Greitas pervežimas iš Olandijos su atvykimo laiku ir užsakymo procesu: Visas vadovas

Logistika yra ne tik tiesiųjų bei dviračių, vairuotojų ir krovininių mašinų nuoma. Tai yra sudėtingas mechanizmas, kurio kiekvienas dantelas turi suktis sinchroniškai, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų šioje srityje, aš mačiau, kaip pasaulis keitėsi – nuo popierinių sąskaitų, kurias reikėjo vežti vokiškais „Mercedesais“, iki šiandieninių GPS stebėjimo sistemų ir realaus laiko sekimo. Tačiau vienas dalykas išlieka nepakitęs: Olandijos (Nyderlandų) reikšmė Lietuvos verslui.

Olandija yra vienas svarbiausių prekybos partnerių. Čia vyksta didžiuliai aukcionai (pvz., gėlių), veikia milžiniški jūrų uostai (Roterdamas), o šalies infrastruktūra yra viena geriausių Europoje. Tačiau būtent dėl to, kad Olandija yra prekybos centras, o maršrutas į Lietuvą eina per vienas užriaumojamiausių Europos magistralių (Vokietijos A1 autostradą), „greitas pervežimas“ tampa sudėtingu iššūkiu. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi, paaiškinsiu, kaip tiksliai veikia užsakymo procesas ir ką tikėtis dėl atvykimo laikų, kad jūsų verslas nektų stabdytų logistinės spragos.

Svarbu suprasti: „greitas“ šioje srityje nereiškia „nepakankamai saugus“ ar „chaotiškas“. Tai reiškia gerai suplanuotą procesą, kuriame nėra nereikalingų sustojimų ir kurio dokumentacija tvarkoma be klaidų.

Įvadas: Kodėl Olandijos maršrutas reikalauja ypatingo dėmesio?

Kai klientas pasako „man reikia greitai atvežti prekes iš Olandijos“, dažniausiai jis turi omenyje dviejų dalykų derinį: krovinys turi būti pasiimtas kuo greičiau ir pristatytas į sandėlį tiksliu laiku. Deja, daugelis nesupranta, kas vyksta „už scenos“. Maršutas Roterdamas–Antverpenas–Klaipėda ar Vilnius yra vienas intensyviausių Europoje.

Mano patirtis rodo, kad pagrindiniai veiksniai, lemiantys sėkmę, yra trys: tikslus užsakymo formulavimas, supratimas apie vairuotojo darbo ir poilsio laiko reglamentavimą bei realaus laiko sekimas. Jei vienas iš šių elementų nesuveikia, atsiranda vėlavimai.

Pavyzdžiui, jei užsakydami pervežimą nenurodote tiksliai krovinio svorio ar matmenų, arba jei gavėjas Lietuvoje nedirba pagal „just-in-time“ principą, net ir greičiausias sunkvežimis užstrigs sienų kirtimo punktuose ar laukiant iškrovimo. Straipsnyje toliau nagrinėsime visus šiuos niuansus per DUK (Dažniausiai užduodamų klausimų) formatą, kad jūs galėtumėte tai taikyti praktiškai.

DUK: Dažniausiai užduodami klausimai apie greitąjį pervežimą iš Olandijos

Šioje skaidrėje suformulavau dešimt esminių klausimų, kuriuos klientai dažniausiai užduoda man per mano dvidešimt metų trukusią karjerą. Atsakymai į juos padės jums suprasti ne tik tai, kaip užsakyti transportą, bet ir kaip užtikrinti, kad prekės atvyks tada, kai jų tikėjatės.

1. Kiek laiko realiai užtrunka greitas pervežimas iš Olandijos į Lietuvą?

Tai yra pats populiariausias klausimas, tačiau atsakymas nėra vienas. Viskas priklauso nuo to, ką mes vadiname „greitu“ ir kurioje Olandijos dalyje yra jūsų krovinys.

