Išvykimo laikai iš Anglijos: patogaus rezervavimo ir logistikos subtilybės

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau kaip dvi dešimtmetis, sužinojau vią pagrindinę tiesą: laikas – tai ne tik pinigai, tai ir ramybė. Klientai, kurie kreipiasi pagalbą pervežant daiktus iš Anglijos į Lietuvą (ir atgal), dažniausiai keliauja vienu iš dviejų kelių. Arba jie planuoja viską mėnesiais iš anksto, siekdami idealiai suderinti savo asmeninį grafiką su transporto, arba juos sukausto paskutinės minutės panika, kai būstas turi būti ištuštėtas „vakar“. Nepriklausomai nuo to, kuriai grupei priklausoate, suprasti, kaip veikia išvykimo laikų rezervavimas, yra kritiškai svarbu sėkmingai operacijai.

Anglija – sala. Tai geografinis faktas, kuris lemia visas logistikos subtilybes. Čia nėra tiesioginės kelio juostos, kurią galima važiuoti be sustojimų. Pervežimai įjungia keltus, Eurotunelį, muitinės procedūras po „Brexit“ ir vis dar kintančius pandemijos ar ekonominių sunkumų sukeltus apribojimus. Todėl, kai kalbame apie „patogų rezervavimą“, mes nekalbame tik apie tai, kad paspausite mygtuką svetainėje. Mes kalbame apie sudėtingą mechanizmą, kurį reikia suprasti, kad jūsų krovinys pasiektų paskirties vietą laiku ir be nereikalingų nervų.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip sudėtinga ši procesas iš vidaus. Mes aptarsime, kodėl kai kurios dienos yra brangesnės, kaip veikia dalinių krovinių konsolidacija ir ką tikrai reiškia tas „išvykimo laikas“, kurį matai dokumentuose. Tikslas vienas – padaryti tavo rezervavimo patirtį kuo sklandžiau ir prognozuojamesnę.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skiltyje suformulavau atsakymus į dešimt labiausiai paplitusių klausimų, kuriuos girdžiu iš savo klientų kasdien. Tie, kurie žino šiuos atsakymus, visada save jaučia ramiau ir tikimes su vairuotoju.

1. Kaip dažnai vyksta reguliarios reisai iš Anglijos į Lietuvą?

Dažnumas priklauso nuo konkretaus logistikos partnerio, tačiau didelės, patikimos transporto kompanijos (kaip mūsų) siūlo kas savaites, o dažnai ir du kartus per savaitę vykstančius reisus. Paprastai tai yra fiksuoti grafikai. Pavyzdžiui, vienas sunkvežimis gali išvykti iš Londono ar Midlands regiono kiekvieną antradienį, o kitas – kiekvieną penktadienį. Svarbu suprasti, kad tai nėra maršrutiniai taksi, kurie važiuoja tuščiai, jei nėra krovinio. Tai komerciniai reisai, todėl jie vyksta pagal paklausą. Tačiau dėl didelės emigracijos ir prekybos srautų tarp Lietuvos ir Jungtinės Karalystės, vietos užpildomos labai greitai. Mano patirtis rodo, kad sezono metu (pavasarį ir vasarą, kai žmonės dažniau keliasi iš būstų), reisų gali būti net ir po tris–keturis per savaitę. Rezervuoti vietą reikėtų ne vėliau kaip 2–3 savaites iki planuojamos išvykos, jei norite tiksliai laikytis savo grafiko.

