Kelionių organizavimas iš Anglijos su lanksčiu atvykimu: Eksperto Vadovas

Šiuolaikinėje logistikoje, ypač kalbant apie maršrutus tarp Lietuvos ir Jungtinės Karalystės, laikas yra ne vien pinigas – tai ramybė. Per pastaruosius dvidešimt metų, dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje, mačiau, kaip pasaulis ir rinka pasikeitė. Vienas dalykas vis išlieka pastovus: kliento poreikis tikėtis numatomumo ir, svarbiausia, lankstumo. "Kelionių organizavimas iš Anglijos su lanksčiu atvykimu" nėra tiesiog marketingo frazė – tai būtinybė, kylančią iš sudėtingų muitinės procedūrų, kelių eismo sąlygų ir asmeninių ar verslo aplinkybių.

Anglija (arba tiksliau, Jungtinė Karalystė) nuo "Brexit" tapo dar labiau izoliuota rinka, kas sukuria papildomų iššūkių tiems, kurie nori pergabenti krovinius, keleivius ar organizuoti persikraustymą. Tradicinės, griežtai užfiksuotos grafikais pervežimo paslaugos dažnai nebeišlaiko spaudiamo, kai priešpiloje užstringa muitinės kontrolė arba keleivio atvykimo data dėl neprivalomų aplinkybių pasikeičia paskutinę minutę. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip teisingai organizuoti keliones iš Anglijos su lanksčiu atvykimu, kad Jums nereikėtų nerimti dėl nenumatytų nesklandumų.

Svarbu suprasti, kad "lankstus atvykimas" logistikoje reiškia galimybę adaptuoti pristatymo laikotarpį ar vietą neprarandant efektyvumo. Tai gali reikšti krovinių laikiną sandėliavimą Lietuvoje arba Jungtinėje Karalystėje, vairuotojo laukimo laiko derinimą be didelių baudų, arba galimybę keisti atvykimo datą be didelių papildomų mokesčių. Tokių paslaugų ieško tiek verslo atstovai, prekiaujantys su JK, tiek asmenys, grįžtantys į Lietuvą po ilgo laikotarpio.

Šiame straipsnyje mes gilinsimės į proceses, dokumentus, brangųjų metalų kainas (metaforiškai kalbant apie laiko kainą) ir praktinius patarimus, kaip išvengti dažniausių klaidų. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad Jūsų krovinys ar asmeninis transportas pasiektų paskirties vietą saugiai ir laiku, nepaisant to, kokie nestabilūs būtų išorės veiksniai.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

Žemiau pateikiu atsakymus į dešimt dažniausiai man užduodamų klausimų, susijusių su lanksčiu kelionių organizavimu iš Anglijos. Šie atsakymai remiasi ilgamete praktika ir žiniomis apie šiuolaikinę logistikos rinką.

1. Ką reiškia "lankstus atvykimas" tarptautiniuose pervežimuose iš Anglijos?

"Lankstus atvykimas" logistikos kontekste, ypač dirbant su JK maršrutais, reiškia, kad pervežimo bendrovė siūlo ne tik fiksuotą pristatymo datą ir valandą, bet ir tam tikrą laiko intervalą ar net galimybę atidėlioti pristatymą be didelių neigiamų pasekmių. Paprastai, kai užsakote standartinį pervežimą, vairuotojas turi fiksuotą grafiką – jei Jūsų krovinys nėra paruoštas arba Jūs negalite jo priimti, prasideda problemos ( baudos už vairuotojo laukimą, krovinio grąžinimas į sandėlį ir t.t.).

Su lanksčiu atvykimu mes įtraukiame į sutartį "buferinę zoną". Pavyzdžiui, jei vairuotojas atvyksta į paskirties vietą antradienį, bet Jums nepatogiau priimti krovinią iki ketvirtadienio, mūsų sistemoje yra numatyta galimybė laikinai padėti krovinį mūsų sandėlyje Lietuvoje arba derinti vairuotojo poilsį taip, kad pristatymas įvyktų vėliau, neprarandant krovininės linijos ryšio. Tai ypač aktualu po "Brexit", kai muitinės iškraipymai gali užtrukti nuo valandos iki kelių dienų, ir fiksuotas grafikas tampa neįgyvendinamas.