Standartinis, t. y. efektyvus pervežimas (angliškai vadinamas standard express), kai krovinys pasiimamas iš vieno ar keleto siuntėjų ir vežamas tiesiai į Lietuvą be papildomų perėjimų terminaluose, paprastai trunka 2–3 darbo dienas. Pavyzdžiui, jei užsakymą pateikiate pirmadienio ryte, krovinys gali būti pasiimtas tą pačią dieną (jei siuntėjas pasiruošęs), o trečiadienio vakare arba ketvirtadienio ryte jis jau gali būti Lietuvoje.

Tačiau yra ir ekspresinis variantas (24–48 valandų). Tokiu atveju naudojame vairuotojų ekipažus (du vairuotojai vienoje mašinoje) arba organizuojame tiesioginį važiavimą be jokių sustojimų išskyrus būtinus degalinių apsilankymus. Tačiau tai kainuoja gerokai brangniau. Reikia prisiminti, kad atstumas nuo Amsterdamo iki Vilniaus yra apie 1600–1700 km. Fiziškai sunkvežimis negali važiuoti greičiau nei leidžia greičio ribojimai ir vairuotojų poilsio režimas, todėl „per valandą“ tai neįmanoma.

2. Kas lemia tikslų atvykimo laiką (ETA)?

ETA (Expected Time of Arrival – numatomas atvykimo laikas) nėra tiesiog atspėjimas. Tai skaičiavimas, kurį daro ekspeditorius atsižvelgdamas į kelis kritinius faktorius:

• Pasiėmimo laikas Olandijoje: Olandai yra labai punktualūs. Jei susitarta dėl krovinio paruošimo 10:00 val., vairuotojas negali laukti iki 14:00 val. nedelsiant, jei tai nėra numatyta sutartyje. Vėlavimas pasiėmime stumia visą grafiką.
• Maršruto apkrova: Vokietija yra „kaklis“, kuriuo reikia praeiti. Vakarais arba prieš šventes autostrados (ypač ruožai aplink Duisburgą, Hanoverį) gali būti užstrigus. Profesionalios transporto kompanijos naudoja GPS prognozes, kad išvengtų spūsčių, bet visiškai jų išvengti neįmanoma.
• Vairuotojo poilsis: Pagal ES taisykles, vairuotojas privalo daryti 45 minučių pertrauką po 4,5 valandų vairavimo ir 9 valandų poilsį per parą. Mūsų užduotis – suderinti šiuos laikus taip, kad poilsis neigtų tarkime, penktadienio ryto pristatymo langą.

Tikslų laiką lemia ne greitis, o planavimas. Jei klientas sako: „prekės turi būti penktadienį iki 12:00“, mes užsakome vairuotojui važiavimą taip, kad jis atvyktų ne anksčiau nei 08:00 (kad neblaškytų gavėjo) ir ne vėliau nei 12:00.

3. Kaip atrodo idealus užsakymo procesas? Ką aš turiu padaryti?

Idealus procesas prasideda ne tada, kai išsiunčiate užsakymą, o kai susiformuluojate poreikį. Žingsniai turėtų būti šie:

1. Užklausa: Jūs pateikiate duomenis (kas, iš kur, į kur, kiek svorio, kokiais matmenimis).
2. Pasiūlymas: Mes pateikiame kainą ir grafiką (kada pasiimsime, kada pristatysime).
3. Užsakymo patvirtinimas: Jūs patvirtinate raštu (el. paštu), kad sutinkate su sąlygomis.
4. Dokumentų rinkimas: Jūs (arba jūsų Olandijos partneris) paruošiate eksportinius dokumentus (pavyzdžiui, EX1, jei prekės yra iš trečiosios šalies, arba paprastas prekių sąrašas).
5. Vairuotojo priskyrimas: Mes ieškome laisvo vairuotojo arba mašinos Olandijos regione (kad mažiau važiuotų tuščiaisiais).
6. Pasiėmimas ir pristatymas: Vykdymas.

Klaidų dažniausiai daroma 4-ame etape. Jei dokumentų nėra, vairuotojas gali praleisti dieną sandėlyje laukdamas jų, o tai pavers „greitą pervežimą“ į standartinį arba lėtą.

