Reguliarūs reisai iš Anglijos užsakymas per kelias minutes: Kaip sutaupyti laiką ir nervus

Dirbant logistikos srityje daugiau nei dvi dešimtis metų, turėjau galimybę stebėti, kaip pasaulis ir prekybos ryšiai keitėsi nuo paprastų telefono skambučių ir faksų iki momentinių duomenų srautų. Vienas dalykas vis tiek išlieka nepakitęs: laikas yra brangiausia valiuta, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus. Anglija (arba, tiksliau sakant, Jungtinė Karalystė) visada buvo vienas pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, tačiau po „Brexit“ procesų ir pasikeitusios muitinės situacijos, daugelis verslininkų ir privačių asmenų pradėjo jausti didesnę įtampą. Dažnai atrodo, kad krovinių gabenimas iš šalies, kuri yra atskirta jūra, turi būti sudėtingas, ilgas ir brangus procesas.

Tačiau šiandieninė realybė visiškai kitokia. Modernios logistikos technologijos ir suplanuota (t. y. reguliari) transporto sistema leidžia užsisakyti reisą iš Anglijos per kelias minutes. Tai ne reklaminis šūkis, o standartinė praktika, kurią taiko patikimos transporto kompanijos. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip visa sistema veikia „po gaubtu“, ir kodėl jums nereikia būti logistikos ekspertu, kad sėkmingai gautumėte savo siuntas iš Didžiosios Britanijos. Suprasdami procesą, galėsite ne tik sutaupyti valandas, bet ir išvengti nereikalingų rūpesčių bei nesusipratimų muitinėje.

Svarbu suprasti, kad „reguliarūs reisai“ – tai ne tik tuščiai važiuojančiai vilkikai, ieškantys atsitiktinio krovinio. Tai sudėtinga, gerai sutaisyta mechanika, kurioje kiekvienas krovinys turi savo vietą, o kiekviena minute yra suplanuota. Toliau aptarsime dažniausiai užduodamus klausimus, kurius gaudau iš klientų per savo karjerą, ir atsakysime į juos taip, kad jums būtų kuo paprasčiau orientuotis.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kas yra reguliarūs reisai ir kaip jie skiriasi nuo užsakomojo transporto?

Reguliarūs reisai, dažnai vadinami „linijiniais“ arba „part load“ (dalinio krovinio) reisais, yra suplanuoti maršrutai, kuriais vilkikai važiuoja pagal tvarkaraštį, nepriklausomai nuo to, ar vilkikas yra pilnai užpildytas, ar ne. Įsivaizduokite tai kaip autobusą, kuris važiuoja iš Vilniaus į Londoną tam tikromis dienomis ir valandomis. Jis nekeliauja tik tada, kai jums reikia, bet jis turi vietos jums.

Užsakomasis transportas („full load“ arba ekspedicinė transporto priemonė) yra vilkikas, kuris yra nuomojamas arba siunčiamas specialiai jūsų užsakymui įvykdyti. Jei turite 22 europaletų krovinių, reikalingas pilnas vilkikas. Tačiau jei perkate parduotuvės inventorių iš Anglijos, kuris užima tik 4-5 vietas, užsakomasis vilkikas būtų neproporcingai brangus sprendimas.

Reguliarūs reisai leidžia sumokėti tik už užimamą vietą. Vilkikas surenka (konsoliduoja) krovinius iš dešimčių skirtingų siuntėjų vienoje šalyje ir juos atveža į vieną paskirstymo centrą kitoje šalyje. Mano patirtis rodo, kad apie 80 proc. smulkių ir vidutinių įmonių bei privačių asmenų poreikių idealiai tenkina būtent reguliarūs reisai. Tai užtikrina pastovumą – žinote, kad reisas vyksta kiekvieną antradienį ir penktadienį, todėl galite planuoti savo sandėliavimą ar parduotuvės atsargas.

2. Kaip įmanoma užsisakyti pervežimą per kelias minutes? Ar tai saugu?

Kadaise, prieš dvidešimt metų, užsakymas užtrukdavo dieną. Reikėjo išsiųsti užklausą, laukti, kol vadybininkas susisieks su vairuotoju, patikrins vietą, paskaičiuos kainą ir atsiųs komercinį pasiūlymą faksu ar el. paštu. Šiandien procesas yra automatizuotas.

