Užsakykite vietą grįžimui iš UK iš anksto dabar: Kodėl planavimas gelbėja pinigus ir nervus

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau kaip du dešimtmečius, sužinojai vieną pagrindinę tiesą: logistikoje laikas yra ne tik pinigai – tai ramybė. Pastaraisiais metais, ypač po „Brexit“ ir pandeminių sukrėtimų, situacija kelyje tarp Jungtinės Karalystės ir kontinentinės Europos pasikeitė nepažiūrimai. Kas anksčiau buvo paprasta „užsukti ir paimti“ operacija, dabar tampa sudėtingu sprendimų labyrinthu, kuriame klaidingas žingsnis gali atnešti nemažų nuostolių. Todėl šiandien noriu kalbėti ne apie abstrakčias teorijas, o o konkretų veiksmą, kurį turėtų atlikti kiekvienas verslas ar asmuo, planuojantis siuntą iš Anglijos – vietos rezervavimą iš anksto.

Kodėl taip svarbi ši paprasta, dažnai nepakankamai vertinama procedūra? Viskas prasideda nuo to, kad transporto pajėgumai yra riboti. Nors ir toli gražu ne kiekviena sunkvežimio kėbulas yra pilnas, tačiau logistikos grandinės efektyvumas priklauso nuo tikslumo. Kai užsakyta vieta vėluojančio krovinio, vairuotojas praranda laiką, o laikas kelyje – tai degalai, mokesčiai ir, svarbiausia, prarastos galimybės aptarnauti kitus klientus. Šiandieninis rinkos realumas verčia logistikos kompanijas būti itin griežtai planuojančiomis, todėl „paskutinis minute“ užsakymai dažnai baigiasi nemažomis priemokomis arba ilgesnėmis laukimo eilėmis.

Taip pat svarbu prisiminti geografinę padėtį. Jungtinė Karalystė yra sala. Tai reiškia, kad bet kokiam krovinui patekti į žemyninę Europą, turi būti naudojamas keltas arba tunelis. Šie perkelimo taškai yra „buteliai“, pro kuriuos praeiti turi viskas – nuan mažŗsių siuntų kurjeriais iki didžiulių prekių gabenimų. Keltų vietų skaičius yra ribotas, o jų užsakymas „iš paskutinės minutės“ primena loteriją, kurioje laimi tik tas, kas sumoka dvigubai ar trigubai brangiau. Ilgamečiai žaidėjai šioje rinkoje gerai žino, kad sėkmė čia – tai ne atsitiktinumas, o geras planavimas.

Šiame straipsnyje mes gilinsimės į detalius procesus, aiškinsime, kodėl „Brexit“ sukėlė tokias didelias grandininių reakcijų pervežimų srityje, ir pateiksime praktinius patarimus, kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys iš UK atvyks laiku ir be nereikalingų komplikacijų. Nesvarbu, ar esate didelė importo-importo kompanija, ar asmuo, grįžtantis iš darbo Anglijoje ir norintis pergabenti savo turtą – taisyklės yra vienodos. Planavimas iš anksto yra vienintelė būdas išlikti konkurencingam ir išsaugoti nervus.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Kodėl taip svarbu užsakyti vietą grįžimui iš UK būtent iš anksto, o ne „paskutinę minutę“?

Atsakymas slypi pačiame logistikos modelio veikime. Pervežimų rinka, ypač tarptautinė, veikia kaip precizinis laikrodis. Transporto kompanijos formuoja maršrutus ir grafikus savaitėmis, o kartais ir mėnesiais iš anksto, kad maksimaliai efektyviai panaudotų vairuotojų darbo laiką (pagal „tachografų“ duomenis) ir sumažintų tuščius važiavimus. Kai klientas kreipiasi iš anksto, logistikos darbuotojas gali integruoti tą krovinią į jau egzistuojantį maršrutą kaip tarpinį stotelį arba paskirties tašką, taip užtikrindamas optimalią kainą.

