Užsakomo pervežimo į Angliją atvykimo laiko valdymas: kaip užtikrinti patogumą ir efektyvumą

Logistika dažnai lyginama su valandiniu mechanizmu – jei viena dantukas neveikia taip, kaip reikia, sustoja visa sistema. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų šioje srityje esu matęs, kaip svarbus ne tik pats krovinio pristatymas, bet ir tikslus jo atvykimo laikas. Ypač kalbant apie maršrutus į Angliją (Jungtinę Karalystę), kurie dėl geografinių ir politinių aplinkybių tapo dar sudėtingesniu iššūkiu po „Brexit“.

Klientai dažnai klausia: „Ar galiu būti tikras, kad prekės atvyks rytoj?“ arba „Ar įmanoma pristatyti tiksliu valandų laiku, kad nepertraukti gamybos proceso?“. Atsakymas nėra paprastas „taip“ ar „ne“. Jis priklauso nuo to, kokio tipo pervežimą pasirinksite, kaip gerai paruošsite dokumentus ir kaip sugebėsite suderinti lūkesčius su realiu logistikos pasauliu. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip užsakomame pervežime į Angliją galite valdyti atvykimo laiką ir užtikrinti maksimalų patogumą sau bei savo verslui.

Atvykimo laiko patogumas – tai ne tik grožis. Tai verslo poreikis. Gamybos linijos, statybos objektai ar parduotuvės negali sau leisti laukti neapibrėžto laiko, nes kiekviena valanda delsimo kainuoja pinigus. Tačiau privatiei asmenys, siunčiantys asmeninius daiktus, taip nori būti tikri, kad galės susitarti su gavėju ar pasirūpinti iškrovos vietą. Supraskime, kaip visa tai veikia iš vidaus ir ką turėtumėte žinoti, kad planas būtų įgyvendintas sklandžiai.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

1. Ar aš galiu pasirinkti tikslią krovinio atvykimo datą ir valandą į Angliją?

Visiškai tikslaus laiko pasirinkimas yra įmanomas, tačiau jis priklauso nuo pasirinkto pervežimo modelio. Jei renkatės krovininio mikroautobuso pervežimą (dažniausiai naudojamas mažesniems siuntiniams iki 1,5 tonos), čia yra daugiau lankstumo. Tokiu atveju vairuotojas vyksta tiesiogiai iš siuntėjo adreso į gavėjo adresą (galbūt su nedideliais sustojimais kitiems klientams), todėl galima suderinti konkretų laiko langą, pvz., „tarp 14:00 ir 16:00 valandos“.

Jei kalbame apie didelio gabarito sunkvežimius (pvz., 24 tonų sunkvežimius su tentu) ar grupinius pervežimus (kai viename sunkvežimyje keliauja kelių klientų siuntiniai), čia tikslumas sumažėja. Grupiniame pervežime logistika tampa sudėtingesne, nes reikia surinkti krovinius iš įvairių vietų Lietuvoje (ir kitose šalyse), nuvežti juos į sandėlį, perrinkti ir tik tada išsiųsti į Angliją. Tokiu atveju dažniausiai suteikiama apytikslė data – pvz., „pristatymas tarp antradienio ir ketvirtadienio“. Tačiau, jei Jums būtina gauti prekes tikslią dieną, rekomenduoju rinktis ekskursinį (dedikuotą) transportą, kai visas sunkvežimis yra skirtas tik Jums.

2. Kaip „Brexit“ ir muitinės procedūros veikia atvykimo laiko tikslumą?

Tai vienas svarbiausių veiksnių, pakeitusių žaidimo taisykles prieš keletą metų. Anksčiau, kai Jungtinė Karalystė buvo ES narė, siena buvo formalumo reikalas. Dabar, kiekvienas krovinys turi praeiti muitinės kontrolę tiek išvykstant, tiek atvykstant. Jei dokumentacija yra tvarkinga – tinkamai užpildytas prekių deklaravimas (EK), teisingi EORI numeriai, komercinės sąskaitos faktūros – perėjimas trunka standartiniu laiku.

Tačiau jei dokumentuose yra klaidų arba trūksta priedų, krovinys gali būti sulaikytas muitinėje. Tai gali užtrukti nuo kelių valandų iki kelių dienų. Kaip ekspertas, visada pasakau savo klientams: „Laikas, skirtas dokumentų paruošimui, yra geriausia investicija į greitą pristatymą“. Negalima tikėtis, kad vairuotojas ar brokeris prie pat sienos išspręs problemas, kurios turėjo būti išspręstos biure dar prieš krovinio išvežimą. Mūsų patirtis rodo, kad gerai suplanuotas muitinės deklaravimas sumažina vėlavimo riziką beveik iki nulio.