Užsisakyti pervežimą per kelias minutes įmanoma dėl modernių internetinių platformų ir pažangios programinės įrangos. Klientas tiesiog įveda duomenis apie krovinių kiekį (pvz., 2 europaletes), išsiuntimo ir pristatymo adresus, ir sistema nedelsiant parodo galutinę kainą bei galimybes. Tai saugu, nes šios sistemos yra integruotos su realiu laiku. Kai matote kainą, ji jau yra patvirtinta ir vietos yra rezervuojamos automatiškai.

Saugumo klausimas labai svarbus. Profesionalios transporto kompanijos naudoja saugius duomenų perdavimo kanalus (SSL šifravimą), o be to, kiekvienas užsakymas yra patvirtinamas unikaliu numeriu. Taigi, „kelios minutės“ nereiškia „nerūpestingai“. Tai reiškia, kad technologijos atlieka tą darbą, kurį anksčiau darė vadybininkas rankiniu būdu, tik daug greičiau ir be žmogiškųjų klaidų, susijusių su duomenų perdavimu.

3. Kokius duomenis reikia tur�ti rankose norint greitai užsakyti reisą?

Norint, kad procesas užtruktų tik kelias minutes, būtina pasiruošti. Nereikia jokių sudėtingų dokumentų iš anksto, bet pagrindinė informacija turi būti tiksliai. Pirmiausia, tai krovinio matmenys ir svoris. Anglijoje dažnai naudojami „keliai“ (pallets), tačiau mums svarbu žinoti, ar tai standartinė europalė (120x80 cm), ar didesnė (120x100 cm). Taip pat būtina nurodyti aukštį – ar tai standartinis 100 cm aukščio krovinių rėmas, ar tai aukštesnė siunta (pvz., 150-180 cm).

Antra, tiksliai surašyti adresai. Anglijoje adresavimo sistema specifinė – labai svarbi pašto kodas (postcode). Jei nurodysite tik miestą (pvz., „Londonas“), sistema negalės tiksliai apskaičiuoti kainos, nes atstumas tarp Londono pakrautuvų gali skirtis šimtais kilometrų. Taip pat būtinas gavėjo telefono numeris ir kontaktinis asmuo Lietuvoje.

Trečia, prekių pavadinimas. Nereikia išsamios prekių sąrašo su serijiniais numeriais (išskyrus pavojingas krovinius), bet reikia tiksliai apibūdinti, kas yra pervežiama (pvz., „Drabužiai“, „Buitinė technika“, „Maisto papildai“). Tai lemia ne tik kainą, bet ir muitinės reikalavimus. Turėdami šiuos tris dalykus, užsakymą galite įvykdyti per 3–5 minutes.

4. Ar „Brexit“ paveikė greitą užsakymo procesą ir ką reikia žinoti apie dokumentus?

„Brexit“ sukėlė daug baimių, tačiau profesionalios logistikos kompanijos šią situaciją adaptavo. Užsakymo procesas pacientui išliko toks pat greitas – jūs vis tiek užpildote formą internete ir gaunate kainą. Tačiau paslėptas darbas vyksta „fone“. Dabar, norint greitai įvežti prekes iš Anglijos, būtina turėti teisingus muitinės dokumentus: EORI numerį, komercinę sąskaitą-faktūrą ir jei reikia – transporto dokumentą (CMR).

Gera žinia ta, kad daugelis šiuolaikinių sistemų, kurios leidžia užsakyti reisą per minutes, jau turi integruotus patikrinimus. Pavyzdžiui, jei užsakote pervežimą, sistema gali automatiškai klausti ar turite EORI kodą, ar reikia mums padėti su muitinės deklaravimo paslaugomis. Tai taip pat greitina procesą – klientas nenuvažiuoja į muitinę ir nestovi eilėse, o viskas aptariama ir sprendžiama elektroniniu būdu.

Svarbu prisiminti: dokumentų parengimas – tai ne tas pats dalykas, kas paties reiso užsakymas. Reiso užsakymas trunka minutes, o dokumentus reikia paruošti iš anksto (sąskaitos-faktūros iš Anglijos tiekėjo). Jei dokumentai tvarkingi, siunta praeina per „žaliąją juostą“ (greitasis muitinės kontrolės koridorius) be stabdymų. Taigi, „Brexit“ neapletojo paties užsakymo greičio, tačiau reikalauja geresnio pasiruošimo dokumentais.

