Greitosios kurjerių paslaugos siuntoms iš Olandijos be vėlavimų: Eksperto Vadovas

Įvadas

Per pastaruosius dvidešimt metų, dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje, mačiau, kaip pasaulinė prekyba transformavosi ir kaip logistika tapo jų kraujotakos sistema. Vienas aktyviausių ir reikšmingiausių maršrutų visada buvo ryšiai tarp Lietuvos ir Olandijos. Nyderlandai, būdami strateginiu Europos logistikos centru, siūlo neįkainojamas galimybes, tačiau ir ten iššūkiai yra konkretūs. Dažnai klientai, kreipiantys į mus dėl siuntų pervežimo, išreiškia vieną pagrindinę baimę – vėlavimą. Šiuolaikinės rinkos dinamikoje, kai „just-in-time“ (tik laiku) principas nėra tiesiog pasirinkimas, o būtinybė, kiekviena diena vėlavimo gali reikšti ne tik prarastus pinigus, bet ir pasitikėjimo praradimą.

Šiame straipsnyje noriu pasidalinti savo patirtimi ir paaiškinti, kaip veikia greitosios kurjerių paslaugos siuntoms iš Olandijos ir kodėl profesionalus požiūris į logistiką g užtikrinti, kad jūsų siunta pasieks paskirties vietą be nereikalingų delay’ų. Mes ne tiesiog vežame krovinius – mes valdome laiką, informaciją ir rizikas. Suprasdami procesus, galite išvengti daugumos klaidų, kurias dažnai darome ne patys, o renkantys netinkamus pervežimo partnerius.

Olandija yra unikali savo tankiu kelių tinklu ir didžiuliu uostų bei oro uostų aktyvumu (Roterdamas, Schipholas). Tai reiškia, kad srautai čia milžiniški. Be strategiškai suplanuoto maršruto ir tinkamo transporto pasirinkimo, jūsų siunta gali užstrigti vienoje iš tūkstančių sandėlių arba patekti į spūstį ties Vokietijos siena. Tačiau, kai kalbame apie greitąsias kurjerių paslaugas, mes kalbame apie visiškai kitą organizacijos lygį. Tai ne tiesiog greitas vairuotojas – tai sudėtinga sistema, leidžianti apeiti eismus, optimizuoti muitines procedūras (nors ES viduje jos ir minimalios, bet dokumentacija turi būti idealiai tvarkinga) ir garantuoti pristatymą į rankas.

Toliau pateikiamame DUK (Dažniausiai Užduodamų Klausimų) skyriuje išsamiai aptarsiu visas niuansas, kurias turi žinoti kiekvienas verslas ar privatus asmuo, norintis siųsti siuntas iš Olandijos.

DUK (Dažniausiai Užduodami Klausimai)

1. Kokiais atvejais verta rinktis ekspresinę kurjerių paslaugą vietoj standartinio krovinių pervežimo?

Atsakymas į šį klausimą priklauso ne tik nuo jūsų noro greitiau gauti siuntą, bet ir nuo siuntos pobūdžio bei kritiškumo. Per savo ilgametę praktiką pastebėjau, kad ekspresinės paslaugos yra neabejotinai privalomos tais atvejais, kai kalbame apie sparčiai gendančias prekes, maisto produktus, farmaciją arba svarbius verslo dokumentus, kurių pristatymo vėlavimas gali sustabdyti gamybos procesus arba sandėlių darbą.

Taip pat ekspresinės paslaugos yra kritiškos, kai reikia įgyvendinti pakeitimus („spare parts“) – tarkime, gamybos linija Lietuvoje sustojo dėl sugedusios detalės, kuri yra sandėlyje Eindhovene. Tokiu atveju standartinis 3–5 dienų pervežimas nėra priimtinas, ir čia į pagalbą ateina dedikuotas transportas, kuris surenka siuntą ir važiuoja tiesiai į paskirties vietą be sustojjimų tarpiniuose terminaluose. Be to, jei jūsų klientas laukia siuntos tam tikru laiku (pvz., renginio, konferencijos ar statybų etapo pabaigos), ekspresas užtikrina, kad „paskutinis kilometras“ nebus kritinės klaidos vieta.

