Paprastas kelionės užsakymas ir greitas patvirtinimas internetu: Vadovas efektyviam vežimui

Per pastaruosius dvidešimt metų tarptautinių pervežimų pasaulis pasikeitė neatpažįstamai. Buvę laikai, kai reikėjo skambinti į penkias skirtingas ekspeditorių biurus, siųsti faksus ir laukti dienomis, kol gausite brėžinį su kaina, jau praėjo. Šiandien technologijos leidžia tvarkyti logistiką taip pat paprastai, kaip užsakyti taksi arba pirkti bilietus į koncertą. Tačiau paprastumas vartotojo akims dažnai slepia didžiulį sudėtingumą „po gaubtu“. Kaip logistikos ekspertas, kuris šioje srityje įsisukęs dar nuo tada, kai mobilieji telefonai buvo prabangos daiktas, galiu pasakyti viena: „paprastumas“ internetu – tai ne mažiau kruopštus darbas, tik jis atliekama greičiau ir automatizučiau.

Šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip šiuolaikinės sistemos leidžia užsakyti keliones ir gauti patvirtinimą per kelias minutes, kokią informaciją reikia pateikti, kad procesas neužstrigtų, ir kodėl skaitmenizacija yra geriausias pasirinkimas jūsų verslui. Nesvarbu, ar jums reikia pervežti pavienį paletą Lietuvoje, ar siuntą į Ispaniją – principai išlieka tie patys. Suprasdami, kaip veikia ši sistema, galite ne tik sutaupyti laiko, bet ir išvengti dažniausių klaidų, kuriančių nereikalingą stresą.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Žemiau pateikiu atsakymus į dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos klientai visada kyla užsakydami pervežimus internetu. Šie atsakymai paremti praktine patirtimi ir žinojimu, kaip Subjektai (Klientai) ir Vežėjai gali susitarti efektyviausiai.

1. Kodėl užsakymas internetu yra greitesnis nei telefonu?

Tai vienas dažniausiai pasakomų argumentų prieš skaitmeninį užsakymą – „aš geriau iškalbėsiu telefonu“. Tačiau praktika rodo priešingą. Skambučiu užtrunka apie 5–10 minučių tik pačiam iškalbėjimui: reikia pristatyti save, nurodyti adresus, apkrovos svorį, laikus ir t.t. Tada vadybininkas turi tuos duomenis įvesti į sistemą, išsiųsti užklausą vairuotojams ir laukti atsakymo. Tai trunka dar daugiau laiko.

Užsakymas internetu veikia kaip automatinis filtrai. Jūs užpildote standartizuotą formą, kurioje duomenys iš karto pateikiami tinkam formatu. Sistemos algoritmas iš karto matuoja, kurie vairuotojai yra tinkamoje zonoje, turi laisvą vietą ir atitinka techninius reikalavimus. Tokiu būdu užklausa pasiekia dešimtis ar šimtus potencialių vežėjų per sekundę. Telefonu vadybininkas gali susisiekti su 3–5 savo pažįstamais vairuotojais, o sistema – su šimtais. Todėl patvirtinimas dažnai gaunamas ne per valandą, o per 15–30 minučių.

2. Kokį informacijos tūrį reikia nurodyti formoje, kad gauti kainą?

Kad procesas būtų „paprastas“, pradinėje stadijoje reikia pateikti tikslų, bet ne perteklišką informacijos kiekį. Pagrindiniai elementai, be kurių sistema negali veikti, yra: krovininio vieta (iš kur į kur), krovinio svoris ir tūris (arba paletų kiekis), bei norimas atvykimo laikas.

Tačiau čia slypi patirtis: jei nurodote tik „vairuotojui reikės padėti“ – tai per daug abstraktu. Reikia nurodyti, ar yra krautuva, ar liftas, ar reikia „vadovo“ (žmogaus, kuris padės krauti). Jei siunta yra pavojinga (ADR), tai turi būti pažymėta iš karto. Nenurodę šios informacijos, gausite kainą, kuri gali pasikeisti vėliau, kai vairuotojas sužinos, kad reikia specialios technikos ar leidimų. Tikslumas pradžioje sutaupo laiko pabaigoje.

3. Ar „greitas patvirtinimas“ reiškia, kad mašina jau važiuoja?

Svarbu suprasti skirtumą tarp „kainos patvirtinimo“ ir „fizinio pradėjimo“. Kai gaunate patvirtinimą internetu (pvz., „Užsakymas priimtas“), tai reiškia, kad transportavimo įmonė arba vairuotojas patvirtino, kad jie už šią kainą atliks darbą ir rezervavo laiką.