2. Kodėl lankstus atvykimas ypač svarbus po "Brexit"?

Po Jungtinės Karalystės išstojimo iš Europos Sąjungos, pasienio kontrolės tarp Lietuvos (ir ES) bei Anglijos tapo daug griežtesnės. Anksčiau krovinys keliaudavo be sustojimų, arba su minimaliais formalumais. Dabar reikia pateikti eksporto ir importo deklaracijas, užtikrinti, kad krovinys atitinka sanitartinius reikalavimus (jei tai maisto produktai ar gyvūnai), ir tiems turti, kurie nėra ES piliečiai, taip pat gali kilti vizų ar leidimų problemų.

Dažnai pasitaiko situacijų, kai muitinėje Anglijoje (pvz., Dover ar Folkestone) arba Lietuvoje atsiranda nesklandumų – trūksta vieno dokumento, kompiuterinė sistema "užstrigsta", arba krovinys parenkamai tikrinimui. Tokiu atveju, jei Jūsų pervežimas yra standartinis ir griežtai suplanuotas, kiekviena valanda vėlavimo sukelia stresą ir papildomas išlaidas. Lankstus atvykimas leidžia mums pritaikyti grafiką: jei krovinias užstrigo sienoje, mes nepriverčiame vairuotojo važiuoti viršyti greičio, kad spėtų į fiksuotą laiką, o tiesiog informuojame klientą, kad pristatymas bus šiek tiek vėliau, išvengiant panikos. Tai užtikrina procesų sklandumą naujojoje realybėje.

3. Ar lankstesnis atvykimas kainuoja brangiau nei standartinis pervežimas?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir atsakymas nėra tiesioginis "taip" ar "ne". Pirmiausia, lankstesnio atvykimo paslaugos gali turėti šiek tiek aukštesnę bazinę kainą, nes į ją įtraukiamas rizikos ir sandėliavimo išteklių elementas. Tačiau jei įvertinsime galimybę susidurti su baudomis už vairuotojo laukimą (kurios Anglijoje ir Lietuvoje gali siekti 50–100 EUR per valandą) arba didele neplanuota išlaidą dėl krovinio peradresavimo, lankstus pasirinkimas dažnai būna ekonominės naudos.

Esu matęs daugybę atvejų, kai klientai, siekdami sutaupyti 20–30 eurų pasirinkdami standartinį, griežtą grafiką, vėliau prarado šimtus eurų dėl to, kad negalėjo laiku atsiimti krovinio. Taigi, lankstus atvykimas – tai investicija į Jūsų saugumą ir ramybę. Daugelis profesionalių logistikos kompanijų, įskaitant mūsų, siūlo lankstumo variantus kaip standartinę dalį kompleksinių paslaugų, todėl kainų skirtumas dažnai būna minimalus arba išvis nejaučiamas, o pranašumas akivaizdus.

4. Kaip vyksta dokumentų parengimas tokiems pervežimams?

Dokumentų parengimas yra pusė sėkmės bet kuriame tarptautiniame pervežime. Kai kalbame apie lanksčius atvykimus, dokumentacija turi būti dar tvarkingesnė, nes mes turime turėti galimybę parodyti muitinės pareigūnams, kodėl mūsų grafikas gali keistis arba kodėl krovinys gali šiek tiek "užsilikti" tarpinėse stotyse.