4. Kokius duomenis aš privalau pateikti, kad užsakymas būtų greitas?

Kad būtų išvengta nesusipratimų, duomenys turi būti „karšti“ ir tikslūs. Būtina nurodyti: * Siuntėjo ir gavėjo adresus su kontaktais (telefonais ir el. paštais). Be telefono numerio sandėlininko Olandijoje vairuotojas gali tiesiog neįleisti į teritoriją. * Krovinio charaktetistiką: Tai ne tik svoris ir tūris, bet ir pakavimo tipas (padėtos ant paletės? uždėtos ant grindų? reikia „šakės“ (forklift) ar ne?). * Pavojingumas: Ar krovinys yra pavojingas (ADR)? Tai lemia transporto priemonės tipą. * Specialūs reikalavimai: Ar reikia atidaryti sunkvežimį šoniniu šonu? Ar reikia atvykti su „garbintoju“ (pump) jei tai maisto produktai?

Jei aš, kaip ekspeditorius, gausiu tik „Atvežk 1 paletę iš Olandijos“, aš privalau klausti papildomai. Kiekvienas klausimas-atsakymas valanda tai laikas, kurio gali pritrūkti.

5. Ar įeina į kainą tai, kad vairuotojas laukia sandėlyje?

Tai vienas dažniausių ginčų šioje srityje. Standartinėse kainose (paprastai kai kalbame apie grupinius pervežimus ar standartinius krovininius) yra įskaičiuota 1–2 valandos laukimo laikas tiek siuntėjo, tiek gavėjo pusėje.

Ką tai reiškia praktiškai? Jei vairuotojas atvyksta į Olandijos sandėlį 10:00 val., o jį aptarnauja tik 14:00 val., tarpinė kompanija arba klientas turi sumokėti už laukimą (angliškai waiting time arba detention time). Olandijos sandėliuose, ypač didžiuosiuose logistikos centruose pvz. Venlo ar Tilburg, eilės yra įprastas dalykas. Norint užtikrinti greitą pervežimą, reikia užtikrinti, kad sandėlis žino apie atvykstantį transportą ir yra pasiruošęs jį aptarnauti.

Jeigu norite „tikslaus atvykimo laiko“, rekomenduoju pasirūpinti išankstine registracija (angliškai slot booking) sandėlyje. Tai užtikrina, kad vairuotojas nepraleis pusdienies laukdamas vartų priekyje.

6. Kaip vyksta komunikacija ir krovinių sekimas? Kaip aš žinosiu, kur yra mano prekės?

Anksčiau (prieš 20 metų) tekdavo laukti, kol vairuotojas nuskambins iš taksofono. Dabar viskas vyksta realiu laiku.

Kai užsakote pervežimą, jums dažniausiai pateikiamas: 1. Nuoroda į stebėjimą (Tracking link): Kurioje matote mašinos vietą žemėlapyje. 2. SMS pranešimai: Automatiškai siunčiami pranešimai apie pasiėmimą, pristatymą ar vėlavimus. 3. Asmeninis kontaktas: Esant svarbiems siuntimams, duodama vairuotojo arba atsakingo dispečerio telefoną.

Tačiau nepamirškite, kad vairuotojas vairuoja. Jis negali atsiliepti į skambutį kiekvieną minutę. Geriausia praktika – pasitikėti stebėjimo sistema ir kreiptis į dispečerį, jei matote, kad mašina stovi vietoje per ilgai.

7. Kokios yra rizikos kelyje ir kaip jas apsisaugoti?

Maršrutas Olandija–Vokietija–Lenkija–Lietuva yra saugus, tačiau rizikos egzistuoja. Pagal mano statistiką, dažniausios problemos yra techninės gedimai ir eismo įvykiai.