Jei užsakymas atliekamas vėlai, tenka ieškoti „spot“ (greitojo) rinkos sprendimų. Tai reiškia, kad reikia siųsti vairuotoją specialiai tam vienam krovininiui, arba perkelti jį į kitą, jau užimtą mašiną, kas gali reikalauti keisti maršrutą. Tokiu atveju kaina automatiškai didėja dėl papildomo laiko, degalų ir galbūt praleistų kitų užsakymų. Be to, vėlyvi užsakymai rizikuoja likti be vietos populiariausiose keltų linijose (pvz., Dover-Calais), ypač savaitgaliais ar švenčių laikotarpiais, kai eilės gali būti keliasdešimt valandų. Išankstinis užsakymas užtikrina, jog Jūsų krovinys bus įtrauktas į „langą“, kuris yra rezervuotas ir garantuotas.

2. Kaip „Brexit“ pasikeitė pervežimų iš UK į Europą procedūros ir kodėl tai daro didesnę įtaką planavimui?

Prieš „Brexit“ Jungtinė Karalystė buvo Europos Sąjungos vidinės rinkos dalis. Tai reiškė, kad sienos kirtimas dažnai buvo tik formalumas, be ilgos dokumentų patikros. Siuntos keliaudavo tolygiai, be didesnių sustojimų. Po išstojimo situacija pasikeitė radikaliai. Dabar Jungtinė Karalystė yra trečioji šalis, todėl kiekvienas krovinys, net ir mažas siuntinys, turi praeiti muitinės kontrolę.

Tai reiškia, kad prieš išvežant krovinią iš UK, turi būti pateikta eksporto deklaracija, o įvažiuojant į ES (pvz., į Lietuvą ar Lenkiją) – importo deklaracija. Šios procedūros reikalauja laiko. Jei dokumentai yra neteisingi arba trūksta kokių nors priedų (pvz., sertifikatų), krovinys gali būti sulaikytas sienoje. Tai sukuria papildomą spaudimą grafikui. Vairuotojai dabar privalo skirti daugiau laiko muitinėms, o tai sumažina jų galimybes važiuoti toliau tą pačią dieną. Dėl šių naujų „瓶颈“ (siaurųjų vietų) planavimas tampa kritiškai svarbus – reikia užtikrinti, kad vairuotojas turėtų pakankamai laiko rezervą muitinės formalumų įvykdymui, kad neviršytų leidžiamo vairavimo laiko. Taigi, išankstinis užsakymas leidžia logistikos koordinatoriams iš anksto paruošti visus muitinės dokumentus (Customs Declaration), kad patys sienos kirtimo momentai neleistų staigmenų.

3. Kiek laiko iš anksto reikėtų kreiptis dėl pervežimo, kad gauti geriausią kainą ir užtikrinti vietą?

Esu logistikos srityje daugiau nei 20 metų, ir galiu pasakyti tikrai: „kuo anksčiau, tuo geriau“. Idealiu atveju, jei kalbame apie didesnius krovinius (pilna puspriekabė – FTL), rekomenduojama kreiptis mažiausiai 2–3 savaites prieš planuojamą išvežimo datą. Tokiu atveju mes galime užfiksuoti geriausias keltų kainas (kurios kyla artėjant išvykimui) ir sureaguoti į vairuotojų grafikus.

Jei kalbame apie dalinius krovinius (LTL – Less than Truckload) arba grupinius pervežimus (kai viena mašina veža kelias skirtingų klientų siuntas), optimalus laikas yra 5–7 darbo dienos iki krovinio paruošimo. Grupiniai pervežimai turi fiksuotus išvykimo dienas (pvz., antradieniais ir penktadieniais). Jei Jūsų krovinys atkeliauja į sandėlį šių dienų išvakarėse, jis puikiai įsipasuoja į maršrutą. Jei vėluojate viena diena, gali tekti laukti iki kitos išvykimo datos, kas atidėlioja pristatymą klientui kelias dienas. Taip pat verta prisiminti šventes – prieš Kalėdas, Velykas ar vasaros atostogas laisvų vietų skaičius sumažėja drastiškai, todėl tada planuoti reikėtų net mėnesiu iš anksto.