Tikrasis pradžiamoksį (pasiėmimas) gali įvykti po valandos, po kelių valandų arba kitą dieną, priklausomai nuo to, ką užsakėte. Jei tai yra „ekspresinis“ pervežimas (sprinteris arba atskiras sunkvežimis tik jūsų siuntai), mašina gali išvažiuoti netgi iš karto. Jei tai yra grupinis pervežimas (kai jūsų siunta keliauja kartu su kitų klientų siuntomis), patvirtinimas reiškia, kad jūsų krovinys įtrauktas į maršruto planą, o fizinis pasiėmimas įvyks numatytoje paros įkrovos laiko juostoje. Taigi, greitas patvirtinimas – tai garantija, kad sutartis galioja, o ne būtinai kad vairuotojas jau stovi prie jūsų vartų.

4. Kaip užtikrinamas saugumas atliekant mokėjimus internetu?

Dvidešimt metų atgal pinigų pervedimas į svetimą sąskaitą Lietuvoje buvo rizikingas dalykas, o kalbant apie užsienio įmones – visai siaubingas. Šiuolaikinės platformos naudoja saugos mokėjimus (Escrow tipo modelį) arba patikimus tarpininkus.

Jums nereikia pervesti pinigų tiesiogiai vairuotojo sąskaitą į Lenkijoje ar Vokietijoje, tikėdamiesi geriausio. Jūs pervestate pinigus platformai arba patikimai ekspedijavimo įmonei Lietuvoje. Pinigai išmokami vežėjui tik tada, kai krovinys yra sėkmingai pasiekęs paskirties vietą ir yra pateikti vaizdo įrodymai arba pasirašyti dokumentai. Tai visiškai pašalina riziką, kad vairuotojas „pames“ siuntą arba iškeliaus su jūsų pinigais neįvykdęs pareigų. Be to, visi profesionalūs vežėjai turi atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris apsaugo jūsų turtą ne tik nuo vagysčių, bet ir nuo avarijų.

5. Kas nutinka, jei vairuotojas atvyksta, o krovinys netelpa?

Tai viena klasikinių problemų, su kuriomis susiduriama dėl netikslaus duomenų įvedimo. Tarkime, nurodėte 22 europaletes, tačiau realiai jų yra 24 arba jos yra padėtos ant nestandartinių pagalvių, kas padidina aukštį.

Jei užsakymas buvo padarytas internetu su tiksliais duomenimis, o vairuotojas atvyko su mažesne mašina – tai vairuotojo ir platformos problema, jie turi rasti sprendimą savo lėšomis (siųsti didesnę mašiną). Tačiau jei klaida padaryta jūsų pusėje (pateikote neteisingus išmatavimus), situacija keičiasi. Vairuotojas turi teisę reikalauti papildomo mokesčio už laiko laukimą arba dėl to, kad reikia siųsti papildomą transportą. Todėl, kai formoje klausiama „Ar tikrai išmatavimai teisingi?“, gerbkite šį klausimą. Matavimas du kartus – užtikrintas greitas patvirtinimas be papildomų rūpesčių vietoje.

6. Ar galima sekti savo siuntą realiu laiku?

Anksčiau sekimas buvo toks: skambinate vairuotojui, jis neatsiliepia (važiuoja), skambinate dispeteriui, jis sako „jis važiuoja“ ir suteikia apytikslę vietą. Šiandien GPS ir GPS trekerių technologijos leidžia matyti mašinos vietą žemėlapyje realiu laiku.

Užsakydami pervežimą internetu, dažnai gaunate nuorodą į sekimą. Galite matyti ne tik ten, kur mašina yra, bet ir jos greitį, kur vairuotojas sustojo poilsio (pagal tachografo duomenis) ir kada numatomas atvykimas. Tai leidžia jums geriau planuoti savo ar savo klientų laiką. Jums nereikia nerimauti, ar siunta nebuvo pavogta degalinėje – jei mašina stovi vietoje per ilgai, sistema gali netgi automatiškai pranešti apie anomaliją.

7. Kokius dokumentus gausiu ir kada?

Viskas vyksta elektroniniu būdu. Baigę pervežimą, vairuotojas įkelia pasirašytą CMR kvitą (vietoje popierinio lapo vis dažniau naudojami elektroniniai pasirašymai – eCMR). Jūsų el. paštu gaunate visą paketą: sąskaitą-faktūrą, CMR kvitą ir dažnai – vaizdo įrodymus, kad krovinys buvo įkeltas ir iškeltas saugiai, be pažeidimų.