5. Kaip susiformuoja kaina ir kodėl ji gali skirtis priklausomai nuo dienos?

Kaina formuojasi remiantis keliais pagrindiniais veiksniais: užimama vieta (kiek europalečių), atstumas (nuo siuntėjo iki mūsų bazės Anglijoje ir nuo mūsų bazės Lietuvoje iki gavėjo), degalų kaina ir rinkos paklausa. Reguliarūs reisai leidžia užtikrinti stabilesnes kainas nei užsakomasis transportas, nes rizika yra paskirstoma tarp visų klientų.

Kodėl kaina gali skirtis? Pirmiausia, vietos Anglijoje. Jei reikia paimti krovinią iš atokios vietovės Škotijos ar Velse (t. y. „užželdinta“ zona), kaina gali būti didesnė dėl papildomo atstumo, kurį vilkikas turi nuvažiuoti tuščias grįžtant arba paimant krovinius. Antra, savaitės diena. Jei užsakydate paskutinę minutę prieš išvykimą (pavyzdžiui, ketvirtadienio vakarą, kai reisas penktadienį), kaina gali būti aukštesnė dėl „paskutinės minutės“ priedo, nes vietos gali būti ribotos.

Tačiau dažniausiai, kai užsakykite savo reisą internetu per kelias minutes, sistema parodo standartinę, rinkos vidutines kainą. Mano patarimas: jei galite, planuokite išsiuntimą anksčiau. Nors ir galima užsakyti greitai, ankstesnis užsakymas (pvz., 2-3 dienos iki išvykimo) dažnai užtikrina ne tik geriausią kainą, bet ir garantuotą vietą reise, ypač švenčių ar atostogų laikotarpiais.

6. Kas nutinka, jei mano krovinys netelpa į standartinę vietą?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų. Klientas užsako 1 vietą internete, o paskui paaiškėja, kad jis siunčia ilgas grindų lentas, kurios išties užima 2 ar 3 standartines vietas, arba siunta yra per sunki (viršija 1000 kg vienai vietai). Tokiu atveju sistema, leidžianti užsakyti reisą per minutes, turi būti lanksti.

Kai įvedate duomenis, paprastai yra laukas „papildoma informacija“ arba galimybė pasirinkti „nestandartinį krovinių“. Jei pastebite, kad jūsų krovinys yra nestandartinis, geriau viena minute paskambinti konsultantui arba parašyti komentarą. Profesionali kompanija patikrins duomenis ir, jei reikia, pakeis užsakymą.

Jei krovinys netelpa, vairuotojas arba sandėlio darbuotojas Anglijoje susisieks ir praneš apie galimybę pristatyti. Niekada nepaliekame kliento be žinios. Tačiau, kad išvengtumėte papildomų sąnaudų ir vėlavimų, labai svarbu tiksliai įvertinti savo krovinio dydį dar prieš užsakymą. Jei abejojate, geriau pasirinkti didesnę vietą arba paklausti eksperto patarimo – dauguma kompanijų konsultuoja nemokamai.

7. Kaip aš galiu sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku?

Anksčiau tekdavo girdėti: „Mano krovinys dingęs“, „Jis važiuoja jau savaitę“. Šiandien tokios situacijos yra nepriimtinos. Užsakius reguliarų reisą, net jei tai padarėte per kelias minutes internetu, jums nedelsiant išsiunčiamas sekimo numeris (tracking ID).

Naudojant GPS sekimo sistemas, galite matyti, kur yra jūsų siunta. Ar ji jau paimta iš Anglijos sandėlio? Ar ji persikrauna ant kito vilkiko Lietuvoje (t. y. ar atvyko į paskirstymo centrą)? Ar ji jau išvykusi pristatymui? Ši skaidrumo lygis suteikia ramybės.

Be to, daugelis sistemų siunčia automatiškus pranešimus el. paštu ar SMS žinutes. Pavyzdžiui, „Jūsų krovinys buvo paimtas“, „Krovinys atvyko į terminalą Vilniuje“. Tai leidžia jums nebegaišti laiko skambinant vadybininkui ir klausti „kur mano siunta“. Visą informaciją matote savo telefone ar kompiuteryje. Tai yra standartas, kurį turi teikti kiekviena savo vardo vertinti kompanija.

