Atvykimo laikai iš Olandijos: Kodėl informuojame kasdien ir kaip tai pagerina jūsų verslą

Tarptautinių krovinių pervežimų pasaulyje, kur kiekviena minutė gali reikšti ne tik pinigus, bet ir klientų pasitikėjimą, informacija yra vertingiausia valiuta. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų šioje srityje, esu matęs, kaip pasikeitė logistika – nuo popierinių sąskaitų ir faksų iki realaus laiko sekimo sistemų. Tačiau vienas dalykas išlieka nepakitusiu: klientas visada nori žinoti vieną konkretų dalyką – kada jo krovinys bus pas jį? Ypač kalbant apie maršrutus, jungiančius Lietuvą ir Olandiją (Nyderlandus).

Šiandien norime aptarti praktiką, kuri tapo mūsų standartu ir kuri, mano įsitikinimu, turėtų tapti industrijos normu. Tai – kasdienių atvykimo laikų skelbimas kelionėms iš Olandijos. Kodėl tai darome? Kodėl negalima tiesiog pasakyti „penktadienį“ ir pamiršti? Šiame straipsnyje gilinsimės į logistikos procesus, paaiškinsime, kodėl lankstumas yra tas patikimumas, ir atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus, susijusius su krovinio judėjimu iš Vakarų Europos.

Olandija yra vienas svarbiausių Lietuvos prekybos partnerių. Čia vyksta intensyvi prekyba, o kroviniai – nuo maisto produktų ir chemijos pramonės gėrių iki technikos ir baldų – nešami į Lietuvą be perstojo. Tačiau kelionė iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą nėra paprasta tiesi linija. Tai sudėtingas procesas, priklausantis nuo šimtų veiksnių. Mūsų uždavinys – užtikrinti, kad šis procesas būtų ne tik efektyvus, bet ir aiškus kiekvienam klientui.

Kasdienis atvykimo laikų skelbimas nėra tiesiog formalumas. Tai strateginis sprendimas, padedantis mums valdyti lūkesčius ir leidžiantis jums – mūsų klientams – geriau planuoti jūsų verslo veiklą. Kai žinote, kad krovinys atvyks rytoj 10:00 valandą ryto, galite planuoti sandėlio darbuotojų darbo grafiką, klientų pristatymus ir gamybos ciklus. Tokio tikslumo siekiame ne todėl, kad turime stiklinį ratą, per kurį matome ateitį, o todėl, kad sistemingai valdome duomenis ir nuolat stebiame kiekvieną automobilį.

Šiame straipsnyje mes ne tik paaiškinsime, kaip veikia ši sistema, bet ir atsakysime į techninius klausimus apie tai, kas daro įtaką pristatymo laikui, kas vyksta, jei atsiranda nesklandumų, ir kodėl šis metodas yra geriausias pasirinkimas jūsų krovinio saugumui ir laikybui.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje straipsnyje dalyje sukalbėjome su savimi ir su jumis – klientais, kad suformuluotume 10 labiausiai aktualių klausimų, susijusių su krovinio pervežimu iš Olandijos ir kasdieniu atvykimo laikų skelbimu. Atsakymai į juos paremti ilgamete patirtimi ir žiniomis apie specifinį šio maršrto ypatumus.

1. Kodėl atvykimo laikai skelbiami tik kasdien, o ne iš karto užsakymo metu?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir jo esmė slypi pačioje grupinių pervežimų (kai viename automobilyje vežamas kelių klientų krovinių) prigimtyje. Užsakymo metu mes žinome tik numatomą išvykimo datą. Tačiau realus atvykimo laikas priklauso nuo to, kiek užtruks surinkti visus krovinius Olandijoje.

Logistikos centre Olandijoje (pavyzdžiui, Roterdame ar Venlo regione) vyksta konsolidacija. Vieną dieną gali būti, kad reikia nuvažiuoti penkių siuntėjų įmonėms, paimti prekes, jas užfiksuoti ir suformuoti krovinių važiuoklę. Jei vienas iš siuntėjų vėluoja dvi valandas, tai pastumia visą grafiką. Be to, įtakos turi ir tai, ar keliaujame keliu, ar keltu (pvz., per Vokietiją ar per Skandinaviją, nors paprasčiausias maršrutas eina per Vokietiją ir Lenkiją).

Todėl, kai automobilis pilnai pakrautas ir išvyksta iš Olandijos, mes turime tikslią informaciją. Tada ir skelbiame atvykimo laiką kitą dieną arba po dviejų dienų, atsižvelgdami į vairuotojo poilsio režimus ir eismo sąlygas. Tai leidžia mums pateikti tikslų laiką, pvz., „antradienį tarp 14:00 ir 16:00“, o ne nestabilų „antradienį“.

2. Kaip tiksliai susiformuoja šis atvykimo laikas ir ką jis reiškia?

Atvykimo laikas nėra išsigalvotas skaičius. Jis susiformuoja remiantis realiu laiku. Kai automobilis pasiekia paskutinį pakrovimo tašką Olandijoje ir užsidaro vartai, joje įsijungia GPS sekimo sistema, kuri yra susieta su mūsų dispečeriniu centru.

