Išvykimo ir atvykimo datos į Angliją – Viskas, ką reikia žinoti apie reguliarius reisus

Logistika pasaulyje, o ypač tarp Lietuvos ir Didžiosios Britanijos, panaši į organizmo kraujotakos sistemą. Kai srovės stiprios ir bevariklės, ekonomika kvėpuoja, parduotuvės pilnos prekių, o verslininkai gali planeti savo ateitį. Esdamas šioje srityje beveik dvi dešimtis metų, mačiau, kaip pasikeitė rinka, kaip atsirado „Breksito“ barjeras ir, svarbiausia, kaip išaugo klientų poreikis aiškumui. Vienas dažniausiai užduodamų klausimų, su kuriuo susiduriu kasdien, yra ne susijęs su kaina ar krovinių įranga, o su laiku. Kada išvyksta? Kada atvyksta?

Kai kalbame apie reguliarius reisus į Angliją, mes kalbame ne tik apie vairuotojo darbo laiką ar kelių būklę. Mes kalbame apie sudėtingą mechanizmą, kurį sudaro kelių šalių muitinės, keltų grafikai, poilsio režimai ir, žinoma, orų sąlygos. Šiame straipsnyje aš pasidelsiu priešais jus ne kaip reklamos agentas, o kaip logistikos ekspertas, norėdamas išsamiai paaiškinti, kaip formuojasi išvykimo ir atvykimo datos, kodėl jos gali keistis ir kaip tinkamai suplanuoti savo siuntą, kad nenuviltumėte.

Reguliarių reisų esmė ir jų svarba

Rinkoje egzistuoja du pagrindiniai krovininių pervežimų modeliai: „kai yra krovinys – tada yra ir reisas“ (vadinamasis ekskursinis arba neplaninis transportas) ir reguliarūs reisai. Pastarieji yra aukso standartas tiems, kurie vertina pastovumą. Reguliarus reisas reiškia, kad mūsų kompanija (arba mūsų partneriai) įsipareigoja tam tikrais dienomis ir valandomis išvykti iš tam tikrų vietovių Lietuvoje (ir aplinkinėse šalyse) ir tam tikru laiku pasiekti paskirties vietą Jungtinėje Karalystėje.

Dvidešimt metų atgal tokios sistemos kūrimas buvo košmaras dėl prastos komunikacijos. Šiandien, turint GPS stebėjimą, elektroninius muitinės deklaravimo sistemas ir optimizuotus maršrutus, reguliarūs reisai yra tiksliai matomi taip, kaip matome traukinių grafikus geležinkeliuose. Tačiau, skirtingai nei traukinys, sunkvežimis veža krovinius keliais, kurie yra veikiami išorinių veiksnių.

Išvykimo data nėra tiesiog diena, kai vairuotojas užveda variklį. Tai diena, kai baigiamas krovinių įkėlimas (konsolidacija), pateikiami visi muitinės dokumentai ir transporto priemonė išvažiuoja iš terminalo. Atvykimo data – tai momentas, kai krovinys yra iškraunamas paskirties taške arba perduotas gavėjui Anglijoje. Tarp šių dviejų taškų glūdi visa logistikos magija.

Kas daro įtaką atvykimo datai?

Dauguma klientų manoma, kad jei atstumas nuo Vilniaus iki Londono yra apie 1800 km, ir vairuotojas važiuoja vidutiniškai 80 km/h valandą, tai kelionė turėtų trukti apie 22 valandas. Tačiau realybėje yra visai kitokia. Sunkvežimių vairuotojų darbo laiką reglamentuoja griežti Europos Sąjungos ir JK teisės aktai. Vairuotojas privalo daryti pertraukas, o po 4,5 valandos vairavimo – 45 minučių poilsį. Be to, po 9 valandų vairavimo jis privalo padaryti 9 valandų (ilgiau gali tik išskirtinais atvejais) nepertraukiamą poilsį.

Tai reiškia, kad net ir esant idealiam eismui, kelionė užtrunka mažiausiai 24–30 valandų. Prie šio laiko pridedame keltų perėjimas per Lamanšą (Dover-Calais arba Dover-Dunkirk). Nors patas perplaukimas trunka tik 1,5–2 valandas, įsiregistravimas uoste, muitinės pasienio kontrolė (ypač po „Breksito“) ir laukimas įlipo gali prailginti šį etapą iki 4–5 valandų viena kryptimi.

Dar vienas kritiškas veiksnys yra muitinė. Anglija dabar yra trečioji šalis visiems ES muitinės kodekso tikslais. Tai reiškia, kad kiekvienas krovinys turi būti deklaruojamas. Jei dokumentuose yra klaida, trūksta numerio arba prekės kodas (HS kodas) neteisingas, krovinys gali būti sulaikytas. Esu matęs atvejus, kai dėl blogai užpildyto CMR važtaraščio arba prasto prekių sąrašo krovinys uosto „kalėjime“ praleisdavo savaitgalį, kas visiškai išstumdavo grafiką. Todėl, kai sakome „reguliarus reisas“, mes visada turime galvoje apie rezervą (buffer), kurį įtraukiame į planą, kad galėtume suvaldyti tokias nenumatytas situacijas.

Planavimas ir lankstumas

Dirbdamas šioje srityje ilgiau nei du dešimtmečius, įsitikinau, kad sėkmės formulė paprasta: kuo anksčiau užsakyta, tuo tiksliau data. Reguliarūs reisai leidžia mums konsoliduoti siuntas. Tai reiškia, kad jei jūsų krovinys nedidelis (pvz., 1–3 europaletes), jis bus įkeltas į didesnę sunkvežimėją vilkiką kartu su kitų klientų siuntomis.

