Paprastas ir intuityvus užsakymo procesas į Angliją: Vadovas be nereikalingo streso

Įvadas

Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų industrijoje, esu matęs, kaip pasaulis ir logistika pasikeitė. Vienas dalykas visada išlieka nepakitęs – kliento noras, kad jo krovinys pasiektų paskirties vietą saugiai, laiku ir, svarbiausia, be nereikalingo galvos skausmo. Sužinojus, kad reikia organizuoti transportą į Angliją, daugelį verslo atstovų ar asmenų aplanko nerimas. Po „Brexit“ pasikeitę muitinės reikalavimai, biurokratija ir geometrinis augantis dokumentų kiekis gali atrodyti kaip neįveikiama užduotis.

Tačiau tiesą sakant, šiuolaikinė logistika, ypač kai ji valdoma patyrusių profesionalų, gali būti ne tik sklandi, bet ir visiškai intuityvi. Mūsų tikslas šiame straipsnyje – parodyti, kad užsakymo procesas gali būti paprastas, net jei maršrutas kerta Lamanšą ir kerta sudėtingas muitinės procedūras. Tai ne magija, o sistemingas ir gerai suprojektuotas procesas, kurį suprantame mes, kad jums nereikėtų to daryti.

Kai sakome „paprastas procesas“, turime omeny ne tai, kad pačios pervežimo mechanikos yra primityvios – priešingai, jos sudėtingos. Tai reiškia, kad visas šis sudėtingumas paslėptas „už scenos“, o klientas matyti tik aiškius, logiškus žingsnius. Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime, kaip turi atrodyti idealus krovinio užsakymo procesas į Angliją, kad jums nektų spėlioti ir nerimauti. Nuo pirmojo telefono skambučio ar el. laiško iki momento, kai vairuotojas pasirašo pristatymo dokumentus, viskas turi vykti kaip pagal laikrodį.

Mes pasikalbėsime apie tai, kokia informacija būtina, kodėl tikslumas yra geriausias draugas greičiui ir kaip išvengti dažniausių klaidų, kurios gali užstrigti sandėliuose prieš Anglijos sieną arba patys Doveriuje. Suprasite, kad intuityvus užsakymas – tai ne tik technologijų (nors ir jos vaidina didelį vaidmenį) nuopelnas, bet ir komunikacijos kultūros rezultatas. Esu čia, kad paaiškinčiau, kaip tai veikia iš vidaus, padedantis jums jaustis ramiau, kai kitą kartą reikės siųsti prekes į Londoną, Mančesterį ar bet kurį kitą JK miestą.

Svarbiausia – nepamirškite, kad jūsų požiūris į šį procesą gali jį gerokai palengvinti. Turint tinkamą partnerį, užsakymas tampa tiek pat paprastas, kaip užsisakyti taksi ar prekes internete, tik su didesne atsakomybe ir kruopščesniu planavimu. Skaitykite toliau, jei norite sužinoti, kaip tai padaryti teisingai, išvengiant bendrųjų kliūčių.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje surinkome dešimt dažniausiai užduodamų klausimų, susijusių su krovinio užsakymo procesu į Angliją. Atsakymai parengti remiantis ilgamečia patirtimi ir siekiant padaryti procesą kuo aiškesnį.

1. Kokia informacija būtina pateikti pradiniame etape, kad gauti tikslią pasiūlymą?

Tai vienas svarbiausių klausimų, nes nuo tikslumo priklauso ne tik kaina, bet ir galimybė išvis įvykdyti pervežimą. Pradiniame etape mums reikia kuo tikslesnės informacijos apie krovinių kiekį ir svorį. Jei tai dalinis krovinių pervežimas (LTL – Less than Truckload), mums svarbu tūris (plovimo metrai arba kubiniai metrai) ir svoris. Jei planuojate pervežti pilną sunkvežimį (FTL – Full Truckload), pakanka nurodyti, kad tai bus 33 Europos paletės (arba 34 JK paletės), tačiau verta paminėti, ar krovinys yra standartinis (pavyzdžiui, 1,8 m aukščio), ar aukštesnis.

Be fizinių parametrų, būtina nurodyti ir adresus – paėmimo vietą (miestas, pašto kodas) ir pristatymo vietą Anglijoje. Anglijoje pašto kodai yra itin specifiniai, todėl tikslus kodas padeda iš karto suprasti, ar įmanoma patekti dideliu sunkvežimiu, ar reikės mažesnės transporto priemonės. Taip pat būtina numatyti prekių rūšį, nes tam tikros kategorijos (pvz., maisto produktai, pavojingos medžiagos) reikalauja specialių leidimų arba kondicionavimo. Kuo daugiau detalių iš karto, tuo greičiau ir tikslesnį pasiūlymą gausite.

