Reguliaraus išvykimo tvarkaraštis į Angliją: Visas Gidas Klientams

Per daugiau nei dvidešimt metų dirbdamas tarptautinių krovinių pervežimo srityje, mačiau, kaip pasaulis ir logistika keitėsi neapžiūrimai. Vienas dalykas vis tiek liko nepakitęs – klientų poreikis stabilumo ir tikrumo. Ypač kalbant apie maršrutus į Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ ir pasikeitus muitinės taisyklėms, Anglija nebebe toli pati savimi, o reguliaraus išvykimo tvarkaraštis tapo ne tik patogumo, bet ir verslo išgyvenimo klausimas.

Šiame straipsnyje nepasakosiu jums sausų faktų iš vadovėlių. Pasidalinsiu tuo, kas veikia praktikoje. Kaip suformuojamas tvarkaraštis, kodėl jis kartais „slysta“ ir, kas svarbiausia, kaip jums, kaip klientui, šią sistemą naudoti savo naudai. Suprasdami logistikos pulsą, galėsite geriau planuoti savo sandėlius, pardavimus ir lūkesčius.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje sekcijoje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos man klientai užduoda per savo praktiką. Atsakymai į juus padės jums suprasti ne tik tai, kada sunkvežimis išvyksta, bet ir kodėl tai vyksta būtent taip.

1. Kas tiksliai yra reguliaraus išvykimo tvarkaraštis ir kodėl jis svarbesnis nei kada nors?

Reguliarus tvarkaraštis logistikoje – tai ne tiesiog gražus žodis svetainėje. Tai įsipareigojimas, kurį keleivis ar pervežėjas duoda savo partneriui. Esu dirbęs įmonėse, kurios skraidindavo „kaip į peilį“ – išvykdavo, kai susikaupdavo pilnas vilkikas. Tai veikia mažoms firmoms, bet dideliam verslui to negalima leisti.

Reguliarus tvarkaraštis reiškia, kad, pavyzdžiui, kiekvieną antradienį ir penktadienį naktį iš Vilniaus ar Klaipėdos išvyksta fiksuotas sunkvežimis į Angliją. Tai leidžia jums planuoti savo gamybą ir tiekimą. Jūs žinote, kad jei prekės bus paruoštos pirmadienio vakare, jos tikrai pasieks pirkėją Londone ar Birmingeme iki penktadienio. Be šio reguliarumo, atsiranda „neapibrėžtumo zona“ – sandėliuose kaupiasi per didelės atsargos „kiek nutinka“, o tai užšaldžia kapitalą. Stabilumas – tai pinigai.

2. Kaip dažnai įprasta vykti į Angliją iš Lietuvos?

Rinkoje egzistuoja du pagrindiniai modeliai. Pirmasis – tai dalinių krovinių (groupage) tvarkaraštis. Čia dažniausiai kalbame apie 2–3 išvykimus per savaitę. Pavyzdžiui, antradieniais, ketvirtadieniais ir šeštadieniais. Tai leidžia surinkti krovinius iš daugelio mažesnių siuntėjų ir nuvežti juos į vieną didelį sandėlį Anglije, iš kur jie paskirstomi toliau.

Antrasis modelis – visas krovininis (FTL – Full Truck Load). Čia tvarkaraštis yra lankstesnis, tačiau patikimesnis. Jei jums reikia nuvežti 33 europalletes (pilną vilkiką), mes išvykstame tada, kai jums reikia, dažnai netgi tą pačią dieną arba kitą rytą. Tačiau ilgalaikiai partneriai dažnai užsako „langus“ – pavyzdžiui, vieną vilkiką kiekvieną pirmadienį ryte. Tai leidžia gauti geriausias kainas ir garantuoti vietą.

3. Kiek trunka kelionė ir kaip tai įtakoja tvarkaraštį?

Daugelis klientų galvoja, kad nuo Vilniaus iki Londono yra kaip nuo Vilniaus iki Varšuvos – tiesiog važiuoji. Tačiau praktikoje tai apie 1800–2000 kilometrų viena kryptimi. Sunkvežimis, važiuodamas legaliais greičiais ir laikydamasis vairuotojo poilsio režimo (taisyklės yra griežtos: 4,5 valandos vairavimo, 45 min. poilsis ir t.t.), šį atstumą įveikia maždaug per 48–60 valandas.

Tai reiškia, jei mūsų tvarkaraštis sako, kad išvykstame antradienį, Anglijoje (prie sandėlio durų) mes būname ketvirtadienio vakare arba penktadienio ryte. Reikia atsižvelgti ir į keltų (Eurotunnelio arba keltų per Lamanšą) laukimo laiką. Nors šiuo metu bilietus dažnai užsakome iš anksto su fiksuotu laiku, eilės į muitinę (ypač po „Brexit“) gali pridėti 2–4 valandas, o kartais ir daugiau. Todėl, skelbdami tvarkaraštį, visuomet paliekame nedidelę laiko rezervą – geriau pristatyti dieną anksčiau nei vėluoti.

