Lankstūs atvykimo laikai: Kaip efektyviai planuoti krovinių pervežimus tarp Lietuvos ir Anglijos

Dirbant tarptautinių krovinių pervežimų srityje, ypač tarp kontinentinės Europos ir Didžiosios Britanijos, vienas dažniausiai pasitaikančių iššūkių yra ne pats kelių atstumas, o laiko valdymas. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų šioje srityje esu matęs, kaip smulkios planavimo klaidos gali virstyti dideliais nuostoliais, o tikslus grafikas – tapti neįgyvendinamu sapnu. Šiandien norėčiau pakalbėti apie svarbią, dažnai nepakankamai vertinamą pervežimų srities dalį – lankstų atvykimo laikų (angliškai vadinamą „flexible arrival times“) reikšmę maršrutuose tarp Lietuvos ir Anglijos.

Logistika nėra tik vairuotojo sėdėjimas vairuojamoje mašinoje. Tai sudėtingas mechanizmas, kuriame vienas dantis suka kitą. Kai kalbame apie pervežimus į Angliją ar iš jos, šis mechanizmas dar labiau sudėtingėja dėl geografinių (jūros perėjų) ir administracinių (Brexit) barjerų. Štai čia ir įsivelia lankstumas – ne kaip galimybė „vykti kaip nori“, o kaip profesionali strategija, leidžianti išvengti streso, nereikalingų laukimojimų ir didelių baudų.

Šiame straipsnyje aiškinau, kodėl griežti grafikai gali kenkti jūsų verslui, kaip lankstūs atvykimo laikai veikia kainą ir kaip susitvarkyti su specifiniais Anglijos pervežimų ypatumais, kad krovinys pasiektų adresą laiku ir saugiai.

Įvadas

Atvykimas į paskirties vietą ne anksčiau kaip valanda prieš ir ne vėliau kaip valanda po nustatyto laiko – tokios taisyklės daro spaudimą logistikos įmonėms, vairuotojams ir pačiams siuntėjams. Tačiau ar tokia griežtumas visada reikalingas? Mano patirtis rodo, kad dažniausiai – ne. Ypač kalbant apie maršrutus, kuriuos lydi „nevaldomi“ veiksniai, tokie kaip užimtumas Didžiosios Britanijos uostuose ar ilgai trunkantys muitinės patikrinimai.

Lankstūs atvykimo laikai arba „langai“, pavyzdžiui, „pristatymas tarp 8:00 ir 17:00 valandos“ arba net „pristatymas šią dieną“, leidžia logistikos operatoriams geriau valdyti resursus. Vairuotojai gali tinkamai ilsėtis (kas ne tik įstatymo, bet ir saugumo klausimas), išvengti spūsčių piko valandomis ir tinkamiau planuoti kelionę per Lamanšą („English Channel“).

Be to, po Brexit situacija pasikeitė. Anksčiau kelią iš Lietuvos į Angliją galėjome traktuoti kaip ilgesnį važiavimą viduje Europos Sąjungos. Dabar tai yra tarptautinis reisas, kuriam reikalingi papildomi dokumentai, eksporto ir importo deklaracijos. Net mažiausia klaida dokumentuose ar netikėtas eilės pasikeitimas pasienio punkte gali atidėlioti atvykimą valandomis, o kartais ir dienomis. Tokiose situacijose griežtas „pristatyti tik 10:00 valandą“ laikas tampa laiko bombe.

Straipsnyje toliau nagrinėsime pagrindinius aspektus, susijusius su laiko planavimu, ir atsakysime į dažniausiai klientų užduodamus klausimus. Mūsų tikslas – parodyti, kad pasitikėjimas profesionaliu logistiku ir leidimas jam dirbti su lankstesniu grafiku gali pagerinti viso pervežimo procesą.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Šioje skaidrėje suėmiau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos man klientai užduoda per savo ilgą karjerą, ir pateikiau išsamius atsakymus, padėsiančius suprasti, kaip veikia lankstaus grafiko sistema.