2. Kaip „Brexit“ paveikė užsakymo procesą ir ar tai reiškia daugiau dokumentų mano pusėje?

„Brexit“ tikrai sukėlė didžiulius pokyčius, tačiau mūsų tikslas – padaryti taip, kad klientas to nepajustų kaip didelės svajonės. Anksčiau pervežimas tarp ES ir JK buvo kaip pervežimas tarp Lietuvos ir Latvijos – be muitinės. Dabar tai yra trečiosios šalies eksportas-importas. Klientui tai reiškia, kad turi pateikti papildomus dokumentus, visų pirma – prekių faktūrą (Commercial Invoice) ir, jei taikoma, EX-1 eksporto deklaraciją.

Procesas intuityvus tuo, kad mes, kaip ekspertai, nurodome tiksliai, ką ir kaip reikia užpildyti. Jums nereikia tapti muitinės specialistu. Mums reikalinga tik tiksl prekių aprašymas, jų HS kodus (prekių tarifų kodus) ir jų vertę. Kai ši informacija pateikiama laiku ir tiksliai, visi muitinės procesai vyksta automatiškai prieš pat sieną kirtimą arba jau sandėlyje. Taigi, daugiau dokumentų yra, bet su gera pagalba jų pateikimas tampa paprasta forma, kurią užpildžius vieną kartą, toliau procesas eina savaime.

3. Kiek laiko užtrunka užsakymo patvirtinimas ir kada galima tikėtis vairuotojo atvykimo?

Standartinis, gerai suorganizuotas užsakymo procesas vyksta labai greitai. Jei pateikiate užklausą ryte, dažniausiai tą pačią dieną gaunate pasiūlymą. Kai sutinkate su sąlygomis ir pasirašote (arba žodžiu patvirtinote) užsakymą, prasideda logistikos planavimas. Paprastai vairuotojų arba transporto priemonių priskyrimas trunka nuo 24 iki 48 valandų, tačiau viskas priklauso nuo užsakymo tipo.

Jei tai yra reguliari siunta, pavyzdžiui, kiekvieną antradienį važiuojantis maršrutas, procesas yra mechaninis. Jei tai vienkartinis arba ekstremalaus dydžio krovinys, gali prireikti šiek tiek daugiau laiko idealiai transporto priemonei surasti. Intuityvi sistema tokio atveju klientui nedaro spaudimo – mes aktyviai pranešame, kada planuojamas atvykimas. Dažniausiai stengiamės įgyvendinti paėmimą jau kitą darbo dieną po užsakymo patvirtinimo, jei leidžia krovinio paruošimo laikas. Svarbiausia yra ne užtrukti su sprendimu, o mūsų pusėje – greitai surasti reikalingus resursus.

4. Kas atsitinka, jei neteisingai nurodau svorį ar matmenis?

Tai viena dažniausių baimų, tačiau ir viena lengviausiai išsprendžiamų situacijų, jei apie ją kalbama iš karto. Transporto versle svarbu ne tiek nenukristi nuo idealio skaičiaus, kiek kiek įmanoma tiksliai įvertinti iš anksto. Jei nurodote 2 tonas, o paaiškėja, kad yra 5, tai gali sukelti problemų, nes gali tekti keisti transporto priemonę (pvz., iš 3,5 tonų sunkvežimio į 5 tonų arba didesnį).

Mūsų procesas yra sukurtas taip, kad tikrinimai vyktų dar prieš pat krovinio įkėlimą. Vairuotojas arba mūsų logistikai darbo vietoje patikrina, ar krovinys atitinka pateiktus duomenis. Jei neatitinka, mes nedelsdami susisiekiame su jumis ir aptariame sprendimus – ar tai papildomas mokėstas už papildomą vietą, ar krovinio dalies išsiuntimas vėliau. Nereikia slėpti – geriau pripažinti klaidą arba neapibrėžtumą iš karto. Mes esame čia, kad padėtume išsiaiškinti, o ne baudžiaume už užmiršimus. Svarbu, kad krovinys būtų saugus ir transportas legalus.