2. Kiek laiko užtrunka siuntos pristatymas iš Olandijos į Lietuvą naudojant greitąsias paslaugas?

Kai kalbame apie „greitąsias paslaugas“, mes dažniausiai turime omenyje 24–48 valandų pristatymo laikotarpį. Tačiau, kaip ekspertas, turiu tikslinti: 24 valandos yra įmanomos tuo atveju, jei siunta yra surinkta („picked up“) Olandijoje ankstyva ryto (pvz., iki 10:00 valandos) ir ji nėra gabena į atokius rajonus.

Standartinis ekspresinis maršrutas iš Amsterdamo, Roterdamo ar Hagos į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą trunka apie vieną pilną darbo dieną. Vairuotojas išvyksta iš siuntėjo sandėlio, važiuoja per Vokietiją (dažniausiai keliaujant per A2 autostradą), ir tą pačią dieną arba ankstyva kitos dienos rytą pasiekia Lietuvą. Svarbu suprasti, kad čia neįeina muitinės išdirbimo laikas, jei siunta nėra iš ES srities (kas iš Olandijos yra retas atvejis, bet įmanoma, jei prekės atvyksta iš trečiosios šalies į Olandijos sandėlį ir turi būti persiųstos į Lietuvą). Jei viskas tvarkinga (ES viduje), laikas skaičiuojamas nuo įkrovos iki iškrovos.

3. Kodėl kartais standartinės siuntos vėluoja, o ekspresinės ne?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, ir atsakymas glūdi logistikos modeliuose. Standartiniai pervežimai (paprastai vadinami „groupage“ arba daliniais kroviniais) veikia pagal konsolidacijos principą. Tai reiškia, kad sunkvežimis važinėja po Olandiją, renka mažas siuntas iš dešimčių siuntėjų, važiuoja į terminalą, ten iškrauna, perrašo, surušiuoja pagal maršrutus ir tik tada važiuoja toliau. Kiekvienas tarpinis žingsnis – tai potencialus vėlavimo šaltinis (laukimas, kol užsipildo sunkvežimis, techniniai gedimai terminaluose, blogas oras).

Ekspresinės paslaugos, kurioms aš priskiriu ir „dedikuotą transportą“, bei „sprint“ van tipo transportą, veikia kitaip. Siunta yra paimama ir vežama tiesiai į paskirties vietą be tarpinių perkrovimų (angliškai vadinama „cross-trade“ ar tiesiog „direct delivery“). Net jei kelyje užsiformuoja spūstis, mažesnis, vikresnis transportas gali rasti alternatyvius maršrutus, kuriais didelis 40 pėdų sunkvežimis negali važiuoti. Be to, ekspresinėms siuntoms skiriami prioriteto vairuotojai, kurių grafikas neleidžia ilgam sustoti poilsio vietose, jei reikia įveikti ilgą atstumą greitai.

4. Ar siuntos iš Olandijos privalo eiti per muitinę, ir kaip tai veikia greitąjį pervežimą?

Kadangi ir Nyderlandai, ir Lietuva yra Europos Sąjungos narės, dauguma prekių juda laisvai be muitinės deklaravimo procedūrų. Tai yra vienas pagrindinių dalykų, leidžiančių užtikrinti greitą pristatymą. Tačiau čia yra vienas „bet“. Jei siunčiate prekes, kurios yra reguliuojamos (pvz., alkoholis, tabakas, vaistai, ginklai) arba prekes, kurios atkeliauja iš ES ribų į Olandijos sandėlį ir yra persiunčiamos į Lietuvą (t.y., vyksta intracommunity supply iš trečiosios šalies), tuomet reikalingiEMS arba EXS dokumentai.

Ekspresinėse paslaugose mes stengiamės iš anksto patikrinti visus dokumentus. Vėlavimas dažnai įvyksta ne todėl, kad muitinė daro patikriną, o todėl, kad dokumentuose trūksta numerių, PVN mokėtojo kodų arba prekių kodų (HS kodų) aprašymų. Mano patirtis rodo, kad kruopštus dokumentų paruošimas iš anksto (prieš vairuotojo atvykimą) leidžia „praleisti“ siuntą pro muitinę (arba tiesiog užregistruoti ją elektroniniu būdu) be jokio fizinio sustojimo. Tai yra mūsų, kaip logistikos ekspertų, užduotis – užtikrinti, kad biurokratija neleistų stabdyti ratus.