2. Kiek laiko iš anksto reikia rezervuoti vietą transportui?

Idealus atvejis – kai susisiekite su mumis mėnesį iki planuojamos kelionės. Tai leidžia mums užtikrinti, kad Jūsų krovinys bus įtrauktas į optimalų reisą. Tačiau suprantu, gyvenimas būna netikėtas. Dirbame ir su skubiais užsakymais. Jei kreipiatės savaitę ar net kelias dienas iki išvykimo, mes visada stengiamės padėti, bet čia jau priklauso nuo vietos apimties ir to, ar turime laisvų vietų (kubinių metrų) sunkvežimyje. Jei turite tik kelias dėžutes, juos įsprausti dažniau įmanoma net ir paskutinę minutę. Bet jei kalbame apie visą buto išvežimą ar didelę partiją prekių, čia reikia planavimo. Vėlyvas rezervavimas ne tik padidina riziką, kad neteks vietos pageidaujamu datu, bet ir gali kainuoti brangiau, nes turime perkelti Jūsų siuntą į kitą, galbūt mažiau užpildytą mašiną, arba naudoti alternatyvius, brangesnius maršrutus.

3. Ar išvykimo data, nurodyta dokumentuose, yra pristatymo data Lietuvoje?

Tai vienas dažniausių nesupratimų. Ne, išvykimo data nėra lygi pristatymo data. Kai sakome, kad sunkvežimis išvyksta antradienį, tai reiškia, kad jis pradeda savo kelionę tą dieną. Kelionė iš Anglijos į Lietuvą trunka vidutiniškai 3–5 darbo dienas. Kodėl tiek ilga? Pirmiausia, reikia nuvažiuoti iki uosto (pavyzdžiui, Doveris ar Folkestone). Tada laukiama kelto ar traukinio per Eurotunelį (tai gali užtrukti nuo 1,5 iki 4 valandų priklausomai nuo eilių). Po to – kelionė per Prancūziją, Belgiją, Vokietiją arba Nyderlandus ir Lenkiją. Svarbu prisiminti, kad vairuotojai turi griežtai laikytis poilsio laiko (tachografų duomenys). Jie negali važiuoti 24 valandas per parą. Be to, reikia atsižvelgti į muitinės procedūras, kurios po „Brexit“ užtrunka ilgiau nei anksčiau. Todėl, jei išvykimas yra antradienį, tikėkitės krovinio Lietuvoje penktadienį arba net pirmadienį (jei savaitgalis užkliūna į kelionę). Mes visada stengiamės pateikti tikslų pristatymo terminą dieną prieš išvykstant mašinai, kai tik sužinome apie galimas eiles.

4. Kokius duomenis reikia pateikti rezervuojant išvykimą?

Kad rezervavimas būtų patogus ir be klaidų, mes iš Jūsų reikalaujame tikslumo. Būtina nurodyti siuntėjo ir gavėjo adresus su pašto kodais (Anglijos pašto kodai yra labai specifiniai ir padeda nustatyti tikslią vietą). Taip pat reikia nurodyi telefonus, kad vairuotojas galėtų susisiekti artėdamas. Labai svarbu pateikti krovinių sąrašą (packing list) – tai nėra tik formalumas. Mums reikia žinoti, ką pervežame: ar tai baldai, ar elektronika, ar tūrini daiktai (pavyzdžiui, vaikiška žaislų dėžė, kurios nėra supakuotos). Jei pervežame pavojingus krovinius (HAZMAT), tai turi būti nurodyta iš karto, nes tai keičia transporto tipą ir kainą. Taip pat būtina nurodyti, ar reikalingos pakavimo paslaugos, ar krovinys jau paruoštas. Kuo daugiau informacijos mes turime iš karto, tuo mažiau vėliau kils klausimų ir nesusipratimų.