5. Kaip veikia muitinės procesas – ar aš turiu kažką daryti, ar visa vyksta be manęs?

Idealus, intuityvus procesas yra toks, kuriame klientas nieko nedaro, o viskas vyksta be jo dalyvavimo. Muitinės procedūros yra mūsų, kaip pervežėjo, (arba mūsų partnerių muitinės brokerių) atsakomybė. Kai pateikiate visus reikalingus duomenis (faktūrą, svorius, rūšis), mes generuojame eksporto (išvykstant iš Lietuvos ar ES) ir importo (atvykstant į Angliją) deklaracijas.

Jums gali atrodyti, kad nieko nevyksta, tačiau fone sistemos keičiasi duomenys, kodai patvirtinami, o krovinys gauna „leidimą“ judėti. Kartais gali būti taip, kad muitinės pareigūnai Anglijoje nuspręs patikrinti krovinių fiziškai. Tai vadinama „random check“ (atsitiktinė patikra). Tokiu atveju procesas užstringa kelias valandas ar net dieną. Mes tokioje situacijoje viską koordinuojame – kalbame su pareigūnais, pateikiame dokumentus. Jums tiesiog reikia kantriai palaukti. Mūsų tikslas – išimti šį stresą iš jūsų pečių.

6. Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku ir kaip tai veikia?

Šiuolaikinė logistika be sekimo yra neįsivaizduojama. Mūsų naudojama technologija leidžia matyti, kur yra transporto priemonė beveik kas minutę. Kai užsakymas patvirtinamas, jūs gaunate nuorodą arba prisijungimo duomenis prie klientų portalo (arba tiesiog stebėjimo nuorodą).

Intuityvumas čia pasireiškia per paprastumui: matote žemėlapį su mašinos ikona. Be to, sistema siunčia automatin pranešimus – pvz., „Krovinys pasiimtas“, „Krovinys išvyko iš Lietuvos“, „Krovinys atvyko į tarpinį sandėlį Anglijoje“, „Pristatymas vyksta“. Tai leidžia jums planuoti savo verslo procesus – žinoti, kada reikia laisvinti sandėlio vietą arba kada pasiruošti priimti prekes. Nebereikia be galo rašyti el. laiškų vadybininkui su klausimu „kur jis?“ – visa informacija yra jūsų pirštų galiuose.

7. Kas yra „plovimo“ (konsolidacijos) procesas ir kodėl jis užtrunka?

Daugelis klientų, siunčiančių mažesnes siuntas (pavyzdžiui, 1-4 paletes), susiduria su terminu „plovimas“ arba konsolidacija. Tai procesas, kai kelių skirtingų klientų kroviniai surenkami vienoje didelėje mašinoje (pavyzdžiui, pietinėje Anglijoje esančiame sandėlyje), kad po to jie būtų išvežti mažesnėmis transporto priemonėmis (pavyzdžiui, 7.5 tonų sunkvežimiais) į galutinius paskirties taškus.

Procesas gali užtrukti 1-2 darbo dienas. Kodėl? Norint išvežti krovinius efektyviai, reikia surinkti pakankamai kiekį vienam maršrutui. Jei jūsų krovinys atvykta į sandėlį pirmadienį ryte, o kiti kroviniai to maršruto kryptimi tik trečiadienį, jums teks laukti. Tai ne vėlavimas, tai efektyvumo principas. Tai leidžia mums siūlyti žymiai mažesnes kainas negu jei nuvežtume vieną jūsų paletę atskiru sunkvežimiui. Mūsų sistema apie tai praneša iš anksto – „Numatomas pristatymas: ketvirtadienis“, taigi nėra staigmenų.

8. Kokios yra mokėjimo sąlygos ir ar galima užsisakyti išperkamuoju pavedimu (COD)?

Standartinė ir patikima praktika tarptautinėse vežose yra išankstinis apmokėjimas. Tai užtikrina, kad krovinys gali išvykti be jokio pasipriešinimo ir kad visi mokesčiai (kurie, beje, Anglijoje gali būti didesni nei Lietuvoje) bus padengti. Mums paprasta, kai klientas apmoka paslaugas pateikiant sąskaitą faktūrą.