1. Kas tiksliai yra „lankstus atvykimo laikas“ ir kaip jis skiriasi nuo nustatyto pristatymo laiko?

Nustatytas pristatymo laikas (arba „Fixed Time Slot“) reiškia, kad vairuotojas turi atvykti į sandėlį labai konkrečiu metu, pvz., 10:00 ryte. Jei jis atvyksta 10:15 – gali būti nepriimtas ir siųstas laukti iki kito dienos, arba gauti baudą už vėlavimą. Tai sukuria didelį stresą kelyje.

Lankstus atvykimo laikas („Flexible Arrival Time“) nustato laikotarpį arba dieną, kai krovinys turi būti pristatytas. Pavyzdžiui, „antradienį“ arba „nuo 8:00 ryto iki 16:00 valandos“. Tokiu atveju vairuotojas turi laisvę pasirinkti saugesnį maršrutą, padaryti reikiamą pertrauką, jei jaučia nuovargį, arba išvengti didelių spūsčių. Esu dirbęs srityje pakankamai ilgai, kad galėčiau pasakyti: vairuotojas, kuris yra nusprendęs pailsėti, nes yra pavargęs, yra daug saugesnis ir efektyvesnis nei tas, kuris skuba, kad nepraleistų 10:00 valandos apmokėjimo laiko.

2. Kodėl maršrutuose į/iš Angliją lankstumas yra ypač svarbus?

Anglija yra sala. Tai reiškia, kad netrukdomą važiavimą nutraukia geografinė kliūtis – jūra. Norint patekti į Angliją, reikia naudotis keltu arba tuneliu (Eurotuneliu). Abu šie perkėlimo būdai veikia pagal tvarkaraštį. Jei vairuotojas dėl eismo įvykio ar blogo oro vėluoja į uostą 15 minučių, jis gali praleisti savo vietą kelyje arba keltą. Tai reiškia kelias valandas (ar net dieną) laukimo iki kito išvykimo.

Jei klientas nustatęs griežtą laiką Anglijoje (pvz., 9:00 ryto Londone), o vairuotojas dėl praleisto kelto atvyksta tik 11:00, susidaro konfliktas. Lankstus laikas leidžia kompensuoti šias geografines ir technines rizikas. Be to, Anglijoje yra specifiniai eismo ribojimai (pvz., vairuotojų darbo laiko apribojimai arba sunkiasvorių transporto priemonių važiavimo draudimai tam tikrais keliais savaitgaliais), kurie taip pat gali paveikti atvykimo laiką. Lankstumas leidžia šiuos dalykus įskaičiuoti iš anksto.

3. Ar lankstesnis grafikas brangesnis už griežtą?

Paradoksalu, tačiau dažnai atvirkščiai. Griežtas grafikas reikalauja aukštesnės organizacijos lygio, o kartais – ir papildomų išlaidų. Pavyzdžiui, jei reikia garantuoti atvykimą 9:00 valandą ryte, logistikos kompanija gali tekti siųsti vairuotoją atvykti į miestą ankstesnį vakarą ir užsakyti jam nakvynę (mokėti viešbutį), kad tikrai nepraleistų laiko. Arba gali tekti keisti planuojamą maršrutą, važiuoti trumpesniu, bet brangesniu keliu (mokėti kelių mokesčius), arba naudoti dviejų vairuotojų komandą.

Lankstesnis grafikas leidžia planuoti efektyviau. Vairuotojas važiuoja standartiniu, pigesniu maršrutu, nenusprendžia atsisakyti poilsio, o logistikos įmonė nenaudoja resursų „užtikrinimui“. Taigi, dažnai pasiūlymas su lankstesniu atvykimo laiku gali būti konkurencingesnis kainos atžvilgiu be jokios kokybės praradimo.

4. Kaip Brexit paveikė atvykimo laikų planavimą?

Brexit sukūrė papildomą „muitinės sluoksnį“. Anksčiau krovinius tikrinome tik vienoje šalyje (atvykstant). Dabar reikia atlikti išvykimo (iš ES) ir atvykimo (į JK) procedūras. Nors dauguma dokumentų pateikiama elektroniniu būdu iš anksto, fizinis patikrinimas vis tiek vyksta.