8. Kokias prekes draudžiama vežti reguliariais reisais?

Reguliarieji reisai yra universalūs, tačiau yra apribojimų, susijusių saugumu ir teisiniu reglamentavimu. Draudžiama vežti pavojingas krovinius (ADR), tokius kaip sprogmenys, degios medžiagos, ašarines dujas, jei vilkikas nėra specialiai pritaikytas ir vairuotojas neturi atitinkamų licencijų. Taip pat nerekomenduojama vežti gyvūnų (išskyrus naminius gyvūnus specialiomis būdais) ir labai smulkmenų, kurios gali būti pažeistos per krovinio tvarkymą (pvz., stiklinės vazos be specialios pakuotės).

Taip pat reikia atsargiai elgtis su maisto produktais, jei jie yra gyvūninės kilmės (mėsa, sūris) ar reikalauja specialių temperatūros režimų. Įprastuose vilkikuose nėra šaldymo įrangos. Jei prekės yra labai brangios (pvz., auksas, brangūs dirbiniai), būtina tai nurodyti iš anksto, kad būtų užtikrinta papildoma apsauga arba draudimas.

Viską, kas yra įprasta prekyboje – baldai, technika, drabužiai, statybinės medžiagos, automobilių dalys, maisto papildai (ne gyvūninės kilmės) – galima vežti reguliariais reisais be jokių problemų. Jei abejojate dėl savo prekės, visada klauskite – užtrunka tik minutę patikrinti, bet sutaupote valandas problemų sprendimai vėliau.

9. Kas atsitinka, jei prekės sugenda ar dingsta pervežimo metu?

Tai nemalonus klausimas, bet būtinas. Dirbdamas logistikoje, mačiau viską. Nors statistiškai reguliariuose reisuose incidentai vyksta retai (dėl profesionalaus krovinio tvarkymo ir fiksavimo), rizika visada egzistuoja. Čia įsijungia draudimas.

Pagal tarptautines konvencijas (CMR), transporto įmonė yra atsakinga už krovinį nuo momento, kai jį priima, iki momento, kai jį perduoda gavėjui. Standartinis atsakomybės limitas yra apribotas (pvz., 8,33 SDR vienam kilogramui), tačiau patikimos kompanijos siūlo galimybę įsigyti papildomo draudimo („viso rizika“ draudimas), kuris padengia visą prekių vertę.

Jei pastebite žalą priimant prekes, būtina sukurti defektų aktą (protokolą) kartu su vairuotoju arba kurjeriu, nufotografuoti pažeidimus ir nedelsiant pranešti logistikos kompanijai. Jei tai padarysite tinkamai, kompensacija bus išmokėta greitai. Mano patirtis rodo, kad dažniausia problema yra ne ta, kad prekės sugenda, o tai, kad klientai nepažymi žalos priėmimo metu. Todėl visada patariu: tikrinkite savo siuntas atidžiai, net jei vairuotojas skuba.

10. Kaip pasirinkti patikimą partnerį, jei užsakau internetu?

Kadangi užsakymas užtrunka tik kelias minutes ir jūs netiesiogiai matote žmogų, kuris aptarnauja, pasitikėjimas tampa pagrindiniu kriterijumi. Kaip 20 metų veteranas patariu: atkreipkite dėmesį ne tik į mažiausią kainą. Per maža kaina gali reikšti, kad kompanija taupo ant vairuotojų, draudimo ar techninės priežiūros.

Žiūrėkite į kompanijos istoriją, atsiliepimus (pvz., Google Maps, Facebook) ir, svarbiausia, ar jie turi aiškiai pateiktą kontaktinį telefoną bei adresą. Jei kyla problema, jums turi būti su kuo kalbėtis, o ne tik rašyti el. laiškus į „nąšą“. Taip pat patikrinkite, ar kompanija teikia sutartis (jei esate juridinis asmuo) ir ar jų svetainėje pateikiami aiškūs taisyklės.

Pasitikėjimas statomas per štampus. Pirmas užsakymas gali būti mažas – išbandykite sistemą. Pažiūrėkite, kaip greitai atsako į klausimus, kaip atrodo dokumentai, ar pristatymas vyksta laiku. Jei pirmas kartas praeiti sklandžiai, galite drąsiai planuoti didesnius pervežimus. Technologijos leidžia užsakyti greitai, bet reputacija uždirbama lėtai – per metus ir dešimtmečius. Pasirinkite tuos, kurie šioje rinkoje išbūna ilgai.

Išvada

Apibendrinant, reguliarūs reisai iš Anglijos užsakymas per kelias minutes nėra fantastika, o efektyvi logistikos realybė.