip vyksta. Logistika nėra tik prekių judėjimas – tai informacijos ir pasitikėjimo judėjimas. Pasiruošę ir informuoti klientai visada laimimi. Jei abejojate dėl savo siuntos arba turite specifinio klausimo, visada geriau paklausti profesionalų prieš uždarydami dėžę su lipduku. Sėkmės jūsų siuntoms iš Olandijos!