Pagrindiniai dokumentai yra: prekių sandėlavimo kvitas (CMR), eksporto deklaracija iš JK pusės, importo deklaracija į Lietuvą (prieš tai gauti MRN numerį), taip pat komercinės sąskaitos ir, jei reikia, transporto priemonės registracijos ar draudimo dokumentai. Lankstaus atvykimo atveju mes dažnai įtraukiame į sutarties sąlygas nuostatas dėl "Force Majeure" (nenumatytų aplinkybių) ir galimybės laisvai keisti pristatymo datas, jei tai susiję su muitinės procedūromis. Šie dokumentai turi būti pateikti elektriniu būdu (NCTS sistema) ir patikimai suarchyvuoti, kad bet kuriuo momentu galėtume įrodinėti krovinio teisėtumą ir judėjimo istoriją.

5. Ar galima organizuoti lanksčią atvykimo kelionę asmeniniams daiktams (persikraustymui)?

Žinoma, tai viena populiariausių paslaugų. Persikraustymas iš Anglijos į Lietuvą ar atvirkščiai yra sudėtingas emocinis ir fizinis procesas. Dažnai žmonės parduoda namus Anglijoje, o pirkimo-pardavimo sutarties (Exchange of contracts) data gali pasikeisti paskutinę minutę. Jei Jūsų baldai jau pakrauti į sunkvežimį, o sandorio užbaigimas atidedamas savaitėlę, standartinis pervežėjas reikalautų iškrauti krovinį į sandėlį Anglijoje (kas brangu) arba mokėti baudą už vėlavimą.

Lankstus atvykimas šiuo atveju reiškia, kad mes galime suderinti vairuotojo maršrutą taip, kad jis galėtų padaryti kitus pristatymus Europoje arba laukti saugioje vietoje, kol Jūs užbaigiate formalumus Anglijoje. Taip pat galime pasiūlyti dalinį iškrovimą – pvz., dalį daiktų palikti sandėlyje Londone, o dalį vežti į Lietuvą. Tai leidžia klientams jaustis ramiau ir nejausti spaudimo dėl fiksuotų datų, kai jų gyvenime vyksta dideli pokyčiai.

6. Kokios yra vairuotojo darbo apribojimai ir kaip tai veikia lankstumą?

Vairuotojų darbo ir poilsio laiko reglamentavimas Europoje (ir Anglijoje, kuri taip pat laikosi griežtų taisyklių) yra vienas svarbiausių veiksnių, ribojančių logistikos lankstumą. Vairuotojas negali vairuoti be pertraukos ilgiau kaip 4,5 valandas, turi poilsio pertraukas ir kasdieninį poilsį. Taip pat yra savaitinio poilsio apribojimai.

Kai kalbame apie lanksčią atvykimo organizavimą, mes turiime sugebėti suskaičiuoti šiuos laikus taip, kad vairuotojas neviršytų leistinų normų, net jei reikėtų šiek tiek uždelsti atvykimą. Pavyzdžiui, jei klientas prašo atvykti vėliau, mes galime suorganizuoti vairuotojo poilsį arba "split rest" (padalintą poilsį) kelyje, taip pritaikant maršrutą prie kliento poreikių, nekeliant rizikos saugumui. Profesionali planavimo programa leidžia mums tai padaryti tiksliai, todėl lankstumas klientui nereiškia pažeidimų vairuotojui.

7. Kas atsitinka, jei krovinys atvyksta, o klientas nėra pasiruošęs jo priimti?

Tai klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriame dažniausiai. Jei turime susitarimą dėl lanksčio atvykimo, situacija sprendžiama taikiai. Pirmiausia, vairuotojas susisiekti su dispečeriu, kuris iš karto praneša klientui apie atvykimą. Jei klientas negali priimti krovinios tą pačią dieną, mes aktyvuojame "Gamybos sandėlio" arba "Tarpinio sandėlio" paslaugą.

Krovinys iškraunamas mūsų sandėlyje Lietuvoje, kur jis yra saugomas, užtikrinamas ir apdraudžiamas. Klientas gali atvykti jį atsiimti kitą dieną, po savaitės arba mėnesį – priklausomai nuo susitarimo. Šiuo atveju klientui gali būti paskaičiuotas tik sandėliavimo mokestis (paprastai už pirmąsias 24–48 valandas jis gali būti nemokamas kaip lankstumo paslaugos dalis), bet nėra taikomos baudos už vairuotojo laukimą ar neteisėtą stovėjimą. Tai leidžia išvengti konfliktų ir išlaikyti aukštą aptarnavimo kokybę.

