Užsakomas pervežimas į Jungtinę Karalystę: išvykimo ir atvykimo patogumas be rūpesčių

Įvadas

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau nei du dešimtmečius, sukaupiama ne tik tiek tūkstančių nuvažiuotų kilometrų, bet ir ypatingai daug patirties apie tai, kas klientams iš tiesų svarbu. Dažnai manyčiau, jog svarbiausia yra kaina arba greitis, tačiau metai eina, o situacija rodo kitaip – šiuolaikinis siuntėjas ar verslas vis dažniau prioriteto vietą skiria patogumui. Tai ypač pasakytina apie maršrutus į Jungtinę Karalystę (JK). Nuo „Brexit“ momentas visa logistika šia kryptimi pasikeitė neapgailėtinai – tai nebėra paprasta važiavimas tarp šalių kaip anksčiau, o sudėtingas procesas, reikalaujantis tikslumo, žinių ir, svarbiausia, sklandaus organizavimo.

Kai kalbame apie užsakomą pervežimą į UK, „patogumas“ nėra tik papildomas privalumas ar prabangos atributas. Tai būtinas sąlyginis reikalavimas, leidžiantis klientui užtikrinti, kad jo prekės pasieks paskirties vietą laiku, o pats procesas nežlugdys kasdieninės veiklos. Patogumas čia reiškia visumą: nuo to, kaip lengva susisiekti su vadybininku ir suprasti sąskaitas, iki to, kaip vairuotojas elgiasisi atvykęs į siuntėjo ar gavėjo kiemą. Išvykimo ir atvykimo etapai yra kritiniai taškai, kurie dažniausiai sukelia didžiausią stresą. Šiame straipsnyje, remiantis ilgamete patirtimi, išsamiai aptarsime, kaip sukonfigūruoti pervežimą taip, kad jis taptų ne rūpesčiu, o sklandžia verslo ar asmeninės logistikos dalimi. Mes nagrinėsime ne tik techninius, bet ir psichologinius šio proceso aspektus, kad jūsų nereikėtų galvoti apie logistiką, o galėtumėt skirti dėmesį savo verslui ar asmeniniams reikalams.

Šiuolaikinė logistika į JK reikalauja nuo mūsų, kaip profesionalių tiekėjų, ne tiek „vežti“, kiek „spręsti problemas“. Išvykimas iš Lietuvos (ar kitos ES šalies) turi būti toks, kad klientas neturėtų jo laukti visą dieną, o atvykimas į Angliją – toks, kad gavėjas nebūtų nustebęs dėl papildomų dokumentų ar delsos. Žemiau pateikiamame išsamų DUK (Dažnai Užduodamų Klausimų) skyriuje suformuluosime praktinius atsakymus į rūpimus klausimus, atskleisdami subtilybes, kurios lemia sėkmingą ir patogų pervežimą.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

1. Kas konkrečiai lemia „patogų“ išvykimą, kai užsakau krovinių pervežimą į JK?

Patogus išvykimas prasideda dar prieš atvykstant transportui. Esu matęs tūkstančius situacijų, kai blogai suplanuotas išvykimas sukelia dominos efektą visam maršrutui. Pirma, tai tikslus laiko susitarimas. Profesionali logistika nereiškia, kad vairuotojas atvyksta „tarp 8 ir 12 valandų“ ir laukia. Tai reiškia konkretų laiko langą, kurį suderiname su jūsų grafiku. Antra, tai parengta dokumentacija. Jei vairuotojas atvyksta, o prekės nėra sužymėtos ar trūksta prekių sąrašo (packing list), prarandamas ne tik laikas, bet ir patogumas – jūs turite skubiai rinktis.

Trečia, ir galbūt svarbiausia, yra techninė pasiruošimo vieta. Jei jūsų sandėlyje yra sunkiai įveikiamas posūkis ar aukštas kraštas, mums iš anksto reikia tai žinoti, kad atsiųstume tinkamą automobilį su „liftu“ (hidrauline keltuve) arba su atgaline pakaba. Patogumas čia reiškia tai, kad mūsų vairuotojas ateina pasiruošęs: su rankinėmis kėdėmis, apsauginėmis rūbais, o jei reikia – ir su padėjėju. Mūsų tikslas – jums nereikėti liesti krovinių, jei to nenorite. Visa „fizinė“ dalis turi vykti be jūsų įsikišimo, o jums tiesiog pasirašyti važtaraštį ir užtikrinti, kad krovinių būklė atitinka lūkesčius.