Apsisaugoti būtina pasirinkus patikimą pervežėją, kuris turi: * Transporto draudimą: Būtina patikrinti, ar kompanija turi galiojantį civilinę atsakomybę (pagal CMR konvenciją). * Krovinių draudimą: Papildomas draudimas, apimantis krovinio vertę. Standartinė CMR atsakomybė yra apribota (apie 8,33 SDR/kg), kas dažnai neužtenka brangiems elektronikos ar mašinų detalių siuntimams. * Papildomą rinkinį: Patikimi vairuotojai turi su savimi užklotas grandines ir ratus, kad galėtų pats išspręst technines problemas.

Jei kalbame apie dokumentų rizikas – visada darykite kopijas arba nuotraukas išsiunčiamų dokumentų. Kartais CMR sąskaita faktūra gali pasimesti arba sugadinti kelyje.

8. Kuo skiriasi dalinis (part load) pervežimas nuo pilnos mašinos (FTL) greičio atžvilgiu?

Jei jums svarbiausia yra greitis (t. y. tiksli data ir valanda), visada rekomenduoju rinktis pilnos mašinos (FTL – Full Truck Load) užsakymą. Tada mašina važiuoja tiesiai iš jūsų siuntėjo pas jūsų gavėją.

Daliniame pervežime (LTL – Less than Truck Load) mašina surenka krovinius iš keleto skirtingų klientų Vokietijoje ar Olandijoje. Tai reiškia, kad vairuotojas turi sustoti 5–6 kartus, kol parinks kitas prekes. Tai gali prailginti kelionę 1–2 dienomis, be to, sunkiau numatyti tikslią pristatymo valandą, nes nežinoma, kiek laiko užtruks kito kliento iškrovimas.

Nors dalinis pervežimas pigesnis, jei jums reikalingas „greitas pervežimas“, FTL yra vienintelis racionalus pasirinkimas.

9. Ar galima užsakyti pervežimą su pristatymu savaitgalį arba naktį?

Taip, tai įmanoma, tačiau tai yra papildoma paslauga, vadinama „Out of hours“ arba „Special delivery“.

Olandijoje sandėliai dažnai dirba standartiniu laiku (pvz., 08:00–17:00), o Lietuvoje gali reikėti prekių parduotuvėms sekmadienį rytui. * Jei reikia iškrauti naktį Lietuvoje – reikia suderinti su gavėju, kad jo sandėlininkas būtų pasiruošęs (daugelis šiuo metu naudoja automobilių prieigos kodus, kuriuos vairuotojas gali gauti SMS žinute). * Jei reikia pasiimti iš Olandijos savaitgalį – ten reikia mokėti vairuotojui viršvalandžius arba papildomą mokestį sandėliui už aptarnavimą ne darbo laiku.

Planuodami tokius pervežimus, juos reikia pranešti ekspeditoriui ne vėliau kaip 2–3 dienas iš anksto, nes ne visi vairuotojai nori dirbti savaitgaliais, o biuro personalas turi suorganizuoti visus leidimus.

10. Ką daryti, jei atvykstant vairuotojas pastebi, kad krovinys pažeistas?

Tai blogiausias scenarijus, tačiau su kuriuo susiduriama retai, jei dirbama su profesionaliais. Tačiau jei tai įvyksta (pvz., užkrovimo metu Olandijoje žmonės numetė paletę), veiksmų algoritmas turi būti griežtas:

1. Vairuotojas neturi pasirašyti dokumentų (CMR), jei mato pažeidimus.
2. Reikia sukurti protokolą (aprašymą) – dokumentą, kuriame detaliai aprašomi visi trūkumai, su nuotraukomis.
3. Šis protokolas išsiunčiamas siuntėjui ir ekspeditoriui.
4. Tik tada, kai nustatoma atsakomybė, sprendžiama, ar toliau vežti, ar grąžinti prekes atgal.

Daugelis klientų panika, bet štai čia patirtis kalba: nedelskite pasirašyti. Pasirašius „be prierašų“, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad pažeidimas įvyko ne vairuotojui važiuojant Lietuvoje, o Olandijos sandėlyje.

Išvada

Greitas pervežimas iš Olandijos nėra stebuklas, o sistemingas darbas.