Jei vairuotojas atvyksta į uostą (pvz., Dover ar Calais), o muitinės sistema nusprendžia jį tikrinti (vadinamasis „red lane“ arba papildomas patikrinimas), tai gali užtrukti nuo valandos iki kelių dienų (jei trūksta dokumentų). Tokiose situacijose joks griežtas grafikas neišgelbės. Lankstus grafikas leidžia mums ir klientui susitaikyti su situacija, nespręsdami, kas blogiau – praleisti laiką ar prarasti klientą. Todėl dabar, po Brexit, lankstumas yra ne prabanga, o būtinybė.

5. Ką daryti, jei mano sandėlis Anglijoje priima tik griežtus laikus?

Tai reali problema. Kai kurie didieji prekybos centrai („Retailers“) arba sandėiai su automatizuotomis sistemomis (pvz., amazon tipo) dirba tik pagal griežtas „angliškas“ sistemas (vadinamas „RDC“ – Regional Distribution Centres). Jei vėluoji 15 minučių, privalai laukti 2 savaites.

Tokiu atveju mūsų kaip ekspertų užduotis yra įvertinti riziką. Mes dažnai siūlome klientams tokiais atvejais: 1. Planuoti atvykimą su dideliu laiko rezervu (pvz., atvykti prieš dieną ir laukti parke). 2. Naudoti tarpines saugojimo aikšteles (Cross-docking) Anglijoje, kurioje krovinys iškraunamas ir vėliau pristatomas į griežtą sandėlį vietinės transporto priemonėmis. 3. Pridėti prie kainos rizikos draudimą, jei dėl nevaldomų aplinkybių (užstrigo keltuose) laikas negali būti garantuojamas.

Svarbu tai aptarti iš anksto, kol dar nėra pasirašyta sutartis.

6. Ar lankstumas taikomas ir grupiniams kroviniams (partijoms)?

Taip, ir tai yra būtina. Grupiniai kroviniai (kai viena mašina veža kelis skirtingų klientų siuntas) yra kaip mozaika. Vairuotojas turi sustoti keliose vietose. Jei vienas klientas vėluoja iškrauti arba užtrunka dokumentų tvarkymas, tai nukelia visą likusį maršrutą.

Jei pirmam klientui nustatytas griežtas laikas, o paskutinis klientas žino, kad vairuotojas gali atvykti tik iki 17:00 valandos, susidaro konfliktas. Lankstus atvykimo laikas leidžia vairuotojui „susigrąžinti“ prarastą laiką vėliau dienos metu, kad visi klientai gautų savo siuntas tą pačią dieną. Be lankstumo grupiniai pervežimai taptų neįmanomi arba nepaprastai brangūs.

7. Kaip lankstus laikas veikia vairuotojo darbo laiką ir poilsį?

Tai vienas svarbiausių saugumo aspektų. Europoje ir Anglijoje galioja griežti tachografo reikalavimai. Vairuotojas negali vairuoti daugiau kaip 4,5 valandas be pertraukos, turi laikytis kasdieninio ir savaitinio poilsio režimų.

Jeigu klientas reikalauja griežto laiko, vairuotojas gali būti temptas „nugriūti“ šias taisykles arba važiuoti per didelę spūstį, kad tik patektų laiku. Tai didina avarijos riziką. Lankstus grafikas leidžia vairuotojui pasakyti: „Aš vėliuoju dėl eismo, aš padarysiu 45 minučių pertrauką, kad atsigautų, ir atvyksiu į sandėlį 30 minučių vėliau“. Saugumas kelyje yra svarbiau už bet kurią grafiko lentelę.