Šis procesas, kuris anksčiau užtrukdavo savaitę (popierius turėjo važiuoti su vairuotoju atgal į biurą, tada būti nuskaitytu ir išsiųstu paštu), dabar užtrunka kelias minutes nuo iškrovimo momento. Tai itin svarbu buhalterijai – galite uždaryti mėnesio ataskaitas be to, kad lauktumėte „prarastų“ dokumentų.

8. Ar galiu atšaukti užsakymą, jei pasikeitė planai?

Taip, bet sąlygos priklauso nuo to, kada tai darote. Jei atšaukiate užsakymą tą patį momentą, kai gavote patvirtinimą, bet vairuotojas dar nepasiėmė krovinio, dažniausiai taikoma nedidelė rūšiavimo mokestis (kadangi vairuotojas jau atsisakė kitų užsakymų ir važiuoja pas jums).

Jeigu vairuotojas jau atvyko į vietą arba net jau įkėlė krovinį, atšaukimas laikomas nutrūkimu. Tokiu atveju teks mokėti visą arba didelę dalį sumos, nes vairuotojas išnaudojo degalus ir laiką. Internetinės sistemos dažnai turi aiškias atšaukimo taisykles, kurias sutinkate užsakymo metu. Mano patarimas: jei įmanoma, nedelskite. Kuo anksčiau pranešite, tuo mažesnė bus bauda, nes sistema gali greitai pasiūlyti jūsų maršrutą kitam klientui.

9. Kaip nustatomos kainos? Kodėl jos kinta?

Kainodara internetu nėra „iš oro paimta“. Ji remiasi rinkos pasiūla ir paklausa. Algoritmai stebi tūkstančius maršrutų. Jei į Londoną šią savaitę važiuoja daug tuščių sunkvežimių, kaina kristys. Jei įvyksta didelis prekybos centras ir reikia 100 sunkvežimių vieną dieną, kaina šoks.

Taip pat įtakos turi kuras (kurso svyravimai), sezonas (prieš šventes brangiau) ir net orai (blogas oras Vokietijoje gali uždelsti visą rinką). Užpildydami formą internetu, jūs gaunate realią laiko (real-time) kainą, kuri atspindi dabartinę situaciją rinkoje. Tai yra sąžiningiau nei fiksuotas kainų sąrašas, kuris dažnai turi „užpiltą“ maržą tam, kad ekspeditorius apsisaugotų nuo nuostolių.

10. Kokį privalumą turi didelės platformos prieš mažus vietinius pervežėjus?

Maži vietiniai pervežėjai turi savo nišą – asmeninis aptarnavimas, pažintis su klientu. Tačiaj, kalbant apie efektyvų užsakymą ir patvirtinimą internetu, didelės platformos turi neginčijamą pranašumą – talpą.

Jei jums reikia pervežti krovinius į dešimt skirtingų šalių tą patį mėnesį, mažas pervežėjas to neįstengs (jis neturi partnerių visur). Didelė internetinė platforma turi tinklą visoje Europoje. Jums nereikia ieškoti naujo kontaktas kiekvienam maršrutui. Jūs turite vieną sąsają, vieną sąskaitą ir vieną atsakomybės centrą. Be to, dėl didelio srauto (angliškai „volume“), šios platformos gali derėtis dėl geresnių kainų su vairuotojais, o tas taupymas perduodamas jums – klientui. Paprastumas čia kyla iš galimybės tvarkyti visą logistiką vienoje vietoje.

Išvada

Apibendrinant, paprastas kelionės užsakymas ir greitas patvirtinimas internetu nėra stebuklas, o efektyvi technologijų ir logistikos procesų integracija. Mano dvidešimties metų patirtis sako, kad klientui svarbiausia yra tikrumas ir aiškumas. Šiuolaikinės sistemos suteikia būtent tai: jūs žinote, kiek kainuos, kada bus atlikta ir ką daryti, jei kas nors nepaeis pagal planą.

Technologijos neįsivaizduojamos be žmogiškojo faktoriaus – už algoritmų visada stovi ekspertai, kurie stebi procesus ir intervenuoja tada, kai reikia neįprasto sprendimo. Tačiau kasdieninė rutina tapo kur kas lengvesnė. Nereikia praleisti valandų prie telefono, galite tiesiog užpildyti formą, gauti patvirtinimą ir užsiimti savo verslo vystymu, o logistiką patikėti profesionalams, kuriems technologijos leidžia dirbti kelis kartus greičiau.

Perspektyva aiški: logistikos pasaulis vis labiau juda link visiško automatizavimo. Tie, kurie pradės naudotis šiais įrankiais dabar, gaus didelį konkurencinį pranašumą tiek laiko, tiek pinigų atžvilgiu. Užsisakykite pirmąją kelionę internetu ir pajuskite skirtumą pati.