Optimalus kelionių organizavimas į Angliją grupėms: Vadovas be streso

Anglija jau dešimtmečiais yra viena populiariausių kryptų ne tik poilsinėms, bet ir verslo, taip pat edukacinėms kelionėms. Londono architektūra, istorinės Liverpulio gatvės, Oksfordo universitetas ar netgi piknikas prie „Stonehenge“ – tai tik kelios vietos, kurios vilioja keliautojus iš visos Europos, ir Lietuva čia nėra išimtis. Tačiau, kai kalbame ne apie pavienius turistus, o apie grupes, viskas tampa kur kas sudėtingiau. Organizuojant kelionę 20, 40 ar net 60 žmonių grupei, pasitaiko daugiau niuansų nei tik pasirinkti vietą viešbučiuose ir užsakyti bilietus.

Dirbdamas tarptautinių keleivių pervežimų srityje daugiau nei dvidešimt metų, esu matęs viską: nuo puikių, idealiai suplanuotų ekspedicijų iki tokių, kurios prasidėjo chaosu jau prie pat sienos. Anglija, kaip sala, turi savo specifiką, o po „Brexit“ procesai pasikeitė dar labiau. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir padėsiu suprasti, kaip sudaryti tokios kelionės planą, kuris ne tik veiktų kaip laikrodis, bet ir išvengtų nereikalingų rūpesčių bei biurokratinių spragių.

Optimalus organizavimas – tai ne kompromisas tarp kainos ir kokybės, tai sistemingas požiūris, kuris leidžia sutaupyti nervus, laiką ir pinigus. Svarbiausia čia – suprasti logistikos mechanizmą ir teisingai įvertinti išteklius. Žemiau rasite išsamų atsakymų į dažniausiai kylančius klausimus, padėsiančių jums susitvarkyti šioje sudėtingoje, bet įdomioje srityje.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Kokius dokumentus reikia pasiruošti grupės kelionei į Angliją po „Brexit“?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir ne veltui, nes taisyklės pasikeitė drastiškai. Nors Anglija (ar tiksliau, Didžioji Britanija) nebėra ES narė, lietuviams kelionės tikslams vizos nereikalingos, jeigu kelionės trukmė nesiekia 6 mėnesių. Tačiau čia yra vienas esminis „bet“. Dabar kiekvienas keliautojas turi turėti galiojantį pasą. Asmens tapatybės kortelė (ASP), kuria anksčiau buvo galima vykti į JK, daugeliui atvejų nebėra tinkama dokumentu. Yra išimtys (pvz., gyvenantiesiems JK arba turintiems leidimą „settled status“), bet vidutinei turistinei grupei reikės pasų.

Be to, būtina patikrinti pasų galiojimo laiką. Jis turi būti galiojantis ne tik kelionės dieną, bet ir dar mažiausiai 6 mėnesius po planuojamo išvykimo iš Anglijos datos. Taip pat rekomenduoju susirūpinti kelionės draudimu. Nors ES sveikatos apdraudimo kortelė (EHIC) ar jos įpėdinė GHIC tebėra naudinga, ji nedengia visų išlaidų, todėl privatus kelionės draudimas yra būtinas saugumo užtikrinimui. Grupės vadovui turi būti sudarytas dalyvių sąrašas su paso numeriais ir kontaktais – tai pagreitins procesą muitinėje, jei atsirastų neaiškumų.

2. Ką rinktis: keltą ar Eurotunelį?

Tai klasikinis dilema, su kuria susiduria kiekvienas organizatorius. Abiem variantams yra privalumų, tačiau pasirinkimas priklauso nuo jūsų maršruto ir grupės specifikos.

Keltas (paprastai iš Kalė (Calais) į Doverį) yra „klasikinis“ pasirinkimas. Jo privalumas – tai papildoma laisvė. Kelyje per Lamanšą keleiviai gali išlipti iš autobuso, pavalgyti restorane, nusipirkti dužų (duty-free) prekių arba paprasčiausiai prailginti kojas po ilgos kelionės per Europą. Tai ypatinga svarbu, jei grupėje yra senyvo amžiaus žmonių ar vaikų, kuriems sunku sėdėti vienoje vietoje. Be to, keltų tvarkaraščiai dažniau lankstesni.

