Užsisakykite vietas pervežimams į Angliją iš anksto: Kodėl planavimas sutaupo pinigus ir nervus?

Dirbant tarptautinių krovinių pervežimų srityje daugiau nei dvi dešimtmetis, pamatai vieną ir tą patį scenarijų, besikartojantį įvairiems verslo atstovams ir privatiems asmenims. Rinka yra gyvas organizmas, kuris nuolat kinta, tačiau vienas principas išlieka nepakitęs: laikas – tai pinigai, o šiuo atveju – ir ramybė. Ypač kalbant apie maršrutus į Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ ir pastarųjų metų logistikos krizių, situacija tampa vis labiau neprognozuojama tiems, kurie veikia impulsyviai. Šiame straipsnyje norėčiau pasidalinti savo patirtimi ir paaiškinti, kodėl savalaikis vietos užsakymas krovinių pervežimams į Angliją nėra tiesiog geras įprotis, o būtina sąlyga sėkmingai veiklai.

Daugelis klientų, kreipiančiųsi į mus, dažnai klausia: „Ar neįmanoma susitvarkyti paskutinę minutę?“ Atsakymas paprastas – įmanoma, bet kaina tokiems sprendimams dažnai būna pernelyg aukšta. Ne kalbu eina tik apie finansines sąnaudas, bet ir apie rizikas susidurti su vėlavimais, dėl kurių gali strigti gamybos grandinės ar laukti asmeniniai daiktai. Anglijos kryptis yra specifinė dėl geografijos (sala) ir griežtų muitinės procedūrų. Todėl, norint užtikrinti sklandų pervežimą, reikia ne tik pasirinkti patikimą pervežėją, bet ir tinkamai suplanuoti laiką.

Šiame straipsnyje mes giliai panagrinėsime, kodėl verta užsisakyti vietas iš anksto, kokie yra planavimo privalumai ir kokių klaidų reikia vengti. Mes aptarsime ir techninius aspektus, susijusius su dokumentais bei muitinės procedūromis, kurios šiuo metu yra vienos sudėtingiausių visoje Europos Sąjungos logistikoje. Tik suprasdami visą procesą, galėsite priimti informuotus sprendimus ir išvengti nereikalingo streso.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Žemiau pateikiamas išsamus klausimų ir atsakymų sąrašas, kuris padės suprasti pervežimų į Angliją niuansus ir parodys, kodėl ankstyvas užsakymas yra strateginis privalumas.

1. Kodėl taip svarbu užsisakyti vietą kroviniui į Angliją iš anksto?

Atsakymas remiasi paprasta pasiūlos ir paklausos dėsniu, tačiau Anglijos atveju jis dar labiau komplikuojamas dėl „Brexit“. Šiuo metu tarp Lietuvos (ir visos ES) bei Jungtinės Karalystės egzistuoja sunki muitinės kontrolė. Kiekvienas krovinys turi būti deklaruojamas, o tai užtrunka daugiau laiko nei paprastas važiavimas per sieną. Jei bandote užsisakyti vietą paskutinę minutę (pvz., 1–2 dienos iki išvykimo), rizikuojate susidurti su situacija, kai visi tinkami laikai keltų tiesiai Anglijoje jau užimti, o muitinės brokeriai nebespėja užregistruoti deklaracijų laiku.

Be to, keltų operatoriai (DFDS, P&O, Irish Ferries ir kiti) turi ribotą vietų kiekį sunkiemsiesiems vilkikams (vadinamasis „freight“ slotas). Šios vietos yra brangios ir išperkamos mėnesiams iš anksto didelių logistikos kompanijų. Mažesnėms įmonėms ar privatiems asmenims patekti į šį sąrašą be ankstesnio rezervavimo yra labai sunku. Išankstinis užsakymas (geriausia 1–2 savaitės iki planuojamo išvykimo) užtikrina, kad Jūsų krovinys bus įtrauktas į tvarkingą tvarkaraštį, o vairuotojas nebus priverstas laukti uoste keletą valandų ar net dienų, laukdamas laisvos vietos.