Mūsų ekspertai įvertina: * Atstumą iki galutinio taško Lietuvoje. * Numatomas eismo sąlygas (užstrigimai ant A1 autostrados Vokietijoje yra įprasti reiškiniai). * Vairuotojo reikalavimus poilsio (pagal ES reglamentas, vairuotojas turi privalomą 45 minučių pertrauką po 4,5 valandų vairavimo ir 9 valandų poilsį per parą).

Visi šie duomenys suvesti į sistemą, kuri išveda numatomą atvykimo laiką. Vėliau, šis laikas yra patikslinamas realiu laiku – jei vairuotojas važiuoja greičiau nei numatyta (kas retai, bet įvyksta), arba jei atsiranda eismo įvykis, laikas automatiškai koreguojamas. Skelbiant laiką kasdien, mes jums suteikiame ne tą, ką mes norime padaryti, o tą, ką mes realiai galime padaryti atsižvelgiant į situaciją kelyje.

3. Ar kasdienis atvykimo laiko skelbimas taikomas tik daliniams kroviniams (LTL)?

Daugiausia taip, tačiau yra išimčių. Daliniai kroviniai (Less than Truckload – LTL) yra tie, kuriems ši sistema labiausiai reikalinga, nes jie susiduria su konsolidacijos procesu. Kai vežate tik savo krovinią (Full Truckload – FTL), atvykimo laikas dažniausiai yra žinomas iš karto, nes jis priklauso tik nuo vieno pakrovimo taško.

Tačiau net ir atveju su pilnu automobiliu, jei krovinys yra jautrus (pvz., šaltkrovės arba brangios technikos pervežimas), mes taip pat taikome kasdienio informavimo politiką. Kodėl? Todėl, kad net ir pilname automobilyje gali kilti nesklandumų – techninė gedimas, muitinės dokumentų patikrinimas (jei prekės keliauja iš trečiosios šalies per Olandiją) ar blogas oras. Tokiu atveju kasdienis atnaujinimas veikia kaip saugumo tinklas, užtikrinantis, kad gavėjas bus pasiruošęs priimti prekę tiksliu momentu, o ne lauks visą dieną neapsirūpinęs.

4. Ką turiu daryti, kai gavau pranešimą apie atvykimo laiką?

Gavę pranešimą (SMS arba el. paštu) su nurodytu atvykimo laiku, jūsų užduotis yra užtikrinti, kad sandėlis arba prekių priėmimo viesta būtų pasiruošusi. Tai reiškia: * Užtikrinti, kad yra laisva vieta iškrovimui (pvz., vartai arba rampa). * Paruošti dokumentus (jei reikia pasirašyti važtaraštį fiziškai). * Jei tai yra didelis krovinių kiekis, pasirūpinti keltuvų arba rankininkų buvimu.

Mūsų patirtis rodo, kad geriausia praktika yra susisiekti su vairuotoju prieš 1-2 valandas iki numatyto atvykimo. Nors dispečeris jums davė laiką, trumpas pokalbis su vairuotoju padės išvengti nesusipratimų vietovėje (pvz., jei sunkvežimis negali įvažiuoti į konkretų kiemą dėl vietos stokos ir turi iškrauti gatvėje). Bendradarbiavimas – tai raktas į sklandų procesą.

5. Kas nutinka, jei vairuotojas vėluoja nuo skelbamo laiko?

Nors stengiamės būti tikslūs, mes vis dėlto dirbame su kintama aplinka – eismu, oru ir žmogiškuoju faktoriumi. Jei vairuotojas vėluoja daugiau nei 30-60 minučių nuo skelbamo laiko, mūsų dispečeriai nedelsdami susisieks su jumis.

Mes nesame tie, kurie slepia problemas. Jei įvyko eismo įvykis Vokietijoje arba vairuotojas buvo priverstas ilgiau ilsėtis dėl saugumo reikalavimų, mes apie tai pranešame. Jums bus pasiūlytas naujas atvykimo laikas. Mūsų tikslas – sumažinti jūsų stresą. Geriau žinoti, kad krovinys atvyks vėlai, nei laukti be informacijos.

Taip pat verta paminėti, kad jei vėlavimas yra mūsų kaltė (pvz., blogai suplanuota maršruto logistika), mes visada imamės atsakomybės ir ieškome kompromiso, nors retais atvejais, kai vėlavimą lemia nelaimingi atsitikimai ar sąlygos, kurios nepriklauso nuo mūsų (pvz., uždarytas kelias dėl avarijos), laikomės standartinių sąlygų, tačiau visada informuojame.

6. Kaip ši sistema veikia per šventes ar savaitgalius?

Šventiniai laikotarpiai, ypač Kalėdos, Velykos ar vasaros atostogos, sukuria papildomus iššūkius. Olandijoje ir Vokietijoje šventės gali skirtis, o tai reiškia, kad kai kurios sandėlių zonos gali būti uždarytos.