Eurotunelis (Eurotunnel, iš Folkestone į Koquelles) yra sprendimas tiems, kuriems svarbiausias laikas. Pervežimas truka tik 35 minutes. Jūs nešiojate automobilį ar autobusą į geležinkelio vagoną ir važiuojate po jūros dugnu. Nėra jokios galimybės išlipti, todėl tai yra greičiausias, bet ir „sausiausias“ variantas. Jeigu jūsų maršrutas yra itri griežtas ir kiekviena minutė skaičiuojama, tunelis laimi. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad dėl techninių priežasčių ar vėjo tunelis gali būti uždarytas (nors tai nutinka rečiau nei keltų atšaukimas dėl audros).

Mano patirtis rodo, kad turistinėms grupėms, kurios nori atsipalaiduoti, keltas dažniau paliekia geresnes įspūdžius, o verslo grupėms, kurios skubėja į susirinkimus Londoną, tunelis yra neabejotinas favoritas.

3. Kaip valdomi vairuotojų darbo laikas ir poilsis? Kodėl tai svarbu grupei?

Tai yra vienas svarbiausių techninių aspektų, kurį dažnai nepaiso ne patyrę organizatoriai, tačiau jis gali sugriauti visą grafiką. Tarptautiniais reisais taikomi griežti reglamentai (ES ir AETR), kurie riboja vairuotojo valandą už vairo. Vairuotojas gali vairuoti ne daugiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Po to privaloma padaryti 45 minučių pertrauką (kurią galima padalyti į dvi dalis, pvz., 15 min. + 30 min., tačiau pirmoji turi būti bent 15 min.).

Paros poilsio taisyklės dar griežtesnės. Per 24 valandas vairuotojas privalo turėti 11 valandų nepertraukiamo poilsio. Jeigu planuojate nuvažiuoti iš Vilniaus į Londoną be sustojimų nakvynei (pvz., keisdami vairuotojus), tai įmanoma tik su dviem vairuotojais viename autobuse. Jeigu vairuotojas vienas, jis privalo sustoti nakvynei.

Kodėl tai svarbu jums, klientui? Todėl, kad jeigu bus pažeistos šios taisyklės, vairuotojui gresia didelės baudos, o autobusas gali būti sustabdytas policijos patikrai. Tai reiškia kelionės uždelstą pradžią arba pavėluotą atvykimą į viešbutį. Racionaliai suplanuojant maršrutą su poilsio stotelėmis, grupė ne tik saugiau keliauja, bet ir turi galimybę pasiilsėti, pavalgyti ar pamatyti papildomų objektų kelyje (pvz., Briuselį ar Brugę). Niekada nespėkite vairuotojų – jų poilsis yra jūsų saugumas.

4. Kaip suskaičiuoti kelionės kainą ir kur galima sutaupyti?

Kelionės kaina grupėms susideda iš kelių pagrindinių dalių: transportas (autobuso nuoma su vairuotoju, kuras), keltų ar tunelio mokesčiai, apgyvendinimas, maitinimas ir įėjimo bilietai.

Transportas yra fiksuota kaina, tačiau kuras svyruoja. Keltų kainos priklauso nuo sezono ir užsakymo laiko – kuo anksčiau užsakybsite, tuo pigiau bus. Pavyzdžiui, keltų bilietus vasaros sezonui geriau užsakyti jau žiemą.

Didžiausia galimybė sutaupyti slypi apgyvendinime ir grupės dydyje. Autobuso talpa yra apie 50–55 keleivių. Jeigu grupė yra 45 žmonių, kaina vienam asmeniui bus didesnė nei jeigu būtų 55. Todėl verta stengtis surinkti maksimalų, artimą autobuso talpos skaičių keleivių. Taip pat verta atsižvelgti į viešbučių vietovę. Viešbutis pačiame Londono centre gali kainuoti dvigubai daugiau nei viešbutis priemiestyje, net jeigu į centrą reikėtų važiuoti 20–30 minučių metro. Grupėms, kurios turi nuosavą autobusą, tai nėra problema – autobusas gali visus nuvežti į artimiausią metro stotį (jeigu ten yra leidžiama stovėti).

Taip pat nereikėtų pamiršti mokesčičių už važiavimą miestuose (pvz., Londono ULEZ ir mokesčiai už važiavimą į centrą), kurie taip pat gali padidinti išlaidas, jeigu jų neįskaičiuojate iš anksto.