Tačiau suprantame, kad verslo ciklai skiriasi, todėl galime derėtis ir dėl atidėto mokėjimo (privalumo sąlygos) nuolatiniams klientams. Dėl išperkamojo pavedimo (COD – Cash on Delivery), kai gavėjas Anglijoje moka už prekes atsiimdamas, situacija yra sudėtingesnė. Po „Brexit“ tai reiškia dvigubą muitinės procedūrą (mums reikia deklaruoti prekes kaip parduodamas, o paskui kaip parduotas). Be to, mums reikia surinkti grynusius pinigus ar pavedimą iš užsienio šalies asmens. Tai įmanoma, tačiau reikalauja papildomo administravimo ir papildomo mokesčio. Geriausia išvengti COD, jei įmanoma, kad procesas būtų sklandesnis.

9. Kas daro, jei krovinys yra trapus arba reikalauja specialių sąlygų (pvz., šaldymas)?

Specializuoti kroviniai nėra kliūtis intuityviam procesui, jei mes apie juos žinome iš anksto. Jei siunčiate baldus, vitrinas, elektroniką ar vaistažoles, būtina tai paminėti jau užsakymo formoje pažymėjimų laukelyje „Pastabos“. Mūsų sistema tuomet automatiškai siunčia pranešimą vadybininkui, kuris pasirūs pakavimo instrukcijomis vairuotojui.

Jei kalbame apie šaldytus krovinius, procesas yra griežtai reglamentuotas. Mes turime šaldymo mašinas, kurios palaiko reikiamą temperatūrą visą kelionę. Viskas, ką jums reikia padaryti – nurodyti reikiamą temperatūrą (pvz., -18 laipsnių arba +2). Prieš įkėlimą vairuotojas patikrina mašinos šaldymo agregato darbą ir pateikia ataskaitą. Tai leidžia užtikrinti, kad jūsų prekės nebus sugadotos. Svarbiausia – netyčia nepateikti tokio krovinio kaip įprasto, nes vėliau gali būti per vėlu keisti transportą.

10. Kas vyksta, jei pristatymo vietoje Anglijoje nėra kam priimti krovinio?

Tai klasikinis scenarijus, kuris sukelia nemaža streso, tačiau ir jam yra sprendimų. Anglijoje yra griežti taisyklės, kiek laiko vairuotojas gali praleisti vienoje vietoje (pvz., „Drivers‘ Hours“ taisyklės). Jei gavėjo nėra, vairuotojas negali laukti neribotai.

Mūsų procesas numatytojas tokiems atvejams. Jei žinome, kad gavėjas gali vėluoti, iš anksto galima užsisakyti „laukimo laiką“ (stand-by time). Tačiau jei niekas neatsako, mūsų protokolas numato krovinio pristatymą į artimiausią saugų sandėlį (tokiu atveju susidaro papildomi išlaikymo ir pervežimo kaštai, kurie tenka klientui). Todėl intuityvus procesas reikalauja ir kliento atsakomybės – užtikrinti, kad adresatas Anglijoje žino apie pristatymą ir yra pasiruošęs. Mes visada siunčiame pranešimą dieną prieš pristatymą ir vėl 2-3 valandas prieš atvykstant, kad būtų išvengta nereikalingo nusivylimo.

Išvada

Apibendrinant, krovinio užsakymo procesas į Angliją gali atrodyti kaip sudėtingas labirintas, tačiau su teisingu požiūriu ir partneriu jis tampa tiesiu keliu. Raktas į sėkmę yra komunikacija, tikslumas ir pasitikėjimas ekspertais. Kaip žmogus, kuris šioje srityje dirba jau daugiau kaip dvidešimt metų, galiu drąsiai pasakyti: dauguma problemų kyla ne iš pačios logistikos sudėtingumo, o iš neaiškumų ir vėluojančios informacijos.

Mūsų sukurtas intuityvus procesas skirtas tam, kad jums nereikėtų galvoti apie muitinės kodus, vairuotojų poilsio laikus ar britų dokumentacijos niuansus. Jūsų tikslas – verslo plėtra ir prekių pirkimas-pardavimas, o mūsų – užtikrinti, kad šios prekės judėtų taip sklandžiai, kaip tai tik įsivaizduojate. Nuo pirmojo užsakymo iki reguliaraus bendradarbiavimo, kiekvienas žingsnis turi būti aiškus ir suprantamas.

Užsakyti transportą šiandien reiškia pasitikėjti technologijomis, bet ir žmogiškuoju faktoriumi. Mes stengiamės sujungti šiuos dalykus – greitą automatizuotą informacijos apdorojimą ir asmeninį dėmesį kiekvienam siuntai. Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo jums suprasti, kad net ir po „Brexit“ kelionė į Angliją gali būti paprasta, jei visa sistema sukurta pagal vartotojo, t.y. jūsų, patogumą.