Užsakymo procesas į Angliją: greita ir paprasta – eksperto vadovas

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje beveik du dešimtmečius, sužinojau vią pagrindinę tiesą: klientams svarbiausia ne tik tai, kad krovinys atkeliauja į paskirties vietą, bet ir tai, kiek ramybės jis patiria per tą laiką. Anglija (arba Jungtinė Karalystė) nuo pat seno buvo viena populiariausių kryptų lietuviams verslams ir asmenims. Tačiau po „Brexit“ situacija šiek tiek pasikeitė – pasirodo, biurokratiniai barjerai gali būti peržengiami be streso, jei tik žinai, kaip tai daryti.

Šiandien siūlau jums pažvelgti į siuntos užsakymo procesą į Angliją ne kaip į sudėtingą užduotį, o kaip į sistemingą veiksmų seką, kurią gali atlikti kiekvienas. Esu matęs viską – nuo pačių paprasčiausių dokumentų klaidų, kurios sustabdydavo visus traukinius, iki idealiai suderintų logistikos grandin�lių. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kad jūsų siunta į Londoną, Birmingamą, Mančesterį ar bet kurį kitą JK miestą pasiektų greitai ir saugiai.

Ar esate pasiruošę? Tada pradėkime nuo pagrindų ir pažiūrėkime, kaip šiuolaikinė logistika daro procesą „greitą ir paprastą“.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformulavau dešimt klausimų, kuriuos dažniausiai girdėju iš savo klientų per šiuos metus. Atsakymai į juos padės jums suprasti ne tik techninę pusę, bet ir subtilius niuansus, kurie užtikrina sėkmę.

1. Kaip pradėti siuntos užsakymo procesą ir ką reikia žinoti iš anksto?

Viskas prasideda ne nuo to, kai atvyksta vairuotojas, o dar prieš kelias dienas ar net savaites. Užsakymo procesas šiuolaikiniame pasaulyje prasideda išsiaiškinant, ką tiksliai mes vežame. Pirmasis ir svarbiausias žingsnis – tikslus krovinio aprašymas. Man, kaip ekspertui, pakanka paklausti: „Ką vežame?“, kad sužinočiau, ar tai standartinis paletas, ar tai šakotas, nestandartinis krovinius, ar tai gabenamas termorežime.

Pradėti užsakymą paprasta: turite užpildyti užklausos formą arba parašyti el. laišką. Čia svarbiausia nurodyti ne tik adresus (siuntėjo ir gavėjo), bet ir tikslius išmatavimus bei svorį. Kodėl tai taip svarbu? Todėl, kad Anglija yra sala, o keltų vietos arba „Eurotunelio“ vietos yra planojamos atsižvelgiant į tūrį. Jei pasakysite, kad svoris yra 500 kg, o išmatavimai 120x80x50 cm, tai viena. Jei tiksliau nurodysite, kad tai 400 kg, bet dėl nestandartinio pakavimo išmatavimai bus didesni, mes galime iš karto pasirinkti tinkamą transporto priemonę – atvirą platformą arba „tilt“ sunkvežimį, jei reikia.

Taigi, pradžia paprasta: surinkite informaciją apie prekę (pavadinimas, svoris, išmatavimai, vertė) ir adresus. Kuo tiksliau informacija pateikta pradžioje, tuo greitesnis ir aiškesnis bus pasiūlymas. Nereikia būti logistiko ekspertu, tiesiog būkite sąžiningas apie tai, ką įdedate į dėžę.

2. Kokius dokumentus reikia paruošti siuntant krovinius į Angliją po „Brexit“?

Tai, galbūt, svarbiausias klausimas, su kuriuo susiduriame šiandien. Nuo 2021 m. sausio 1 d. Jungtinė Karalystė tapo „trečiąja šalimi“ muitinės požiūriu. Tai reiškia, kad be dokumentų nebus išvažiuojama iš Lietuvos ir nebus įvažiuojama į Angliją.

Pagrindinis dokumentas yra prekių prekybos dokumentas (Commercial Invoice). Jis turi būti parašytas anglų kalba (bent minimalus vertimas į anglų kalba privalomas) ir turi turėti visus privalomus laukus: siuntėjo ir gavėjo duomenis, prekių aprašymą (HS kodus – nors tai nebūtina asmeninėms siuntoms, bet būtina verslui), prekių kiekį, vieneto kainą, bendrą vertę, valiutą, svorį ir šalies kilmę (pvz., „Made in Lithuania“).