5. Kiek laiko užtrunka kelionė ir kaip geriausiai suplanuoti maršrutą?

Kelionės trukmė priklauso nuo išvykimo vietos Lietuvoje, tačiau vidutiniškai kelionė iki Londono trunka apie 30–34 valandas važiuojant be ilgesnių sustojjimų (išskyrus technines pertraukas). Tai ilgas kelias. Optimalus maršrutas paprastai apima vieną nakvynę kelyje (pvz., Vokietijoje ar Belgijoje) ir vieną nakvynę grįžtant.

Jei norite, kad kelionė būtų ne tik pervežimas, bet ir patirtis, verta suplanuoti maršrutą taip, kad sustojtumėte pažymėtose vietose. Pavyzdžiui, kelionėje į Angliją galima sustoti Briuselyje arba netoli Lilio (Lille) Prancūzijoje, apsilankyti parduotuvėse ar pamatyti architektūros paminklus. Grįžtant galima sustoti Vokietijoje (pvz., prie Aachen katedros).

Svarbu: neskubėkite. Jeigu planuojate atvykti į Londoną 12:00 valandą, neskirkite tai laiko kaip „tikslią atvykimo laiką“ prieš pirmą ekskursiją. Anglijoje, ypač prieš keltą ar tunelį, gali susidaryti eilės muitinėje. Geriau planuokite atvykti vakare, apsistoti viešbutėje ir pailsėti, o ryte pradėti pilnavertę programą. Tokiu būdu išvengsite streso dėl vėlavimo.

6. Kokius specifinius reikalavimus turi autobusai, važiuojantys į Angliją?

Ne kiekvienas autobusas gali važiuoti į Angliją. Ypač jeigu planuojate važiuoti į Londoną. Didžiajame Londone yra griežti ekologiniai reikalavimai – ULEZ (Ultra Low Emission Zone). Senesni autobusai, kurie neatitinka „Euro 6“ ar aukštesnio ekologinio standarto, negali važiuoti šioje zonoje be didelių mokesčių (kurie gali siekti šimtus svarų dienai). Todėl, kai ieškote pervežėjo, būtinai klauskite apie autobuso klasę.

Be to, Anglijoje yra specifiniai reikalavimai dėl saugumo diržų. Visi keleiviai turi dirbti saugos diržus. Moderniuose turistiniuose autobusuose tai yra standartas, tačiau jeigu nuomajate senesnį autobusą, gali kilti problemų su technine apžiūra.

Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į autobuso aukštį. Anglijoje, ypač miesteliuose ir kaimo vietovėse, daugiau žemų tiltų arba arkų (pvz., po geležinkeliais). Patyręs vairuotojas žino maršrutus ir vengia aukštų autobusų („dviejų aukštų“) važiavimo siaurais gatvelėmis, tačiau reikia apie tai kalbėti su organizatoriumi iš anksto. Paprastai standartiniai 12 metrų aukščio autobusai tinka geriausiai.

7. Kaip organizuoti maitinimą tokioje ilgoje kelionėje?

Maitinimas yra vienas dalykų, kuris gali nulemti kelionės nuotaiką. Negalima tikėtis, kad grupė 30 valandų išbuvusi autobuse maitinsis sausainiais. Reikia suplanuoti sustojimus prie restoranų, kurie gali priimti didelę grupę vienu metu.

Standartinė praktika yra: pusryčiai viešbutėje, pietūs – sustojimas kelyje (paprastai po 4 valandų važiavimo), vakarienė – viešbutėje arba restorane prie apgyvendinimosios vietos. Kelionės į Angliją metu puiki proga pietums yra sustojimas prie „Autohof“ tipo aikštelių Vokietijoje arba dideliuose prekybos centruose Prancūzijoje prieš pat keltą.

Svarbu: jeigu grupė turi specifinių mitybinių reikalavimų (vegetarai, veganai, alergijai), tai reikia pranešti iš anksto, ne tada, kai visi jau sėdi prie stalo. Restoranams Anglijoje ir kelyje reikia laiko paruošti maistą 40–50 žmonių grupei.

Taip pat reikėtų atsižvelgti į tai, kad po „Brexit“ yra apribojimai dėl maisto produktų atvežimo į JK. Negalima atsivežti mėsos ar pieno produktų (išskyrus kūdikių maistą ir specialius medicininius reikalavimus). Taigi, „užkandžių“ iš namų reikia derėtis atsargiai.