5. Kaip susiformuoja ekspresinės siuntos kaina ir kodėl ji brangesnė?

Kainos formavimas ekspresinėse paslaugose remiasi rizikos ir išteklių valdymu. Kai užsakote standartinę siuntą, mokate už vietą „prie sienos“ (palete) bendrame sunkvežimyje. Išlaidos padalijamos tarp visų siuntų. Kai užsakote ekspresą, jums tenka sumokėti už visą transporto priemonę (arba didelę jos dalį), degalą, vairuotojo darbo užmokestį (viršvalandžiai, naktiniai reisai) ir už tai, kad transportas grįžta tuščias (angliškai „dead mileage“).

Tačiau svarbu nežiūrėti tik į tiesioginę kainą. Reikia skaičiuoti „išlaikymo“ (holding cost) kainą. Jei siunta brangi, o jos trūksta gamybai, kiekviena valanda prarastumo gali kainuoti tūkstančius eurų. Tokiu atveju ekspreso kaina yra nešalutinis išlaidas, o investicija į verslo tęstinumą. Be to, ekspresinėms siuntoms dažnai taikomi fiksuoti tarifai, kurie neįtraukia papildomų mokesčių už kuro priedus, kas suteikia didesnę finansinę aiškumą.

6. Kokias rūšis siuntų galima siųsti greitaisiais kurjeriais iš Olandijos?

Apriboti galime tik svoris ir matmenys, bet ne kūrybiškumas. Dažniausiai pervežame elektronikos komponentus, tekstilės (drabužių) partijas iš Olandijos distibucijos centrų, mašinų dalis, medicinos įrangą ir statybines medžiagas.

Svarbu paminėti, kad Olandija yra didelis gėlių ir maisto produktų eksportuotojas. Čia greitosios paslaugos yra būtinos dėl šaldymo reikalaujančių („reefer“) siuntų. Mes turime galimybę siųsti šaldytas siuntas specialiais transportais su šaldymo įranga, kurios temperatūrą galime stebėti realiu laiku. Taip pat dažnai pervežame brangųjų metalų arba cheminių medžiagų siuntas, kurias reikia pristatyti saugiai ir greitai, laikantis ADR (dangerous goods) reikalavimų. Netgi siuntome neįprastus daiktus, tokius kaip protetikos arba aukštos technologijos laboratorinę įrangą – viskas priklauso nuo to, kaip gerai sugebame supakuoti ir užtikrinti saugumą kelyje.

7. Kaip užtikrinamas siuntos saugumas ir ką daryti, jei ji sugenda?

Saugumas yra mūsų prioritetas Nr. 2 (po greičio). Ekspresinėse siuntose rizika žymiai mažesnė, nes siunta nėra kraunama ir iškraunama kelis kartus terminaluose. Dažniausiai sugadinimai įvyksta būtent tarpiniuose sandėliuose, kai darbuotojai sukelia paletes viena ant kitos arba užkrenta šakute („forklift“). Dedikuotame transporte siunta stovi vienoje vietoje nuo įkrovos iki iškrovos.

Visgi, visada egzistuoja nenumatyti įvykiai – avarijos, stiprus lietus arba blogas pakavimas. Mes visada siūlome draudimą. Daugelis klientų vengia draudimo, norėdami sutaupyti, bet kaip 20 metų patirtį turintis profesionalas, galiu pasakyti: tai klaida. Draudimas („CMR insurance“) apsaugo jūsų kapitalą. Jei įvykį incidentą, mes turime aiškią procedūrą: vairuotojas suformuoja protokolą („konstatavimo aktą“), siunčiate nuotraukas, ir draudimo kompanija kompensuoją nuostolius. Be ekspresinio sekimo, kurį siūlome (real-time tracking), tokie įvykiai būtų sunkiau įrodomi. Sekimas leidžia matyti, kur buvo stabdomas transportas ir ar buvo pažeistas dėžės vientisumas.

8. Kaip teisingai supakuoti siuntą, kad ji neprireiktų muitinės ar neprarastų kokybės kelyje?

Pakavimas – tai pusė sėkmės. Dažnai klientai mano, kad „kurjeris viską išspręs“, tačiau jei dėžė su drabužiais yra sumesta ant paletės be pritvirtinimo („stretch wrap“), vairuotojas gali atsisakyti ją vežti, arba, kas blogiau, drabužiai susipainsio ir taps neparduodami.