5. Ar galima atšaukti arba perkelti rezervaciją, jei planai pasikeitė?

Taip, tai įmanoma, bet čia yra tam tikros taisyklės, kurios susiformavo logistikos pasaulyje ne šiaip sau. Jei apie planų keitimą pranešate ne vėliau kaip 48–72 valandos iki suplanuoto išvykimo, mes dažniausiai perkeliame Jūsų rezervaciją į kitą reisą be papildomų mokesčių ar su minimaliu administraciniu mokestiu. Tačiau jei pranešate apie atšaukimą paskutinę minutę (pvz., vairuotojas jau važiuoja link Jūsų adreso arba jau įkėlė kitus krovinius, kurie buvo suplanuoti pagal Jūsų vietą), gali būti taikomas baudas. Kodėl? Todėl, kad mes jau skyrėme Jums vietą, atsisakėme kitiems klientams ir pradėjome logistines procedūras. Be to, jei dėl Jūsų atšaukimo mašina turi važiuoti tuščia atgal arba nusileisti, kainą tenka padengti klientui. Visada geriau susitarti dėl lankstumo iš karto, užsirašant.

6. Kodėl kaina gali skirtis priklausomai nuo pasirinktos išvykimo dienos?

Kainodara logistikoje yra dinamiška, kaip ir bilietų į lėktuvus kainos. Pirmiausia, įtakos turi degalų kainos, kurios svyruoja pasaulyje. Antro, ir svarbiausia – paklausa. Pavyzdžiui, prieš šventes (Kalėdas, Velykas) arba mokslo metų pradžią ( rugsėjis–spalis) noras išvykti iš Anglijos išauga staiga. Tada vietos sunkvežimiuose užpildomos labai greitai, ir mes taikome „sezoninius“ tarifus. Taip pat, kai kurios savaitės dienos yra brangesnės dėl keltų ar Eurotunelio kainų – per savaitgalius arba šventines dienas transporto pervežimo kompanijos moka daugiau už užsakymus, todėl šią išlaidą perkeliama į galutinę kainą. Jei Jūsų grafikas yra lankstus, aš visada patariu pasiklaustyti, ar nėra pigesnių datų toje pačioje savaitėje – tai gali sutaupyti nemažai pinigų.

7. Kaip veikia dalinių krovinių (part load) rezervavimas ir kodėl tai ilgiau trunka?

Dalinis krovinys (angliškai „part load“) – tai kai Jūsų daiktai užima tik dalį sunkvežimio, o likusią vietą užima kiti klientai. Tai yra ekonomiškiausias variantas, bet jis reikalauja daugiau laiko planuojant. Mes negalime išvykti tuoj pat, kai tik Jūs užsakovote, nes turime surinkti mašiną. Reikia laukti, kol susirinks kitų klientų siuntos, kad išvykti būtų ekonomiškai naudinga. Procesas vyksta taip: Jums suteikiame apytikslį savaitę („tarp 5 ir 12 dienos“). Kai mašina yra suplanuota, mes Jums pranešame tikslią dieną. Tada vairuotojas atvyksta paimti Jūsų krovinį, parveža į sandėlį (jei reikia konsolidacijos), o tada vyksta pagrindinis reisas. Todėl, jei Jums reikalinga greitas pristatymas „iš rankų į rankas“, gali tekti rinktis pilnos mašinos (full load) užsakymą, kuris brangesnis, bet išvyksta tada, kai Jums patogu.

8. Ką daryti, jei reikia skubaus, ekspresinio pervežimo?

Skubus atvejiai yra mūsų kasdienybė. Jei Jums reikia, kad daiktai būtų atvežti per 2–3 dienas, mes turime ekspresinių sprendimų. Tokiu atveju mes nelaukiame, kol užsipildys dalinė mašina. Mes siūlome dviejų tipų sprendimus: arba dedame Jūsų siuntą į artimiausią išvykstantį sunkvežimį (jei ten yra vietos), arba (jei siunta labai skubi) siunčiame specialų vairuotoju su mažesne transporto priemone (pvz., 3,5 tons sunkvežimis arba furgonas), kuris gali važiuoti greičiau ir dažniau stabdyti. Ekspresinis pervežimas visada kainuoja brangiau, nes dažnai mašina grįžta tuščia, o vairuotojas dirba viršvalandžius. Tačiau mano patirtis rodo, kad kai sugenda svarbi gamybos linija ar reikia išvežti dokumentus iš banko, kaina nėra svarbiausias faktorius – svarbiausia greitis. Tokiu atveju rezervacija vyksta beveik akimirksniu, tiesiog reikia užtikrinti, kad krovinys bus paruoštas vairuotojo atvykimo momentu.