8. Ar lankstus atvykimas taikomas tik dideliems kroviniams (pilkvežiams) ar ir mažiems siuntiniams?

Lankstumas – tai koncepcija, galiojanti visiems krovinių tipams. Žinoma, dideliems kroviniams (FCL – Full Container Load arba pilniems sunkvežimiams) tai labiau aktuoma dėl didesnių kaštų, tačiau ir mažiems siuntiniams (LCL – Less than Container Load arba daliniams kroviniams) ši paslauga yra labai naudinga.

Mažiems siuntiniams, kurie keliauja dalinio krovinio linijomis (pvz., iš Londono į Vilnių kas savaitę), lankstumas reiškia, kad Jūs galite atiduoti siuntinį į mūsų surinkimo sandėlį Anglijoje bet kurią savaitės dieną, o mes jį suformuosime ir išsiųsime artimiausiu reisu be jokio papildomo streso. Jums nereikia laukti konkretaus rytinio arba vakarinio laiko – mes užtikriname, kad Jūsų siunta "užsikabins" į sistemą ir atvyks į Lietuvą tais terminais, kurie Jums tinkami, arba bus laikomi mūsų terminale iki Jūsų atvykimo.

9. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas, kai keičiamos atvykimo datos ar jis laikomas sandėlyje?

Saugumas yra mūsų prioritetas, nepaisant to, kiek kartų keičiasi grafikas. Kai krovinys yra perkeliamas į tarpinį sandėlį dėl lanksčio atvykimo, jis yra įtraukiamas į inventoriaus sąrašą (WMS – Warehouse Management System). Kiekvienas daiktas yra pažymėtas, nufotografuojamas (jei reikia) ir saugomas užrakintose patalpose su prieigos kontrolės sistema.

Be to, visi mūsų pervežimai yra apdraudžiami transporto draudimu (CMR draudimas), kuris galioja nuo momento, kai mes perimame krovinį iš siuntėjo Anglijoje, iki momento, kai jį perduodame gavėjui Lietuvoje. Jei krovinias šiek tiek "užsibus" sandėlyje, draudimas tęsiasi. Todėl klientams nereikia nerimti, kad dėl atidėlioto pristatymo jų turtas taps pažeidžiamas. Mūsų sandėliai yra įrengti priešgaisrinės sistemos, vaizdo stebėjimo kameromis, o personalas yra patikrintas ir apmokytas dirbti su vertingais kroviniais.

10. Kaip pasirinkti patikimą pervežėją, siūlantį lanksčius atvykimo sprendimus?

Rinktis pervežėją rinkoje, pilnoje pasiūlytojų, gali būti sunku. Pirma, patikrinkite, ar įmonė turi ilgametę patirtį būtent su JK maršrutais. Po "Brexit" daug naujokų bandė įsibrauti į šią rinką, bet dažnai juos užgniaužia biurokratiniai reikalavimai. Antra, klauskite apie jų "Plan B" scenarijus. Ką jie daro, jei sulaiko muitinė? Ką jie daro, jei vairuotojas susirga?

Trečia, ieškokite akivaizdžių ženklų apie lankstumą jų svetainėje arba pasiūlymuose – ar jie siūlo sandėliavimo paslaugas? Ar jie turi savus ar patikimus partnerių sandėlius Anglijoje ir Lietuvoje? Ketvirta, skaitykite atsiliepimus. Klientai dažnai mini tai, kaip įmonė elgėsi problemų atveju – tai geriausias rodiklis. Patikimas pervežėjas niekada nesake "tai ne mūsų problema", jis pasakys "pažiūrėkime, kaip tai galime išspręsti".