2. Kaip „Brexit“ ir nauji muitinės reikalavimai veikia atvykimo patogumą į Jungtinę Karalystę?

Tai, kas anksčiau buvo paprasta sustojimo punktu, dabar yra sudėtingiausias etapas. „Brexit“ sukūrė papildomą barjerą, kuris gali smarkiai sulėtinti atvykimą, jei viskas nebuvo padaryta teisingai išvykimo metu. Patogumas atvykimo metu dabar priklauso nuo to, ar duomenys buvo perduoti mūsų brokeriui iš anksto. Jei prekybos sutartis (ESL) arba eksporto deklaracija yra užpildyta su klaidomis, krovinių gali tekti laukti uoste arba „Eurotunely“.

Tačiau, kai viskas tvarkoje, patogumas išlieka aukštas. Mūsų klientai neturi stovėti eilėse prie muitinės ar kalbėti su muitininkais. Mūsų vairuotojai yru apmokyti dirbti su „New Computerised Transit System“ (NCTS) ir kitais dokumentais. Mums svarbu, kad gavėjas JK šone nejaustų šio „biurokratinio“ sienos kirčio. Jam turi būti pasakyta tik: „Jūsų krovinyje viskas tvarkoje, galima iškrauti“. Taigi, patogumas šiuo atveju reiškia nematymą – klientas neturi matyti tų sudėtingų procesų, kurie vyksta užkulisiuose. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad visi importo mokesčiai (VAT ir importo rinkliavos) būtų išspręsti iš anksto arba per mūsų partnerius, taip išvengiant nepageidaujamų staigmenų pristatymo metu.

3. Ar galiu pasirinkti konkretų atvykimo laiką į mano adresą Anglijoje, ir ar tai įmanoma užtikrinti?

Absoliučiai taip, ir tai yra vienas iš pagrindinių dalykų, skiriančių mėgėjišką nuo profesionalaus pervežimo. Tačiau turiu būti nuoširdus – reikia suprasti skirtumą tarp „tikslaus laiko“ ir „laiko lango“. Atvykimas į JK priklauso nuo keleto nepriklausomų nuo mūsų veiksnių: keltų arba geležinkelio tunelio grafikų, galimų eilių Doverio uoste arba Folkestone’o, bei transporto srautų kelyje (pvz., M25 arba M6 automagistralėse).

Nors negalime pažadėti, kad atvyksime 12:00 valandą minutės laiku, mes galime pasiūlyti labai patogų sprendimį – „Time Window“ (laiko langą) užtikrinimą. Tai reiškia, kad susideriname su jumis, pvz., nuo 10:00 iki 12:00 ryte. Jei dėl techninių priežasčių vėluojame, mūsų vadybininkas iš karto informuoja gavėją, taip suteikdamas galimybę planuoti savo dieną. Be to, jei atvykimas turi būti ypatingai tikslus (pvz., į gamyklą, kurioje vyksta statiniai darbai), mes galime organizuoti pervežimą taip, kad vairuotojas atvyktų prieš dieną ir lauktų netoli, arba naudoti dviejų vairuotojų komandą, kad būtų išvengta poilsio pertraukų įtakos. Tai brangesnis paslaugos variantas, bet jis užtikrina maksimalų patogumą ir tikslumą.

4. Kaip vyksta krovinių sekimas, ir kiek dažnai galiu gauti informacijos apie savo siuntos padėtį?

Anksčiau, prieš 20 metų, sekimas buvo primityvus – skambinome vairuotojui ir klausėme: „Kur tu esi?“. Šiandien situacija kitokia. Patogumas reiškia informacinę skaidrumą. Mūsų flotilijos automobiliai yra aprūpinti moderniomis GPS sekimo sistemomis, kurios leidžia mums matyti automobilio vietovę realiu laiku.