9. Kokį įtaką „Brexit“ turi išvykimo laikų planavimui?

„Brexit“ pakeitė visą žaidimo taisykles. Anksčiau Anglija buvo beveik kaip ES šalis, ir muitinės procedūros buvo minimalios. Dabar kiekviena siunta turi kirsti muitinę. Tai reiškia, kad prieš išvykstant mašinai, turi būti pateikta visiškai teisinga prekių deklaracija (EX1 dokumentas). Jei dokumentuose yra klaidų arba trūksta jų, mašina gali būti sulaikyta sienoje (Doveris arba Koletas) ir neįveži į kontinentą kelias dienas. Tai tiesiogiai veikia išvykimo laiką – net jei vairuotojas pasiruošęs, biurokratija gali sustabdyti judėjimą. Todėl dabar, rezervuodami išvykimą, mes labai daug dėmesio skiriame dokumentų tikrinimui. Jei Jūs esate privatus asmuo, pervežantis asmeninius daiktus, Jums reikia užpildyti „Transfer of Residence“ (TOR01) formą, kad būtų atsisakyta muito ir PVM. Šios procedūros užtrunka, todėl viską reikia padaryti iš anksto, kad išvykimas nebtų nukeltas dėl „popieriaus darbų“.

10. Kaip galima sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku?

Anksčiau tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo, kad sužinotum, kur jis yra. Dabar technologijos leidžia mums būti aiškiais. Rezervavus išvykimą, Jūs gaunate unikalų siuntos numerį. Naudojant GPS sekimo sistemas, kurios yra įrengtos mūsų transporto priemonėse, mes galime matyti mašinos vietą bet kuriuo metu. Dažniausiai klientams siunčiame nuorodą į sekimo puslapį arba atnaujiname juos SMS žinutėmis (pvz., „Mašina kirto tunelį“, „Mašina atvyko į Lenkiją“, „Pristatymas rytoj 10:00“). Tačiau verta prisiminti, kad vairuotojas vairuoja, ir jis negali atsiliepti į telefoną kiekvieną minutę. Geriausias būdas sekti situaciją – susisiekti su mūsų dispečeriu arba logistikos vadovu, kuris turi visą vaizdą. Taip jausitės ramiau, žinodami, kad Jūsų daiktai juda pagal planą.

Išvada

Išvykimo laikų iš Anglijos rezervavimas gali atrodyti sudėtingas procesas, pilnas techninių detalių ir biurokratinių reikalavimų. Tačiau, turiu pasakyti kaip žmogus, kuris pervežė tūkstančius tonų krovinių per Šiaurės jūrą – šis procesas tampa paprastas, kai jį suprantate ir pasitiki savo logistika. Patogumas kyla ne iš to, kad viskas vyksta stebuklingai, o iš to, kad viskas yra suplanuota ir prognozuojama.

Raktas į sėkmę yra komunikacija. Nebijokite klausti, nebijokite pateikti išsamios informacijos apie savo krovinius ir nebijokite planuoti iš anksto. Geriausia rezervacija yra ta, kuri padaryta ramiai, be skubos, kai abi pusės – ir klientas, ir pervežėjas – žino, kas tikisi. Nors Anglija ir yra sala, ji yra labai arti Lietuvos, jei logistika tvarkoma profesionaliai.

Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo Jums suprasti, kaip veikia mūsų darbas ir kaip galite pasirūpinti savo siunta taip, kad kelionė būtų kuo sklandesnė. Visada laukiame Jūsų skambučių ir užklausų – nes kiekvienas sėkmingai rezervuotas išvykimas yra dar vienas patenkintas klientas ir dar viena saugiai atvykusi siunta.