Siunčiant iš Olandijos, ypatingą dėmesį reikia skirti paletėms. Jos turi būti tvirtos, nesugedusios (Euro paletės yra standartas). Jei siunta yra minkšta (maišai, dėžės), jos turi būti uždengtos stogeliu („top sheet“), kad drėgmė (ypač žiemą važiuojant per Vokietiją) nepatektų į vidų. Aš visada patariu naudoti „strapping“ juostas – jos fiksuoja krovinius paletėje. Taip pat būtina užtikrinti, kad etiketės su adresasu yra ant kiekvienos dėžės ir ant paletės. Jei etiketė nukrenta, siunta tampa „nežinoma“, ir tai sukelia didžiulius vėlavimus. Ekspresinėse siuntose pakavimo kokybė yra kritinė, nes vairuotojas neturi laiko ir įrankių taisyti jūsų pakavimo klaidų kelyje.

9. Ar galima sekti siuntą realiu laiku, ir kokia informacija prieinama?

Šiuolaikinėje logistikoje „juodosios dėžės“ nebegali būti. Mūsų naudojamos sistemos leidžia sekti siuntą nuo to momento, kai vairuotojas paspaudžia „Start“ savo planšetėje Olandijos sandėlyje, iki momento, kai pasirašo pristatymo lapą Lietuvoje.

Klientas gauna nuorodą (linką), kurioje mato transporto vietą žemėlapyje, numatomą atvykimo laiką (ETA) ir vairuotojo kontaktą. Tai ypač svarbu, jei siunta pristatoma tiesiai į gamybos cechą ar statybvietę – vadovas gali tiksliai suplanuoti darbuotojų laiką iškrovai. Be to, sistema praneša apie galimas vėlavimas (pvz., dėl eismo įvykio arba uždarų kelių). Tokia skaidrumo lygis leidžia jaustis ramiau ir kontroliuoti procesą, net sėdint biure Vilniuje ar atostogaujant.

10. Ką daryti, jei reikia siųsti labai didelį krovinią (pvz., 10 tonų), bet greitai?

Čia mes kalbame apie FTL (Full Truck Load) ekspresą. Daugelis mano, kad greitosios paslaugos – tai tik dėžutės ir paletės. Tačiau mes turime galimybę organizuoti ir pilną sunkvežimį, kuris veža vieną kliento krovinią ir važiuoja tiesiai. Skirtumas tas, kad tokiu atveju skiriamas du vairuotojai (vienas vairuoja, kitas miega), kad nebūtų stabdoma poilsio reikalavimų.

Taip pat, jei krovinių yra daugiau nei telpina į vieną sunkvežimį, organizuojame konvojų. Pavyzdžiui, pervežėme gamybos linijos įrangą iš Olandijos į naująjį fabriką Panevėžyje per 36 valandas, naudodami tris sunkvežimius su dviem vairuotojais kiekviename. Toks uždavinys reikalauja puikaus koordinavimo, tačiau jis visiškai įgyvendinamas. Svarbu tik iš anksto pranešti apie tokio masto užduotį, kad būtų galima paruošti tinkamą parką ir vairuotojus.

Išvada

Apibendrinant, greitosios kurjerių paslaugos siuntoms iš Olandijos – tai ne tiesiog greitas vežimas, o sudėtingas procesas, reikalaujantis žinių, patirties ir technologijų. Mano dvidešimt metų patirtis šioje srityje mokėjo vieno: geriausias būdas išvengti vėlavimų yra juos numatyti ir išvengti dar prieš jų pasirodymą. Tai reiškia tinkamai paruošti dokumentus, kruopščiai supakuoti siuntą ir pasirinkti patikimą partnerį, kuris supranta ne tik kelių žemėlapį, bet ir verslo poreikius.

Jei jums reikalingas patikimas, greitas ir be vėlavimų siuntos pristatymas iš Olandijos, nebijokite klausti ekspertų. Logistika turi būti jūsų verslo pagalbininkas, o ne stabdikis. Tinkamai pasirinkus ekspresinę paslaugą, jūsų prekės iš Nyderlandų pasieks Lietuvą taip greitai, kaip tai tik įmanoma šiuolaikinėse rinkos sąlygose, užtikrindami jūsų klientų pasitenkinimą ir verslo augimą.