8. Kokios problemos gali kilti su apgyvendinimu ir autobuso stovėjimu Anglijoje?

Apgyvendinimas Anglijoje, ypač Londonas, gali būti iššūkis dėl dviejų priežasčių: kainos ir autobuso stovėjimo vietos. Daugelis viešbučių Londone neturi savo aikštelės autobusams. Tai reišia, kad vairuotojas negali tiesiog „užmesti“ autobuso ir eiti pailsėti. Jis turi rasti specialią autobusų stovėjimo aikštelę (Coach Park), kuri gali būti už kelias ar net dešimtis minučių važiavimo nuo viešbučio.

Tai sukuria logistikos grandinę: autobusas nuveža keleivius į viešbutį, važiuoja į stovėjimo aikštelę (mokėdamas mokestį), o ryte turi grįžti tiksliai laiku, kad paimtų keleivius. Jeigu šis detalus neįskaičiuojamas, grupė gali pavėluoti į ryto programą.

Taip pat reikia patikrinti, ar viešbutis gali priimti didelę grupę. Anglijoje daug mažų, „boutique“ tipo viešbučių, kurie tiesiog neturi 50 kambarių vienu metu. Reikėtų rasti didesnius viešbučius arba išsinuomoti kelis artimus vienas kitam (pvz., „Premier Inn“ ar „Travelodge“ grandinės dažnai turi blokus grupėms).

9. Kas daryti, jei kelionės metu sugenda autobusas ar įvykia avarija?

Tai blogiausias scenarijus, apie kurį niekas nenori galvoti, tačiau profesionalus organizatorius turi būti pasiruošęs. Dirbdamas šioje srityje 20 metų, galiu pasakyti: technika yra technika, ir gedimai nutinka. Skirtumas tarp blogos ir geros kelionės yra greitas reaguojimas.

Patikimas pervežėjas turi 24/7 techninę pagalbą. Jeigu autobusas sugenda Vokietijoje, turi būti išsiųstas pagalbinis autobusas arba mechasnikas per keletą valandų. Jeigu gedimas įvyksta Anglijoje, situacija gali būti sudėtingesnė dėl kairiosios važiavimo pusės ir specifinių dalių.

Būtina, kad organizatorius turėtų kontaktus vietinių pagalbos tarnybų. Klientui svarbiausia yra saugumas ir informacija. Jeigu autobusas sustoja, vadovas turi aiškiai paaiškinti, kas vyksta, kiek laiko tai užtruks ir koks yra alternatyvus planas (pvz., pietų pristatymas į sustojimo vietą, jeigu įstrigote be maisto). Visada turėkite nusipirkę kelionės draudimą, kuris padengtų ne ligas, o ir techninius gedimus bei privalomą nakvynę, jeigu reikėtų laukti remonto.

10. Ar verta rūpintis gidu Anglijoje, ar užtenka autobuso vairuotojo?

Tai klausimas, dažnai diskutuojamas tarp biudžeto taupymo šalininkų. Autobuso vairuotojas yra profesionalas, jis gali parodyti pagrindinius objektus iš autobuso lango, papasakoti istoriją ir nuvežti į reikiamą vietą. Tačiau vairuotojo pagrindinė užduotis yra saugiai nuvežti autobusą, o ne vesti ekskursiją pėsčiomis muziejuje.

Anglijoje, ypač Londono muziejuose (Britų muziejus, Nacionalinė galerija, Taueris), profesionalus gidas yra neabejotinas privalumas. Jis ne tik turi gilesnių žinių, bet ir žino, kaip išvengti eilių, kur yra geriausi vaizdai, ir gali pritaikyti kalbą prie grupės intereso (pvz., akcentuoti karališkosios šeimos istoriją arba literatūrą).

Be to, Anglijoje yra griežtos taisyklės, kurios leidžia vairuotojams dirbti tik tam tikrą valandų skaičių. Jeigu vairuotojas ves ekskursiją pėsčiomis po Londoną 4 valandas, jis nebus poilsingas vairuoti autobusą vėliau. Todėl rekomenduoju: pasirūpinkite vietiniu gidu lankomoms vietoms, o vairuotoją leiskite atsipalaiduoti arba paruošti autobusą kitam maršrutui. Tai padidins kelionės kokybę ir saugumą.