Be to, jei siunčiate prekes ne asmeniniam poreikiui, o prekybai, reikės EORI numerio. Tai Europos Sąjungos registracijos ir identifikavimo numeris, kuris leidžia sekti importą ir eksportą. Jei jo neturite, reikia jį gauti prieš siuntiant pirmąją siuntą. Asmeninėms siuntoms (pvz., dovana draugui) dažnai užtenka paprasto kvito ir Customo deklaracijos, tačiau aš visada patariu pasidomėti, ar gavėjas Anglijoje nėra įsipareigojęs sumokėti PVM ar importo mokesčius.

Dar vienas dalykas, kurį dažnai pamirštame – pakavimo sąrašas (Packing List). Jis nėra privalomas kiekvienam atvejui, bet jei siunčiate daug skirtingų dėžių, jis labai palengvina muitinės darbą ir greičiau išvengsite „raudonosios juostos“.

3. Kaip apskaičiuojama siuntos kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainodara tarptautiniuose pervežimuose nėra paslaptis, bet ji yra daugialypė. Dauguma klientų mano, kad kaina priklauso tik nuo atstumo. Tačiau pervežant į Angliją, atstumas nėra vienintelis, o gal net ne svarbiausias faktorius.

Kainą formuoja trys pagrindiniai komponentai: transporto paslaugos, keltų arba tunelio mokestis ir muitinės/broko paslaugos.

Transporto paslaugos kaina priklauso nuo krovinio svorio ir tūrio. Čia taikomas vadinamasis „kubinis svoris“ (volumetric weight). Jei turite lengvą, bet didelę siuntą (pvz., putų polistirolo dėžes), mokėsite už tūrį, o ne už fizinį svorį. Standartinė formulė yra ilgis plotis x aukštis (cm) / 5000. Jei gautas skaičius didesnis už realų svorį, mokama pagal jį.

Keltų mokestis priklauso nuo rinkos situacijos – jis kyla, kai didelis paklausa, ir krenta, kai mažesnė. Taip pat svarbu, iš kurio uosto (pvz., Klaipėda, Gdanskas, Roterdamas) išvykstame. Anglijoje taip pat svarbu, į kurį uostą arba terminalą keliaujame (Felixstowe, Immingham, Doveris ir t.t.).

Ir galiausiai, muitinės paslaugos. Nuo „Brexit“ kiekviena siunta turi būti deklaruojama. Įmonės, kaip mūsų, siūlo paslaugą „atiduoti iš karto“, t.y. mes atliekame visus formalumus Lietuvoje, o Anglijoje siunta jums atkeliauja iš anksto apmokėta mokesčiais (DDU – Delivered Duty Unpaid arba DDP – Delivered Duty Paid terminai). DDP paslauga brangesnė, bet ji suteikia ramybės, nes gavėjas Anglijoje neturi rūpintis mokesčiais.

4. Kiek laiko trunka siuntos pristatymas į Angliją?

„Greita“ šiuolaikiniame pasaulyje reiškia skirtingus dalykus. Kai kurie klientai tikisi, kad siunta iš Vilniaus į Londoną atkeliaus rytoj kaip paštu, tačiau krovinių transportas turi savo fizinius ir administracinius apribojimus.

Standartinis terminas yra nuo 3 iki 5 darbo dienų. Į šį laiką įeina: 1. Krovinių surinkimas iš siuntėjo (Lietuvoje arba kitose ES šalyse). 2. Vairuotojo darbo valandų apribojimų laikymasis. 3. Kelionė iki uosto. 4. Laukimas keltuose (paprastai keltas plaukia 2–4 valandas, bet į uostą reikia atvykti mažiausiai 2–3 valandas iki išvykimo dėl dokumentų patikros). 5. Kelionė per Angliją iki gavėjo sandėlio.

Jeigu reikalingas ypatingas skubumas, mes galime pasiūlyti ekspresines siuntas (pvz., dalinėmis krovininėmis mažais sunkvežimiais „vans“), kurios gali atvykti per 2–3 dienas, tačiau tai kainuoja brangiau. Taip pat reikia atsižvelgti į savaitgalius ir šventes – vairuotojai turi poilsio laiką, o muitinės Anglijoje gali dirbti pagal sutartą grafiką.