3. Kiek laiko trunka standartinis pervežimas iš Lietuvos į Angliją?

Standartinis terminas, kurį nustatome savo praktikoje, yra nuo 3 iki 5 darbo dienų, priklausomai nuo to, kur tiksliai Anglijoje reikia pristatyti krovinius. Jei tai yra Londonas ar pietryčių Anglija, keliaujame per Kalė (Prancūzija) ir Doverį (Anglija), naudodami keltą arba Eurotunelį. Šis maršrutas dažniausiai trunka mažiausiai laiko.

Jeigu reikia vykti į šiaurinę Angliją (Mančesterį, Liverpulį, Niukaslą) ar Velsą, kelyje pridedama maždaug viena papildoma diena. Svarbu prisiminti, kad tai yra darbo dienos. Savaitgaliais ir švenčių dienomis vairuotojai turi poilsio laiką (pagal ES ir JK reglamentas), todėl jie negali vairuoti. Taip pat taisyklės draudžia vairuotojams pradėti naują savaitę darbo be 45 valandų poilsio. Taigi, jei užsakymate pervežimą penktadienį, tikėkitės, kad vairuotojas atvyks antradienį ar trečiadienį, o ne šeštadienį.

4. Ar įmanoma pristatyti krovinius Anglijoje savaitgaliu arba naktį?

Techniškai – taip, įmanoma. Tačiau praktiškai tai susižino papildomų išlaidų ir sudėtingesnio planavimo. Pagal vairuotojų darbo laiko apribojimus, vairuotojas gali vairuoti naktį (tarp 22:00 ir 06:00 valandos), tačiau turi laikytis griežtų poilsio režimų. Jei Jums reikalingas pristatymas naktį, reikia užtikrinti, kad prieš tai vairuotojas galėtų atsipalaiduoti.

Kas dėl savaitgalio pristatymo, čia iškyla kita problema – gavėjo sandėliai ar parduotuvės Anglijoje dažnai nedirba sekmadieniais. Nėra prasmės vežti krovinią, jei niekas jo nepriims. Galime pristatyti į vartus arba saugiai laikyti mūsų sandėlyje Anglijoje iki pirmadienio ryto, tačiau tai kainuoja papildomai. Jei Jums būtinas savaitgalio pristatymas, apie tai reikia pranešti iš anksto, kad galėtume susitarti su vietinėmis komandomis arba užtikrinti, kad gavėjas pasiruošęs priimti prekes ne darbo laiku.

5. Kas yra „Laiko langas“ (Time Window) ir kodėl jis svarbus?

Anglijoje, ypač didžiuosiuose miestuose kaip Londonas, „Laiko langas“ yra ne pasitikėjimo, o būtinybė. Dauguma sandėlių, prekybos centrų (pavyzdžiui, „Tesco“, „Asda“ sandėliai) turi griežtas tvarkas, kada sunkvežimiai gali užvažiuoti į rampą. Jei vairuotojas atvyka 15 minučių vėliau, jam gali būti uždrausta įvažiuoti, ir jis privalo laukti iki kito laiko lango (kartais tai gali būti net kitos dienos).

Mūsų užduotis – suderinti maršrutą taip, kad vairuotojas atvyktų būtent tuo laiku. Tai reikalauja patirties, nes mes turime įvertinti eismo užgulas (ypač M25 apylanką apie Londoną), keltų laiką ir vairuotojo poilsį. Kai užsakote pervežimą, visada klauskite, ar yra nustatytas pristatymo laiko langas, ir jei taip – praneškite mums iš karto. Tai padės išvengti baudų už vėlavimą, kurias Anglijoje mūsų klientams dažnai įskaityčia pačios gavėjų įmonės.

6. Kaip veikia krovinių sekimas realiu laiku, ir kada aš galiu tikėtis atnaujinimų?

Dabar, XXI amžiuje, technologijos leidžia mums matyti, kur yra krovinys, beveik tiksliai. Mūsų sunkvežimiai ir mikroautobusai yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis. Kai kurie sudėtingesniai sistemai netgi leidžia matyti vairuotojo darbo laiką ir kuro lygį.

Kaip klientas, Jums paprastai suteikiame nuorodą arba galite sekti būseną el. paštu / SMS. Praktiškai atrodo taip: kai krovinys išvežiamas, gaunate pranešimą „Krovinys kelyje“. Kai jis pasiekia Anglijos uostą, gaunate pranešimą „Krovinys atvyko į JK“. Ir galiausiai, kai vairuotojas artėja prie paskirties taško, gaunate pranešimą „Pristatymas šiandien tarp 10:00 ir 12:00“.

Svarbu suprasti, kad GPS rodo vietą, bet ne eismo sąlygas. Jei yra didelė spūstis, sistema gali netiksliai numatyti atvykimo laiką. Todėl mūsų dispečeriai stebi situaciją ir, jei reikia, tiesiogiai susisiečia su vairuotoju, kad suteiktų Jums tiksliausią informaciją. Tai tas „žmogiškas faktorius“, kuris leidžia mums pasiekti 99/100 kokybės įvertinimą – mes ne tik pasitikime technologijomis, bet ir jas tikriname.

7. Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa eismo spūstyje arba keltą atšaukia?