2. Kiek laiko iš anksto reikėtų kreiptis dėl pervežimo?

Idealus laikas yra nuo 7 iki 14 dienų iki planuojamo kroviniui pasiruošimo datos. Toks laikotarpis leidžia mums logistikos požiūriu optimizuoti maršrutą, užtikrinti, kad vairuotojas bus su tam tikru kroviniu toje pačioje kryptyje (taigi sumažėja kaina), ir, kas svarbiausia, suteikia pakankamai laiko muitinės procedūroms.

Kalbant apie didelius projektinius krovinius ar dalinius krovinius (kai viename vilkike vežama keleto klientų siuntos), rekomenduojama kreiptis dar anksčiau – net 3–4 savaites prieš planuojamą datą. Leidžiantis į „paskutinę minutę“ (pvz., 48 valandų), turime naudoti „spot“ rinką, kurios kainos gali šokti net 50–100 proc. aukštyn, nes tenka ieškoti vilkiko, kuris važiuoja tuščias (arba tuščia grįžta), kas logistikoje yra nepigus malonumas.

3. Ar iš anksto užsakyta vieta apsaugo nuo kainų šuolių?

Visiškai neapsaugo, nes degalų kainos ir keltų tarifai gali keistis, tačiau ji užtikrina stabilesnę kainą. Kai užsakyta iš anksto, fiksuojama sutartinė kaina, kuri paprastai neįtraukia staigių rinkos pokyčių, nebent tai numatyta specialiose sąlygose. Jei laukiate paskutinę minutę, Jūsų pasiūlymas priklausys nuo to, kas yra pasiekiamas konkrečiu momentu.

Pavyzdžiui, jei tarp savaitės vidurio ir savaitgalio staiga padidėja siuntų skaičius (kas dažnai nutinka prieš šventes), o laisvų vietų nelieka, pervežėjai gali kelti kainas, nes žino, kad klientui reikia vežti kažką būtinai. Išankstinis planavimas leidžia išvengti šios „panikos premijos“ ir užtikrina, kad mokėsite sąžiningą rinkos kainą, o ne infliuotą.

4. Kokius dokumentus reikia paruošti, kad būtų galima užsakyti vietą?

Norint užsakyti vietą, mums nereikia visų galutinių dokumentų, tačiau reikia pagrindinės informacijos. Tai apima: 1. Siuntėjo ir gavėjo duomenis (adresai, kontaktai, PVM mokėtojų kodai). 2. Krovinių sąrašą (packing list) su bent apytiksliais svoriais ir matmenimis. 3. Prekių kodus (HS kodus) – tai būtina muitinės deklaravimui. 4. Prekių vertę (sklandžiam muitinės atsiskaitymui).

Turėdami šią informaciją iš anksto, galime suformuoti išankstinę muitinės deklaraciją (ENS – Entry Summary Declaration). Ši deklaracija turi būti pateikta Jungtinės Karalystės muitinei ne vėliau kaip prieš krovinio įvežimą į šalies teritoriją (dažniausiai tai daroma prieš išvykstant iš Lietuvos arba prieš važiuojant į keltą). Jei ši informacija pateikiama vėlai, gali būti taikomos baudos arba krovinys gali būti sulaikytas uoste.