8. Ar galiu sekti savo krovinių vietą realiu laiku, jei laikas lankstus?

Žinoma, šiuolaikinės technologijos leidžia tai daryti netgi efektyviau. Net jei atvykimo laikas nėra fiksuotas iki minutės, GPS stebėjimo sistemos leidžia mums ir klientui matyti, kur yra mašina. Mes galime pranešti klientui: „Vairuotojas yra 50 km atstumu nuo jūsų sandėlio, atvyks maždaug po valandos“.

Tai suteikia klientui psichologinį ramybės jausmą. Jis nebijo, kad krovinio nėra, jis tiksliai žino, kada turi būti pasiruošęs priimti jį. Lankstumas nereiškia „nedomu“ ar „nežinoma“, jis reiškia „adaptyvu“ ir saugu.

9. Kokios yra baudos, jei vairuotojas vėluoja į griežtai nustatytą laiką Anglijoje?

Anglijoje rinka yra labai liberali, tačiau ir labai griežta sutarčių atžvilgiu. Baudos gali būti įvairios: * Demurrage (Užlaikymo mokestis): Mokestis, mokamas už laiką, praleistą uoste ar sandėlyje virš nustatyto limito. * Cancellation fee (Atšaukimo mokestis): Jei dėl vėlavimo krovinys nebegali būti priimtas tą dieną, gali būti paskaičiuojamas pilnas mokestis už transporto paslaugą. * Slot fee (Laiko lango mokestis): Kai kurie sandėiai parduoda konkretų laiką (pvz., 10:00–12:00). Jei praleidži – pinigai sudeginami.

Esu matęs atvejų, kai vienos valandos vėlavimas kainavo klientui šimtus eurų baudų. Lankstus grafikas apsaugo nuo šių rizikų, nes logistikos partneris įsipareigoja pristatyti tarp dienos pradžios ir pabaigos, neprarandant pinigų dėl minutės skirtumo.

10. Kaip tinkamai nurodyti pageidaujamą laiką užsakymo formoje?

Geriausias būdas – nurodyti dieną ir, jei įmanoma, laiko tarpą (pvz., „pirmadienį, nuo 8:00 ryto iki 16:00 vakaro“). Taip pat verta paminėti, ar tai yra „kietasis“ reikalavimas (Hard constraint), ar „pageidaujamas“ (Soft constraint).

Jei jums tikrai būtina gauti prekę ryte (pavyzdžiui, kad spėtumėte paleisti gamybos liniją), parašykite toliau: „Ryto pristatymas yra kritiškas gamybai“. Tada mes kaip ekspertai galėsime pasirinkti tinkamesnę maršruto strategiją (pvz., išvykti diena anksčiau), tačiau visgi paliksime sau vietos manevrui dėl nenumatytų situacijų kelyje. Kuo daugiau informacijos mes turime apie jūsų poreikius, tuo geriau galime suderinti lankstumą su jūsų verslo reikalavimais.

Išvada

Apibendrinant, lankstūs atvykimo laikai iš Anglijos ir į ją nėra apie tai, kad logistikos kompanijos norėtų dirbti mažiau arba mažiau rūpintis savo klientais. Atvirkščiai – tai apie profesionalų požiūrį į rizikos valdymą. Mano dvidešimties metų patirtis rodo, kad sėkmingiausi pervežimai yra tie, kuriuose yra pasitarta ir suderinta realistiška laiko prognozė.

Anglijos keliai, uostai ir muitinės procedūros yra per daug neprognozuojamos, kad būtų galima taikyti griežtas geležinkelio tipo tvarkaraščius sunkvežimiams. Lankstumas leidžia išvengti nereikalingo streso, sumažina išlaidas (už baudas ir nakvynes) ir, kas svarbiausia, užtikrina saugumą kelyje.

Jeigu planuojate siuntą į Angliją ar iš jos, raginu jus pasitarti su savo logistikos partneriu ne tik dėl kainos, bet ir dėl grafiko galimybių. Kartais keletas valandų atleidimo atvykimo laike gali sutaupyti nemažai pinigų ir nervų. Pasitikėkite savo ekspertais – mes žinome, kaip nukreipti jūsų krovinią į tiksą, net jei kelyje pasitaiko staigmenų.