4. Kaip „Brexit“ pakeitė tvarkaraščių logistiką?

Tai, kas anksčiau buvo paprasta – užkelti krovinius į vilkiką ir važiuoti – dabar reikalauja papildomo laiko. Po 2021 m. sausio 1 d. kiekvienas krovinys turi praeiti išvykimo muitinę Lietuvoje (arba paskutinėje ES šalyje) ir atvykimo muitinę Anglijoje.

Tai reiškia, kad mūsų tvarkaraščiuose atsirado naujas etapas – dokumentų paruošimas ir pateikimas. Anksčiau vairuotojas galėjo važiuoti be sustojimų. Dabar, jei dokumentai (EXS deklaracija, vadinamasis „Exit Summary Declaration“) pateikiami netiksliai, vilkikas gali būti sulaikomas pasienio punkte. Tai gali sužlugdyti net geriausiai suplanuotą tvarkaraštį. Todėl dabar rekomenduojama klientams pateikti visus komercinius dokumentus (faktūras, pakavimo sąrašus) ne vėliau kaip 24 valandos iki išvykimo. Tai ne mūsų kaprizas, o būtinybė, kad tvarkaraštis neitų į šonus.

5. Ar galiu siųsti dalinį krovinius (groupage) ir kaip tai veikia?

Tai vienas populiariausių klausimų mažesnių verslų atstovų. Taip, galite. Dalinis krovinys (kai jūsų prekės užima tik dalį vilkiko) yra puikus būdas sutaupyti. Kaip tai veikia tvarkaraščio atžvilgiu?

Tarkime, mūsų tvarkaraštis – išvykimas į Angliją kiekvieną ketvirtadienį. Visą savaitę (nuo penktadienio iki ketvirtadienio ryto) mes renkame krovinius iš įvairių Lietuvos (ir net Latvijos ar Estijos) klientų. Vilkikas važinėja po maršrutą, surenka „mozaiką“. Kai vilkikas užpildomas (arba pasiekiamas ribinis svoris/taškų skaičius), jis važiuoja į pagrindinį surinkimo centrą, iš kurio išvyksta pagal tvarkaraštį.

Svarbiausia klientams čia yra terminai. Jei norite, kad jūsų krovinys patektų į ketvirtadienio išvykimą, jis turi būti paruoštas paėmimui paprastai iki antradienio arba trečiadienio dienos. Vėlai atvykęs krovinys gali „praleisti“ savo autobusą ir laukti kitos savaitės. Planuokite savo siuntimas bent 2–3 dienas iki planuojamo išvykimo.

6. Kas nutinka, jei vilkikas užstringa kelyje arba sulaužo?

Niekas nėra apsaugotas nuo techninių gedimų arba avarijų. Per 20 metų mačiau viską – nuo prapūtusių padangų Vokietijos autobane iki sunkvežimių, užstrigusių sniego audrose. Kaip tai veikia tvarkaraštį?

Jei įvyksta incidentas, veikia prevencinės priemonės. Didelės transporto kompanijos turi techninę pagalbą kelyje 24/7. Jei gedimas nėra didelis (pakeičiama ratlankis, papildoma degalų), tvarkaraštis gali šiek tiek paslysti, bet klientas to nepastebės. Tačiau jei vilkikas negali važiuoti (pvz., variklio gedimas), aktyvuojamas „Planas B“.

Esu patyręs ekspertas, todėl sakysiu tiesiai: geriausios kompanijos turi rezervinius vilkikus arba partnerių tinklą, kuris gali perimti krovinius. Jūsų siunta gali būti perkrauta į kitą vilkiką. Tai gali trukti 12–24 valandas, tačiau mūsų tikslas – pristatyti krovinių net ir esant nepageidaujamiems aplinkybėms. Klientas visada gauna pranešimą apie vėlavimą – tylėti šioje situacijoje yra blogiausia strategija.

7. Kaip susiformuoja kaina ir ar ji priklauso nuo tvarkaraščio?

Kainos formavimas – tai sudėtinga lygtis. Reguliarus tvarkaraštis leidžia mums užtikrinti stabilesnes kainas nei „vienkartiniai“ reisai. Kodėl? Todėl, kad mes žinome, kad vilkikas grįš tuščias arba su kroviniu – mes užtikriname cikliškumą.

Tačiau kaina priklauso ir nuo sezono. Pavyzdžiui, prieš Kalėdas arba Naujus metus paklausa šuoliais didėja. Tada tvarkaraščiai gali būti „tankinami“ – siunčiami papildomi vilkikai. Taip pat įtakos turi kuro kainos (jei benzinas brangsta, pridedamas degalų priedas) ir keltų bilietų kainos, kurios taip pat svyruoja priklausomai nuo sezono.

Jei dirbate pagal ilgalaikę sutartį (pavyzdžiui, fiksuotas kiekis vietų kiekvieną savaitę), galite derėtis dėl fiksuotos kainos, kuri nesikeis keletui mėnesių. Tai yra vienas didžiausių privalumų, suteikiamų nuolatinio tvarkaraščio klientams.