Tai vienas dažniausių nerimo šaltinių. Anglijoje, ypač Londono regione, eismo spūstys yra beveik kasdienybė. M25 greitkelis gali užstrigti valandomis. Taip pat ir La Manšo sąsiauryje gali būti blogi oro sąlygos, dėl kurių stabdomi keltai.

Esant tokioms situacijoms, mūsų veiksmas yra aktyvus, ne pasyvus. Mes nedžiūgiame, kaip laikas eina. Dispečeriai ieško alternatyvių maršrutų (jei įmanoma) arba derinasi su gavėju dėl vėlavimo. Jei žinome, kad vairuotojas pavėluos 2 valandas, mes pranešame Jums iš anksto, o ne tada, kai pristatymo laikas jau praėjo.

Jei dėl techninių priežasčių (keltas arba sunkvežimio gedimas) pristatymas atidėjamas dienai ar dviem, mes imamės visų priemonių, kad krovinys būtų saugus. Mūsų partnerių tinkle Anglijoje turime sandėlių, į kuriuos galime laikinai padėti krovinius ir išvežti juos vėliau, kai tik atsiranda galimybė. Tai užtikrina, kad Jūsų prekės nešlubuoja pakeliui ir neatiduodamos į „limbo“ būseną.

8. Ar papildomai apmokestinamas pristatymas naktį ar savaitgaliais?

Taip, standartinės pervežimo kainos paprastai apima pristatymą darbo laiku (pirmadienis – penktadienis, 08:00 – 17:00). Jei reikalingas pristatymas šiais laikais, tai laikoma papildoma paslauga.

Kodėl taip? Vairuotojų darbo užmokestis naktį ir savaitgaliais yra didesnis (pagal tarifinius susitarimus). Be to, sandėlių darbuotojų atvykimas priimti prekes ne darbo laiku taip pat kainuoja. Todėl, jei Jums būtina, kad krovinys atvyktų sekmadienio ryte, reikės tikėtis priedo, kuris gali svyruoti nuo 20 iki 50 proc. pagrindinės pervežimo kainos, priklausomai nuo sudėtingumo.

Visada rekomenduoju klientams apgalvoti, ar naktinis pristatymas iš tikrųjų būtinas. Kartais pigiau ir patogiau laukti iki ryto, nei mokėti didelius priedus. Tačiau jei tai yra kritinė gamybos dalis, kuri sustabdys visą fabriką be jos, tada tas priedas nėra joks svarstymas – jis būtinas išsigelbėjimui.

9. Kokius dokumentus turiu parengti, kad užtikrinčiu greičiausią atvykimą?

Dokumentų paruošimas yra 50 proc. sėkmės. Norint, kad krovinys neužstrigtų sienoje, reikalingi šie pagrindiniai dokumentai: 1. Komercinė sąskaita faktūra (Commercial Invoice): Turi būti anglų kalba, nurodytos tikslios prekės, jų svoriai, vertės ir HS kodai (tarifiniai numeriai). 2. Pakuotės sąrašas (Packing List): Padeda greičiau patikrinti krovinių kiekį ir būklę. 3. EORI numeris: Turi būti tiek siuntėjo (ES), tiek gavėjo (JK). 4. Sutartis su muitinės brokeriu: Mūsų įmonė dažnai tai užtikrina, tačiau jei naudojate savo brokerį, jo duomenys turi būti aiškiai nurodyti.

Jei šie dokumentai atvyksta kartu su kroviniu (o ne prieš tai), tai vėlina pristatymą. Mūsų sistemoje mes tikriname dokumentus dar prieš tai, kai sunkvežimis užvažiuoja pas siuntėją. Jei pastebime klaidų, juos ištaisome iš karto. Toks proaktvus požiūris leidžia išvengti nemalonių staigmenų uoste.

10. Kas yra „Dedikuotas“ (Ekskursinis) pervežimas ir kada jis vertas savo kainos dėl laiko taupymo?

„Dedikuotas“ arba ekskursinis pervežimas reiškia, kad sunkvežimis arba mikroautobusis yra skirtas tik Jums. Jis nekelia kitų krovinių, sustoja tik ten, kur Jūs norite, ir važiuoja tiesiai į paskirties vietą. Tai yra greičiausias būdas pervežti krovinius į Angliją.

Kada jis vertas? Tada, kai: * Krovinys yra skubus (tinka „Just-in-Time“ gamybai). * Prekės yra brangios ar jautrios (reikalingas ypatingas dėmesys). * Norite tiksliai žinoti atvykimo laiką be jokių „kiaurai“.

Taip, tai brangiau (dažnai 2–4 kartus brangiau nei grupinis pervežimas), tačiau Jūs mokate už laiką ir užtikrintumą. Pavyzdžiui, jei gamyklai trūksta dalių, ir kiekviena valanda sustabdymo kainuoja 10 000 eurų, tai papildomi 500 eurų už dedikuotą pervežimą yra niekas palyginti su galima nuostolia. Tokiu atveju patogumas ir greitis viršija kainą.