Per šiuos laikotarpius mūsų sistema atvykimo laikų skelbimo dar labiau suaktyvėja. Mes stengiamės surinkti krovinius anksčiau, kad išvengtume vėlavimų, tačiau jei krovinys turi būti paimtas prieš šventę, o atvežtas po jos, atvykimo laikas skelbiamas atsižvelgiant į darbo valandas Lietuvoje.

Svarbu prisiminti, kad vairuotojai taip pat turi poilsio laiką. Jei skelbame atvykimo laiką pirmadienį ryte, tai reiškia, kad vairuotojas ilsėjosi sekmadienį, kaip ir reikalauja įstatymas. Mes neleidžiame vairuotojams pažeisti poilsio režimų, nes tai kelia pavojų kelyje ir gali sukelti didesnius vėlavimus vėliau dėl baudų ar techninių apžiūrų.

7. Kokios technologijos naudojamos šiuo procesui?

Mes naudojame modernią GPS sekimo programinę įrangą, kuri yra integruota tiek su vairuotojo navigacija, tiek su mūsų dispečeriniu centru. Kiekvienas automobilis turi „juodąją dėžę“, kuri fiksuoja ne tik vietovę, bet ir greitį, degalų suvartojimą bei variklio darbo valandas.

Kai sistemą valdo patyręs logistikos ekspertas (kaip aš), technologija tampa galingu įrankiu. Mes matome, jei vairuotojas stačiai sulėtina – tai gali reikšti eismo spūstį arba techninį gedimą. Tuomet dispečeris gali nedelsiant susisiekti su vairuotoju ir sužinoti priežastį. Jei reikia, mes iš karto atnaujiname atvykimo laiką klientui. Tai nebe ta logistika, ką buvo prieš 20 metų, kai reikėjo skambinti telefonu ir tikėtis, kad vairuotojas atsilieps.

8. Ar galiu keisti atvykimo laiką, jei aš negaliu priimti krovinio nurodytu laiku?

Žinoma, mes suprantame, kad versle viskas gali pasikeisti per valandą. Jei supratote, kad negalite priimti krovinio nurodytu laiku (pavyzdžiui, jūsų sandėlio vartai užstrigo su kitu sunkvežimiu), prašome kuo greičiau susisiekti su mūsų dispečeriu.

Jei apie tai pranešate pakankamai anksti (pavyzdžiui, 4-6 valandas iki atvykimo), mes dažnai galime susiderėti su vairuotoju. Vairuotojas gali praleisti šį laiką artimiausioje poilsio zonoje (pvz., prie Kauno arba Vilniaus pakraščio) ir atvykti vėliau. Tačiau reikia prisiminti, kad vairuotojo darbo laikas yra ribotas. Jei jūsų prašymas reikš, kad vairuotojas turės viršyti savo darbo valandas, mes galime tekti perkelti pristatymą į kitą rytą. Todėl ankstesnis pranešimas yra labai svarbus.

9. Kaip ši sistema veikia su muitinės procedūromis?

Nors Lietuva ir Olandija yra ES šalys, ir tarp jų nėra sienų kontrolės prekėms, muitinės procedūros gali būti taikomos, jei prekės keliauja iš ar į trečiąsias šalis, arba jei tai yra akcizo prekės (alkoholis, tabakas, degalai).

Jei jūsų krovinys yra susijęs su muitinės deklaravimu, atvykimo laikas gali priklausyti nuo to, kada bus patvirtinta deklaracija (EMCS sistema arba TSD dokumentai). Mūsų dispečeriai stebi šiuos procesus. Jei muitinės dokumentai užtrunka ilgiau nei įprasta, mes atidėliome atvykimo laiko skelbimą, kol viskas nebus aišku. Tai apsaugo jus nuo baudų už nelegalų prekių judėjimą arba nuo situacijos, kai sunkvežimis atvyksta, bet negali iškrauti dėl trūkstamų dokumentų.

10. Kokios pagrindinės naudos klientui iš to, kad laikai skelbiami kasdien?

Apibendrinant, pagrindinės naudos yra trys: 1. Tikslumas: Jūs neplanuojate darbo pagal „galbūt“, o pagal realius duomenis. 2. Saumas: Jūsų sandėlio darbuotojai nėra priversti laukti naktį be jokios informacijos. Tai sumažina viršvalandžių kaštus. 3. Pasitikėjimas: Kai matote, kad atvykimo laikas atitinka realybę, jūs auginate pasitikėjimą savo pervežėju.

Esu tikras, kad skaidrumas – tai ateities logistika. Klientas, kuris žino, kas vyksta su jo kroviniu, yra ramesnis ir labiau pasitikintis savo verslo partneriu. Kasdienis atvykimo laikų skelbimas nėra tiesiog darbuotojų užduotis, tai mūsų pažadas užtikrinti kokybę.

Išvada

Pervežimų iš Olandijos į Lietuvą rinka yra konkurencinga ir dinamiška. Per savo ilgą karjerą esu matęs, kaip mažos logistikos kompanijos augo į gigantus, o didelės – žlugo dėl blogo valdymo. Vienas iš pagrindinių sėkmės veiksnių yra ne brangios sunkvežimiai ar dideli sandėliai, o komunikacija su klientu.