8. Kokius dokumentus turiu parengti, kad mano krovinys išvyktų laiku?

Dokumentų tvarka po „Brexit“ tapo griežtesnė. Norint, kad krovinys išvyktų pagal tvarkaraštį be vėlavimų, būtina turėti: 1. Prekių faktūrą (Commercial Invoice) – turi būti nurodyta tikslioji prekių vertė, svoriai, prekių kodai (HS kodai – tai labai svarbu muitinės deklaravimui). 2. Pakavimo sąrašą (Packing List) – padeda greičiau patikrinti krovinius. 3. Muitinės deklaraciją (jei reikalinga) – dažniausiai ją užrašo brokeris, bet klientas turi pateikti duomenis.

Jeigu dokumentuose yra klaidų (pvz., svorio neatitikimas ar neteisingi kodai), Anglijos muitinė gali sustabdyti krovinį patikrinimui. Tai ne tik sukelia vėlavimą (gali būti sustabdyta 24–48 valandoms), bet ir papildomų išlaidų (saugojimas sandėlyje, baudos). Todėl patarimas: patikrinkite dokumentus du kartus prieš mums juos atsiunčiant.

9. Ar galima sekti krovinių judėjimą realiu laiku?

Anksčiau, prieš 20 metų, tekdavo skambinti vairuotojui į telefoną (jei jis atsiliepdavo) ir klausti, kur jis yra. Dabar situacija kitokia.

Moderni logistika naudoja GPS stebėjimo sistemas. Kaip klientas, jūs gaunate nuorodą (prieigos raktą) prie sistemos, kurioje matote savo vilkiko padėtį žemėlapyje realiu laiku. Matote, kada jis išvyko iš Lietuvos, kada perėjo sieną, kada užlipo ant keltų Kalėje ir kada atvyko į paskirties tašką.

Be to, geros sistemos automatiškai siunčia pranešimus el. paštu arba SMS. Pavyzdžiui: „Jūsų krovinys buvo pristatytas į sandėlį Birmingeme 14:30“. Tai suteikia pilną kontrolę ir ramybę – jums nereikia spėlioti, ar jau važiuoja, ar ne.

10. Kuo skiriasi pristatymas į „duris“ (Door-to-Door) nuo pristatymo į terminalą?

Tai esminis dalykas planuojant tvarkaraštį ir savo darbus sandėlyje.

• Door-to-Door (Duris-į-duris): Vilkikas atvažiuoja tiesiai į jūsų sandėlį Lietuvoje, pakrauna ir važiuoja tiesiai į jūsų pirkėjo sandėlį Anglijoje. Tai patogiausias variantas, bet ir brangesnis. Tvarkaraštis čia priklauso nuo to, kiek yra pirkėjų. Jei jūsų krovinys mažas (1–3 europalletės), gali tekti laukti, kol vilkikas apvažiuos po kitus klientus Anglijoje.
• Terminal-to-Terminal arba „Iškrovimas Anglijos sandėlyje“: Čia tvarkaraštis yra griežtesnis. Vilkikas atvyksta į mūsų partnerio sandėlį Anglijoje (pavyzdžiui, šiaurės Londono arkoje). Ten krovinys iškraunamas, peržymimas ir tuomet arba jį pasiima jūsų pirkėjas savo transportu, arba mes išsiunčiame vietinį kurjerą (pvz., „Palletways“ ar panašų). Šis metodas dažniausiai naudojamas daliniams kroviniams, kadangi taip išvengiame vilkiko „važinėjimo po Angliją miškuose“ ir taupome laiką.

Renkantis šį variantą, svarbu suprasti, galutinio pristatymo iki pirkėjo durų laikas gali skirtis 1–2 dienas nuo vilkiko atvykimo į Angliją.

Išvada

Reguliaraus išvykimo tvarkaraštis į Angliją – tai ne tik datos ir laikai lentelėje. Tai sudėtingas mechanizmas, kurį sukuria daugiau nei dvidešimt metų patirtis, technologijos ir griežtų taisyklių paisymas. Esu matęs, kaip blogai suplanuotas tvarkaraštis gali sugriauti kliento verslo ryšius su užsieniu, ir kaip, priešingai, patikimas pervežimas leidžia verslui augti.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia išsinešti iš šio straipsnio, yra planavimas ir dokumentų tvarka. Pasaulis po „Brexit“ tapo sudėtingesnis, bet su tinkamu partneriu jis tampa valdomas. Nenuokslūs dokumentai ar vėlavimas parengiant krovinius – tai pagrindinės priežastys, kodėl tvarkaraščiai gali sulūžti.

Jei planuojate savo siuntą, pasitarkite su logistika iš anksto. Naudokitės galimybe sekti krovinius ir klauskite, jei kas nors neaišku. Logistika – tai komandinis darbas, o sėkmė priklauso ne tik nuo vairuotojo, bet ir nuo to, kaip gerai jūs, kaip klientas, pasiruošęs šiai kelionei. Stabilumas ir skaidrumas – tai tai, ką galiu pasiūlyti kaip ekspertas, ir tai, kas padės jums užtikrinti, kad jūsų prekės visada pasieks tikslą laiku.