Mano patarimas: planuokite siuntą iš anksto. Jei žinote, kad prekės reikės pirmadienį, geriau užsisakykite pervežimą ankstesnį antradienį arba trečiadienį. Tai sutaupys nervų ir leis išvengti „skubos mokesčio“.

5. Ar galima siųsti asmenines daiktus (buitinę techniką, baldus) ir kaip tai veikia?

Žinoma, galima. Tai yra labai dažna paslauga, ypač tarp tautiečių, kurie persikelia gyventi arba siunčia dovanas šeimai. Tačiau čia yra savotiškas „piluolis“.

Asmeninėms siuntoms taikomi tam tikri lengvatų režimai, jei jos yra naudojamos ir nėra skirtos prekybai. Pavyzdžiui, jei persikeliate gyventi ir vežate savo baldus, galite kreiptis dėl Transfer of Residence (ToR) leidimo Anglijoje. Tai leidžia atsisakyti importo mokesčių ir PVM, jei daiktai buvo naudojami ne mažiau kaip 6 mėnesius ir jūs ketinate juos naudoti toliau.

Jei tiesiog siunčiate dovaną draugui (pvz., nešiojamąjį kompiuterį ar dviratį), Anglijos muitinės taisyklės nustato, kad dovana gali būti be mokesčių, jei jos vertė neviršija 39 svarų sterlingų (arba kito nustatyto limito). Virš šios sumos gavėjas turės sumokėti PVM ir galbūt importo muito.

Svarbu prisiminti: net jei tai asmeninė siunta, ji vis tiek turi būti tinkamai supakuota ir aprašyta. Negalima rašyti dokumente „Asmeniniai daiktai“ be jokio išsamumo. Muitininkas turi žinoti, kas tame yra – „Drabužiai“, „Baldai“, „Sporto inventorius“. Be to, jei siunčiate techniką, gerai, jei galite pateikti pirkimo čekį, įrodantą jos vertę. Tai išvengs ginčų dėl mokesčių apskaičiavimo.

6. Kokios yra siuntos pakavimo reikalavimai, kad ji saugiai pasiektų Angliją?

Esu matęs begalę sugadintų siuntų, o priežastis dažniausiai viena – blogas pakavimas. Kelionė į Angliją nėra lengva pramoga. Krovinys keliauja keliu, vengia duobių, stovi laivyne, kur jį gali kratyti bangos, o paskui vėl keliau nelygiu keliu. Tinka tik vienas standartas – „tvirtas“.

Jei siunčiate dėžę, ji turi būti nauja, dvigubos sienelės („double wall“), o ne senas, panaudotas iš maisto prekių parduotuvės. Vidus turi būti užpildytas užpildu (putŗėmis, burbuliukais), kad prekės nejudėtų. Jei girdite, kaip daiktas šokio viduje, vadinasi, jis sugrus.

Jei siunčiate baldus ar techniką ant paletės, tai dar geriau. Paletė turi būti suvyniota į „stretch“ plėvelę, o viršuje pritvirtintas standartinis kartono dangtis („pallet lid“). Tai apsaugo nuo dulkių, drėgmės ir atsitiktinių smūgių viršuje.

Labai dažnai kyla klausimas dėl pavojingų medžiagų. Negalima siųsti aerozolių, dažų, benzininių pjūklų (su kuru) ar kitų lengvai degių ar sprogmenų be specialaus leidimo (ADR). Jei bandysite paslėpti tokias prekes, siunta gali būti sunaikinta muitinėje, o jus gali iškelti baudas.

Mano taisyklė paprasta: pakavkite taip, kaip norėtumėte, kad būtų pakluota tai, kas jums brangiausia. Sutaupyti ant dėžių ir plėvelės – tiesiog pasiryžti prarasti siuntą.

7. Kas atsitinka, jei gavėjas Anglijoje nėra pasiruošęs priimti siuntą?

Tai klasikinis scenarijus, kuris sukuria daugiausia streso ir papildomų išlaidų. Vairuotojas atvyksta į nurodytą adresą, o ten – niekas, arba adresas netinkamas sunkvežimiui, arba gavėjas neturi pinigų sumokėti už mokesčius (jei siunta buvo be mokesčių).

Anglijoje yra griežti taisyklės dėl vairuotojų darbo laiko. Vairuotojas negali laukti valandą ar dvi be specialaus leidimo. Jei jis praleidžia laiką laukdamas, pradeda kaupti „laukimo mokestį“ (waiting time). Šios išlaidos gali būti didelės – 50–100 svarų sterlingų per valandą.