4. Kokios yra populiariausios ir efektyviausios transporto kryptys grįžtant iš UK į Lietuvą ir aplinkines šalis?

Dauguma krovinių iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą keliauja dviem pagrindinėmis kryptimis, kurios susiformavo dėl geografinių ir ekonominių priežasčių. Pirmoji ir populiariausia – tai „Rytų maršrutas“, einantis per Dover (Anglija) – Calais (Prancūzija). Tada kroviniai keliauja per Belgiją, Olandiją (kur yra didžiuliai prekių paskirstymo centrai, pvz., Roterdame), Vokietiją ir Lenkiją. Šis maršrutas yra trumpiausias atstumu, tačiau dažniausiai ir užimčiausias, ypač Vokietijos autostradose (A1, A10).

Antroji kryptis – „Šiaurės maršrutas“, naudojantis keltų linijomis iš šiaurės Anglijos (pvz., Immingham, Hull, Newcastle) į Olandiją, Belgiją ar net Vokietiją (pvz., Cuxhaven arba Rotterdam). Nors šie keliai gali atrodyti ilgesniais žemėlapyje, jie dažnai leidžia išvengti didžiulių spūsčių pietinėje Anglijoje ir Doverio regione, kurios yra chroniška problema. Be to, šiauriniai keltai dažnai siūlo patogesnes sąlygas vairuotojams poilsio (poilsio laikas reguliuojama griežtai) bei geresnes kainas dideliems kroviniams. Pasirinkdamas šias kryptis iš anksto, vairuotojas gali geriau planuoti savo poilsio laikas, nes keltuose dažnai galima praleisti naktį, taip taupant vairavimo valandas.

5. Kuo skiriasi dalinis krovinio (LTL) pervežimas nuo pilnos mašinos (FTL) rezervavimo?

Skirtumas esminis tiek kainos, tiek laiko požiūriu. Užsakant pilną mašiną (FTL – Full Truck Load), Jūs užsisakote visą puspriekabės tūrį. Tokiu atveju mašina važiuoja tiesiai iš Jūsų siuntėjo adreso UK į Jūsų gavėjo adresą Lietuvoje (be tarpinių sustojimų kituose sandėliuose). Tai yra greičiausias būdas, jei krovinis užima 20–33 europaletes (pallets) arba sveria apie 20–24 tonas. Rezervuojant FTL, Jums priklauso visas laikas ir maršrutas, todėl išankstinis užsakymas čia ypač svarbus dėl to, kad turime surasti laisvą vairuotoją konkrečiai datai.

Dalinis krovinys (LTL – Less than Truckload) arba grupinis pervežimas naudojamas, kai prekių yra mažiau (pvz., 1–15 europalečių). Tokiu atveju Jūsų krovinys yra surinkiamas kartu su kitų klientų krovinais vienoje mašinoje. Tai žymiai pigiau, nes Jūs mokate tik už užimamą vietą arba tūrį. Tačiau čia reikia atsižvelgti į tai, kad mašina važiuoja pagal fiksuotą grafiką ir sustoja tarpiniuose sandėliuose (konsolidacijos punktuose) pakrauti ir iškrauti kitas siuntas. Todėl, jei Jums svarbu greitis ir kroviniui nereikia specialių temperatūros režimų, FTL yra optimalu, jei turite ką vežti. Jei norite sutaupyti ir kiekviena diena nėra kritiška – LTL yra puikus sprendimas, bet reikia užsakyti vietą iš anksto, kad mums pavyktų sukaupti pakankamai krovinių vienam maršrutui.

6. Kokius dokumentus reikia paruošti norint užtikrinti sklandų pervežimą iš UK?

Dokumentų paruošimas – tai pusė sėkmės. Esąs ekspertas, galiu pasakyti, kad dauguma vėlavimų ne dėl sugedusio sunkvežimio, o dėl popierių. Pagrindinis dokumentas yra komercinė sandėris (Commercial Invoice). Jis turi būti parašytas anglų kalba (jei vežama iš UK) ir turi nurodyti tikslų prekių pavadinimą (ne „buitinė technika“, o „plaustukas, modelis X, serijinis numeris Y“), svorį, prekių kiekį, kainą ir šalių kodus (HS codes). Be šių kodų muitinė negalės nustatyti muito mokesčio.