5. Kaip „Brexit“ pakeitė pervežimų į Angliją planavimą?

Prieš „Brexit“, Anglija buvo dar viena ES šalis, ir pervežimas buvo toks pat kaip į Vokietiją ar Lenkiją – nereikėjo muitinės. Dabar tai yra trečioji šalis. Tai reiškia dalykus: * Papildomi laukimai: Iš anksto užsakyta vieta leidžia pasirinkti tinkamesnį keltą arba Eurotunelio perėjimą, kurios muitinės kontrolė eina greičiau. Kai kurios uostų linijos yra labiau apkrautos nei kitos. * EORI numeriai: Reikalingi tiek siuntėjui (ES EORI), tiek gavėjui (GB EORI). Jei gavėjas neturi GB EOR, negalime užtikrinti sklandžios pristatymo datos, todėl šį dalyką reikia patikrinti dar prieš užsakyant vietą. * Sanitarinės ir veterinarijos kontrolės: Jei vežate maisto produktus ar gyvūnų kilmės prekes, reikalingi specialūs sertifikatai (CHESES), kurių gavimas trunka laiko. Be šių dokumentų net neverta bandyti užsakyti vietos, nes krovinys tiesiog nebus įleistas.

6. Ar galiu atšaukti arba pervesti užsakymą, jei planai pasikeičia?

Tai priklauso nuo to, kiek laiko liko iki išvykimo ir kokią sutartį pasirašėte. Bendrai kalbant, logistikoje egzistuoja griežtas atšaukimo tvarkaraštis. * Jei atšaukiate 48–72 valandos iki suplanuoto pristatymo ar išvykimo, dažnai reikia sumokėti baudą arba visą pervežimo sumą, nes vieta vilkike jau yra užimta, o keltas jau užsakytas. * Jei pranešate apie pasikeitimus savaitėmis iš anksto, dažniausiai galime pervesti užsakymą kitoje datai be didelių nuostolių arba su minimaliu administraciniu mokestiu.

Todėl svarbu kuo tiksliau žinoti savo gamybos ar paruošimo grafikus. Jei įmanoma, palikite sau laisvųjų dienų rezervą (buffer) tarp planuojamo pristatymo datai ir realaus termino, kad nereikėtų keisti bilietų paskutinę minutę.

7. Kokios yra rizikos, jei vietą užsakyčiau vėlai (pvz., prieš pat išvykimą)?

Rizikos yra didelės, ir aš kaip ekspertas visada įspėjuju apie jas. * Krovinio vėlavimas: Gali tekti laukti, kol atsiras laisvas vilkikas. Tai gali trukti 2–3 dienas ilgiau nei įprasta. * Krovinio paieška rinkoje: Jei Jūsų įprastas pervežėjas neturi laisvų vietų, teks ieškoti kitų. Tokiu atveju kaina gali išaugti dvigubai. * Muitinės problema: Jei dokumentai pateikiami skubiai, padidėja klaidų tikimybė. O klaida HS kode ar prekės aprašyme gali lemti tai, kad krovinys bus uždarytas muitinės sandėlyje Anglijoje. Muitinės sandėlių kaštymo kainos (storage charges) Anglijoje yra vienos aukščiausių Europoje – jos gali siekti šimtus svarų per dieną. * Nepavykęs išvykimas: Jei nepavyksta užregistruoti vairuotojo keltui (Good Vehicle Movement Service – GVMS), vairuotojas tiesiog nebus įleistas į keltą.

8. Kaip vyksta dalinių krovinių (LTL – Less Than Truckload) planavimas?

Dalinių krovinių atveju planavimas yra dar kritiškesnis. Kai vežate pilną vilkiką (FTL), jis važiuoja tiesiai iš punkto A į punktą B. Kai užsakote dalinį krovinį, jis keliauja konsolidacijos sandėliuose. Pavyzdžiui, krovinys gali būti paimtas Lietuvoje, nuvežtas į Lenkijos ar Vokietijos sandėlį, ten supakuotas su kitais krovinais į vieną vilkiką ir tik tada išvyksta į Angliją.

Jei užsakote vietą vėlai, gali būti, kad tam tikra kryptimi važiuojantis vilkikas jau pilnas, o kito tos pačios krypties vilkiko teks laukti kelias dienas. Todėl daliniams kroviniams rekomenduojama kreiptis net 2–3 savaites iš anksto, kad mes galėtume suderinti Jūsų siuntą su mūsų reguliariais tvarkaraščiais (linijiniais reisais). Tai užtikrina, kad Jūsų krovinys išvyks tada, kai planuojate, o ne tada, kai susirinks pilna mašina.