Jei siuntos negalima priešduoti (pvz., gavėjas atsisako ją priimti), ji yra grąžinama atgal (retro cargo). Ši paslauga yra labai brangi – mokate už kelią atgal, už sandėliavimą Anglijoje ir už naują muitinės deklaravimą.

Kaip to išvengti? Komunikacija. Užsakydamas siuntą, užtikrinkite, kad gavėjas žino: * Kada bus pristatyta (mes visada siunčiame pranešimus iš anksto). * Ar reikia sumokėti mokesčius (jei taip, paruoškite kortelę ar grynusius). * Ar vieta yra pasiekiama sunkvežimiui (jei ne, reikia susitarti dėl iškrovimo artimiausioje vietoje arba pasirinkti „van“ tipą transportą).

Jei gavėjas išvyks arba susirgs, praneškite mums iš karto. Mes galime sustabdyti vairuotoją arba perkelti pristatymą į kitą dieną, kol jis dar Lietuvoje arba kelyje. Tai pigiau nei grąžinti siuntą.

8. Kaip sekti siuntą ir ar tikrai žinote, kur ji yra?

Anksčiau, prieš 20 metų, tekdavo skambinti vairuotojui į telefoną ir klausti „kur tu?“. Šiandien technologijos leidžia mums žinoti viską.

Kai užsakote siuntą, gunate sekimo numerį (Tracking number). Su juo galite įeiti į mūsų svetainę arba naudoti transporto kompanijos sistemą. Ten matysite ne tik „keliauja“, bet ir konkrečius statusus: „Siunta paimta“, „Atvyko į uostą“, „Muitinės tikrinimas“, „Išvyko iš uosto“, „Pristatoma“.

Ypatingas dėmesys skiriamas muitinės etapui. Kartais statusas gali šiek tiek „užstrigti“ prie Anglijos uosto. Tai normalu, jei muitinės pareigūnai pasirinko siuntą patikrinimui. Tokiu atveju mūsų brokeriai Anglijoje aktyviai veikia, pateikia trūkstamus dokumentus ir sprendžia problemas.

Taip pat siūlome SMS arba el. pašto pranešimus. Kai vairuotojas artinasi prie gavėjo (paprastai 2–4 valandos iki atvykimo), gavėjas gauna pranešimą. Tai leidžia jam laiku atvykti į sandėlį arba būti namuose. Taigi, „juodoji dėžė“ nebeegzistuoja – viskas yra permatoma ir kontroliuojama realiu laiku.

9. Kokios prekės yra draudžiamos arba ypatingai reguliuojamos?

Nors norėtume viską nuvežti, Anglijos įstatymai draudžia arba griežtai reglamentuoja tam tikras prekes. Prieš tai, kaip padėti dėžę į sunkvežimį, patikrinkite, kas joje yra.

Visiškai draudžiama: * Narkotikai ir psichotropinės medžiagos. * Ginklai ir amunicija (be specialių leidimų). * Gyvos gyvūnų rūšys (be veterinarinių pasų ir specialių sąlygų). * Kenksmingi augalai ir sėklos (gali kelti karantiną). * Maisto produktai gyvūnų kilmės (mėsa, pienas) iš ES šalių dažnai draudžiami asmeniniais tikslais dėl ligų prevencijos.

Reguliuojamos prekės: * Alkoholis ir tabakas – ribojamos kiekvieno asmens importo kvotos (pavyzdžiui, 42 litrai alaus, 18 litrų vyno ir t.t. be mokesčių, viršijus – mokesčiai). * Medicinos priemonės – reikia recepto arba leidimų. * Aukso ir sidabro gaminiai – gali būti traktuojami kaip brangūs metalai ir reikalauti specialios deklaracijos.

Jei abejojate dėl savo prekės, visada geriau paklausti mūsų konsultanto prieš siunčiant. Bandymas paslėpti draudžiamą prekę gali baigtis ne tik siuntos konfiskavimu, bet ir teisiniais pasekmėmis gavėjui Anglijoje.

10. Ką daryti, jei siunta atvyko su defektais arba buvo sugadinta?

Nors stengiamės keliauti idealiai, nelaimingų atsitikimų įvyksta. Ką daryti, jei atidarę dėžę Anglijoje matote sulaužytą baldą arba drėgną techniką?

Pirmasis ir svarbiausias žingsnis: nedelsiant sužiūrėkite būklę prieš vairuotoją.