Taip pat būtinas pakavimo sąrašas (Packing List), jis padeda suskaičiuoti, ar krovinys atitinka deklaraciją. Jei prekės yra reglamentuojamos (pvz., maisto produktai, gyvūnai, chemija), reikalingi papildomi sertifikatai ir leidimai (SANITARIAN/PHytosanitary sertifikatai). Labai svarbu turėti galiojantį EORI numerį (Economic Operators Registration and Identification number) – tai Jūsų „pasas“ muitinėje. Be jo krovinys nebus išleistas. Visus šiuos dokumentus reikia pateikti logistikos partneriui ne vėliau kaip 2 darbo dienas prieš planuojamą išvežimą, kad jie spėtų užpildyti eksporto deklaraciją Anglijoje.

7. Ar galima užtikrinti fiksuotą kainą, jei užsakymą atliekama kelias savaites iš anksto?

Taip, ir tai yra vienas iš pagrindinių dalykų, kodėl verta planuoti iš anksto. Transporto rinka yra labai dinamiška. Keltų operatoriai (pvz., P&O, DFDS, Irish Ferries) turi dinaminę kainodarą – kuo arčiau išvykimo data, tuo brangiau kaina bilietui. Taip pat ir degalų kaina svyruoja, kas įtakoja degalų priemoką (fuel surcharge). Jei kreipiatės iš anksto, mes galime „užfiksuoti“ kainą pagal tos dienos kursus ir keltų tarifus.

Dauguma logistikos kompanijų, norėdamos užtikrinti klientams stabilumą, siūlo kainų garantiją tam tikram laikotarpiui (pvz., 30 dienoms). Tai leidžia klientui tiksliai susiskaičiuoti savo išlaidas (Cost of Goods Sold) ir nustatyti galutinę prekės kainą savo pirkėjui. Jei laukiate iki paskutinės minutės, rizikuojate gauti „spot“ kainą, kuri gali būti 20–40 % didesnė nei rinkos vidurkis, ypač jei tuo metu vyksta didelės prekybos mugės (pvz., Birmingham arba Londono muges) arba yra ypatingos oro sąlygos, stabdančios kelių eismą.

8. Kas atsitinka, jei krovinys nėra paruoštas nurodytu laiku, nors vieta jau užsakyta?

Tai viena dažniausių problemų, su kuriomis susiduriame. Jei mes rezervavome vietą keltui arba vairuotojo laiką, o Jūsų tiekėjas Anglijoje vėluoja paruošti prekes, prasideda „domino efektas“. Vairuotojas negali laukti neribotai laiko – jo darbo laikas yra ribotas. Jei vėlavimas yra nedidelis (1–2 valandos), dažniausiai pavyksta viską išspręsti, tačiau tai gali reikšti, kad vairuotojas turės vairuoti greičiau arba trumpiau ilsėtis (kas draudžiama), kad pasiektų keltą.

Jei vėlavamas ilgesnį laiką, gali tekti keisti keltą į vėlesnį (kas kainuoja papildomai) arba netgi palikti krovinį sandėlyje ir važiuoti tuščia (tuo pačiu prarandant pelną). Tokiu atveju klientas paprastai turi sumokėti už praleistą laiką (stand-by charge) arba už keltų bilietų keitimą. Ypač dažnai tai nutinka grupiniuose pervežimuose – jei vienas klientas vėluoja, visą mašiną teks laikyti sandėlyje, kas erzina kitus tos pačios mašinos klientus. Todėl visada rekomenduoju tur�ti „buffer“ (rezervinį) laiką – tarkime, jei krovinys bus paruoštas penktadienį, geriau užsakyti pervežimą į pirmadienį, nei į tą pačią penktadienio dieną.

9. Kodėl verta rinktis patikimus, ilgametius logistikos partnerius, o ne pigiausius pasiūlymus rinkoje?

20 metų patirtis moko, kad pigiausia kaina dažnai pasirodo brangiausia. Logistikoje, kaip ir visame versle, yra posakis „You get what you pay for“ (gauni tai, už ką moki).