Klientams mes siūlome kelis lygmenis. Esant poreikiui, galite gauti pranešimą automatiškai, pvz., kai krovinys išvyksta iš sandėlio, kai pasiekia uostą arba kai artinasi prie paskirties taško JK. Tačiau man asmeniškai atrodo, kad optimalus patogumas yra „proaktyvus pranešimas“. Mūsų vadybininkai stebi siuntą ir, jei pastebi, kad gali būti nedidelė delsa (pvz., dėl oro sąlygų Lamanše), jie susisiekia su jumis prieš jums užduodant klausimą „Kur mano siunta?“. Tai sukuria ramybės jausmą. Jums nereikia prisijungti prie sistemų ir tyrinėti žemėlapių – jums tiesiog atsiunčiame trumpą žinutę: „Viskas vyksta pagal planą, atvykime rytoj“. Toks požiūris verčia logistiką pasidaryti nematoma ir neintruzyvią, bet visada kontroliuojamą.

5. Kas nutinka, jei vairuotojas atvyksta į paskirties vietą, o ten nieko nėra arba gavėjas ne pasiruošęs?

Tai viena dažniausių baimių ir kartais problemų, tačiau ją galima išvengti geru planavimu. Jei vis dėlto toki situacija įvyksta, mūsų strategia siekiama maksimaliai sumažinti kliento diskomfortą. Pirmiausia, vairuotojas niekur neišvažiuja be jūsų žinios. Jis susisiekia su mūsų dispčeriu, o šis – su jumis.

Patogumas šioje situacijoje išreiškiamas per lankstumą. Mes žinome, kad versle įvyksta nesklandumų – gavėjas gali vėluoti dėl techninės gedimo ar netikėtų klientų srautų. Jei reikia, mūsų vairuotojas gali laukti tam tikrą laiką (paprastai tai 1–2 valandos nemokamai, vėliau taikomas standartinis laukimo mokestis, bet visada aptariamas individualiai). Jei laukti neįmanoma, mes organizuojame krovinio saugoją artimiausiame mūsų partnerio sandėlyje JK. Tai leidžia išlaisvinti vairuotoją kitoms užduotims, o krovinį pristatyti kitą dieną ar tais laikais, kai gavėjas pasiruošęs. Mūsų tikslas – ne „bausti“ klientą už nešvarumus, o išspręsti problemą taip, kad jis jaustumės saugiai. Jums nereikia skubėti į sandėlį vidurnaktį – mes pasirūpinsime procesu.

6. Kokios yra krovinių pakavimo reikalavimai, kad išvykimas ir atvykimas būtų sklandūs?

Pakavimas yra pusė sėkmės. Per daugelį metų mačiau, kaip netinkamai supakuota prekė sugedžia per 2000 km kelionę dėl vibracijos arba staigių stabdymų. Patogumas išvykimo metu taip pat priklauso nuo to, kiek greitai vairuotojas gali įkrauti krovinį. Jei tai yra prekės ant paletės, jos turi būti sužymėtos ir, svarbiausia, užfiksuotos (pvz., suverstos plėvele). Tai ne tik apsaugo nuo dulkių ir drėgmės (ypač svarbu perkeliant Lamanšą), bet ir užtikrina, kad prekės neišsibarsčio kelionės metu.

Jei vežate „bagažinę“ siuntą (ne paletizuotą), mums svarbu, kad kiekviena dėžė būtų numeruota. Tai leidžia greitai patikrinti, ar viskas yra vietoje išvykstant ir atvykstant, be to, jei reikia iškrauti tik dalį siuntos, tai padaryti paprasčiau. Mes visada rekomenduojame naudoti kokybiškas dėžes. Jei klientas neturi pakavimo medžiagų, mes galime pasiūlyti pakavimo paslaugas prieš išvykimą. Tai sutaupo laiko ir nervų – vairuotojas atvyksta, įkrauta jau paruoštą, tvarkingą siuntą, o ne kraičio rąstą. Toks profesionalumas išvykimo etape garantuoja, kad atvykimo metu gavėjas gaus estetiškai ir techniškai tvarkingą krovinį, kurį lengva priimti.

7. Ar draudimas įeina į kainą, ir kaip tai veikia mano ramybę?

Draudimas yra neatsiejama patogumo dalis, nors dažnai ją painiojama su privalumu. Mano patirtis rodo, kad klientas jaučiasi patogiai tik tada, kai žino, kad blogiausiu atveju jis nenukentės finansiškai. Standartinė tarptautinė konvencija (CMR) apibrėžia atsakomybės ribas, kurios dažnai būna per mažos brangiems kroviniams (pvz., elektronika, baldai, vertybės).