9. Ar išankstinis užsakymas padeda išvengti problemų su „Smart Freight“ ir GVMS sistemomis?

Absoliučiai taip. Anglijoje veikia „Smart Freight“ sistema, kurioje kiekvienas į šalį įvežamas krovinys turi gauti unikalų Movement Reference Number (MRN). Šis numeris sujungia vairuotoją, krovįją ir muitinės deklaraciją. Procesas yra toks: pervežėjas turi užregistruoti maršrutą sistemoje, gauti MRN, o vairuotojas turi nuskaityti šį kodą kelto arba tunelio kontroleje.

Jei visa tai daroma paskutinę minutę, sistemos gali „užstrigti“, o vairuotojas gali likti be kodo. Be MRN kodo, keltų kompanijos neleis vairuotojui įsiregistruoti. Iš anksto užsakant pervežimą, mes turime laiko sukurti šį kodą, patikrinti, ar jis suaktyvintas, ir užtikrinti, kad vairuotojas jį turės savo planšetėje ar spausdintine formoje išvykimo dieną. Tai techninė detalė, kuri gali sugadinti visą kelionę, jei apie ją neprisirūpinama.

10. Kokius patarimus duotumėte klientui, kuris nori optimizuoti savo pervežimus į Angliją?

Geriausias patarimas – laikykitės nuolatinumo ir planavimo. Jei žinote, kad kiekvieną mėnesį reikės siųsti prekių į Angliją, susitarkite su pervežėju dėl reguliarių vietų (slotų) rezervavimo. Tai leis Jums gauti fiksuotas kainas ir garantijas, kad vietos bus. Taip pat, nebijokite klausti apie dokumentus. Pasidomėkite, ar Jūsų Anglijos partneris turi GB EORI numerį, ar jis žino apie Import VAT ir Import Duty mokėjimus. Dažnai vėlavimai kyla ne dėl to, kad vilkiko nėra, o dėl to, kad gavėjas Anglijoje nesumokėjo mokesčių iš anksto, todėl muitinė nepaleidžia krovinių.

Ir svarbiausia – nedarykite prielaidos, kad „kas nors kažką įsivažiuos“. Anglija nėra rinka, kurioje vežti impulsyviai. Čia reikalinga disciplina. Užsakydami vietas iš anksto, Jūs ne tik sutaupote pinigų, bet ir įgyjate ramybę, žinodami, kad Jūsų verslas ar asmeniniai daiktai yra saugiuose ir patikimuose rankose.

Išvada

Apibendrinant daugiau kaip dvidešimt metų patirtį šioje srityje, galiu teigti viena: sėkmė tarptautinėje logistikoje, o ypač kelyje į Angliją, priklauso nuo detalaus planavimo. Užsisakyti vietas iš anksto nėra išlaida, o investicija į Jūsų verslo stabilumą ir reputaciją. Dabartinėje geopolitinėje ir ekonominėje situacijoje, kai keltų vietos yra deficitas, o muitinės procedūros tampa vis griežtesnės, „vėliau“ dažnai reiškia „per vėlu“.

Tikimės, kad šis straipsnis padėjo Jums suprasti, kodėl verta skirti laiko planavimui ir kodėl reikia rūpintis dokumentais bei užsakymais geriau iš anksto. Profesionali logistika – tai ne tik vairuotojų ir vilkikų paieška, tai kompleksinis procesas, kurio sėkmė priklauso nuo kiekvienos grandinėlės suderinimo. Jei norite išvengti nereikalingo streso, didelių kaštų ir vėlavimų, pradėkite savo kitą pervežimą į Angliją nuo vieno paprasto žingsnio – skambučio ar el. laiško pervežėjui kuo anksčiau. Jūsų ramybė ir laikas verti daugiau nei bet kokia momentinė sutaupa.