Todėl mes visada pasiūlome galimybę įsigyti „Visapusišką krovinio draudimą“ (All-risk insurance). Tai nėra brangus papildymas prie galutinės sumos, bet jis suteikia 100% ramybės. Jei, pavyzdžiui, kelyje įvyksta avarija arba krovinys apsileidžia iškelto per Lamanšą metu, draudimo bendrovė kompensuoją visą vertę. Be šio draudimo, procesas gali tapti ilgas ir nervuojantis – reikės įrodinėti kaltę ir kovoti dėl nedidelės kompensacijos pagal CMR. Pasirinkę draudimą, jūsų patogumas užtikrinamas tiesioginiu būdu: jei kas nutinka – pinigai grąžinami. Mūsų vaidmuo čia yra padėti parengti reikiamus dokumentus (nuotraukas, važtaraščius) draudimo išmokai gauti kuo greičiau.

8. Kuo skiriasi grupinis pervežimas (groupage) nuo pilno automobilio (FTL) atžvilgiu patogumo?

Tai esminis pasirinkimas, kurį klientai dažnai daro pagal kainą, bet turėtų pagal patogumą. Grupinis pervežimas, kai jūsų krovinys važiuoja su kitų klientų siuntomis viename automobilyje, yra pigesnis, bet mažiau patogiu laiko atžvilgiu. Čia mes negalime garantuoti tikslios išvykimo dienos – reikia laukti, kol automobilis užsipilda. Taip pat atvykimas gali šiek tiek vėluoti, nes reikia nuvažiuoti prie kitų gavėjų.

Pilno automobilio (Full Truck Load) užsakymas yra aukščiausio patogumo lygis. Jums nereikia derinti su kitais. Automobilis atvyksta pagal jūsų užsakymą, veža tik jūsų krovinius ir važiuoja tiesiai į paskirties vietą be sustojimų (išskyrus techninius reikalavimus vairuotojams). Jei jūsų krovinys yra jautrus laikui arba reikalauja ypatingo elgesio (pvz., šaldymas, brangios prekės), FTL yra vienintelis pasirinkimas norint išlaikyti aukštą aptarnavimo standartą. Mes stengiamės grupiniuose pervežimuose taip pat užtikrinti maksimalų patogumą, pranešant apie planuojamus išvykimo laikus, tačiau FTL visada lieka „VIP“ paslauga logistikoje.

9. Kokius dokumentus turiu paruošti, kad išvengčiau problemų išvykimo ir atvykimo metu?

Dokumentų tvarka yra logistikoos „kraujas“. Esu matęs, kaip trūkstamas vienas parašas sustabdo tonažinius automobilius. Pagrindinis dalykas, reikalingas pervežimui į JK, yra tinkamai užpildyta prekių sąskaita-faktūra (Commercial Invoice) ir prekių pakavimo sąrašas (Packing List). Šie dokumentai turi būti ne tik lietuviškai, bet ir angliškai (arba dvikalbiai), nes JK muitinės pareigūnai dirba anglų kalba.

Patogumas čia suformuluojamas taip: mes, kaip pervežėjai, galime padėti suformuoti šiuos dokumentus, jei pateikiate duomenis. Tačiau jei tai darote patys, būtinai nurodykite tikslų svorį (bruto ir neto), prekių kodus (HS kodus – tai labai padeda greičiaui įveikti muitinę), prekių vertę ir tikslią aprašymą. Jei dokumentuose nurodytas „Baldai“, tai kelia abejones. Jei nurodyta „Minkštas kampinis sofa, medinis rėmas, tamsiai pilkos spalvos“, muitinės procesas vyksta akimirksniu. Taip pat svarbu turėti galiojantį EORI numerį (jei verslas) arba asmens kodą (jei fizinis asmuo). Paruošę šiuos dalykus iš anksto, jūsų išvykimas truks 15 minučių, o ne dvi valandas.

10. Kodėl verta rinktis patirtį turintį pervežėją, o ne bandyti organizuoti transportą savarankiškai?

Galiausiai, svarbiausias patogumo elementas yra tai, kad jums nereikia būti ekspertu logistikoje. Mano 20 metų patirtis sako, kad bandymas sutaupyti pervežėjo paslaugų ir bandymas dirbti tiesiogiai su vairuotoju arba atsitiktiniais brokeriais dažnai baigiasi didesnėmis išlaidomis ir nervais.