Išvykimo data dažnai nustatoma pagal tai, kada pilnai užsipildo vilkikas. Jei grafikas sako, kad reisas į Angliją vyksta kiekvieną antradienį, tai reiškia, kad paskutinės siuntos priimamos pirmadienio vakare arba antradienio ankstyvą rytą. Vėlavimas su dokumentais gali lemti tai, kad jūsų siunta „užsileis“ iki kito reiso – pvz., iki sekmadienio arba kitos savaitės antradienio. Todėl operatyvumas ir dokumentų tvarka yra pusė sėkmės.

Taip pat svarbu suprasti skirtumą tarp „krovinių terminalo“ atvykimo ir „galutinio adreso“ pristatymo. Reguliarus reisas dažniausiai atvyksta į mūsų arba partnerio sandėlį Anglijoje (pavyzdžiui, netoli Londono, Birmingemo ar Mančesterio) nurodytu laiku. Toliau vyksta vietinio pristatymo procesas (tarnybiniais automobiliais), kuris gali užtrukti papildomai 1–2 darbo dienas, atsižvelgiant į geografinį padėtį.

Verta paminėti ir sezoniškumą. Prieš Kalėdas arba Naujuosius metus, kai verslas stengiasi išvežti prekes prieš šventes, o vairuotojai turi savo apribojimus, reguliarių reisų grafikai gali būti apkrauti. Tada „išvykimo data“ gali būti pastumta dėl to, kad paprastai vieną reisą aptarnaujantis vilkikas gali būti pakeistas dviem, arba mes turime įtraukti papildomus vilkikus. Ilgametė patirtis leidžia mums numatyti šiuos „pikų“ momentus ir informuoti klientus iš anksto, kad šie galėtų susiderinti su savo pirkėjais Anglijoje.

Apibendrinant, išvykimo ir atvykimo datos nėra atsitiktiniai skaičiai. Tai rezultatas griežtos sistemos, kurioje susiduria teisiniai reikalavimai, fizinės galimybės ir technologinės priemonės. Rinkdamas logistikos partnerį, klientas turėtų ieškoti ne to, kas pažada „pristatyti per 24 valandas“ (nepaisant nieko), o to, kas garsiai ir aiškiai pasako: „Išvykstate antradienį, atvyksite penktadienį, o jei bus problemų, informuosime nedelsiant“. Tokia nuoširdumas ir ekspertinis požiūris leidžia išvengti nemažai nervų ir piniginių nuostolių.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kaip dažnai vyksta reguliarūs reisai iš Lietuvos į Angliją? Reguliarūs reisai paprastai vyksta kelis kartus per savaitę. Priklausomai nuo konkretaus logistikos centro arba krovinio rūšies (pavojingi kroviniai, šaldomi produktai, bendrieji kroviniai), grafikai gali skirtis. Standartiškai didelės transporto kompanijos siūlo išvykimus 2–4 kartus per savaitę, o apkrovos šventiniu laikotarpiu šis skaičius gali padidėti iki kasdienių išvykimų. Visada geriausia konsultuotis su savo vadybininku dėl artimiausio išvykimo, kadangi vietos užpildomos pagal „pirmas atėjo – pirmas aptarnautas“ principą arba pagal išankstinę rezervaciją.

2. Kiek laiko trunka vidutinis krovinio pervežimas į Angliją? Standartinis tranzito laikas nuo siuntos perdavimo mums Lietuvoje iki jos iškrovimo Anglijos sandėlyje yra 2–4 darbo dienos. Į šį laiką įeina krovinių konsolidacija (jei tai ne pilnas vilkikas), paties kelionės laikas (apie 24–30 valandų vairavimo), keltų perėjimas ir muitinės procedūros. Jei krovinys yra skubus, galime pasiūlyti „ekspresinio“ reiso variantą, kai vairuotojas važiuoja be papildomų sustojimų konsolidacijos vietose, tačiau tai kainuoja brangiau.

3. Ar garantuojama tiksliai nurodyta atvykimo data? Mes visada stengiamės laikytis nustatyto grafiko, tačiau 100 % garantijos logistikoje būti negali. Yra veiksnių, kurių negalime valdyti: eismo įvykiai, blogi oro sąlygos (ypač žiemą per Europą arba rūkiant Lamanšo sąsiauriui), muitinės tikrinimai arba keltų delay. Tačiau dėl ilgametės patirties mes įtraukiame laiko rezervą į savo grafikus, tad vėlavimai yra reti. Jei įvyksta nenumatyta situacija, informuojame klientą nedelsiant.

4. Kokia yra vairuotojo poilsio įtaka atvykimo datai? Vairuotojo poilsis yra kritiškai svarbus saugumui ir yra įstatymiškai reglamentuojamas. Vairuotojas negali vairuoti daugiau kaip 9 valandas per dieną (paprastai) ir turi atlikti 45 minučių pertrauką kas 4,5 valandos. Po savaitės vairavimo jis privalo atlikti ilgesnį poilsį (45 valandos). Tai reiškia, kad net jei kelionė fiziškai užtruktų mažiau, grafikas sudaromas taip, kad vairuotojas neviršytų leistinųjų normų. Todėl kelionė iš Vilniaus į Londoną be pertraukų negali būti atlikta greičiau nei per 24 valandas.

5. Kaip „Breksitas“ paveikė išvykimo ir atvykimo datas? Po Jungtinės Karalystės išstojimo iš ES, atsirado papildomos muitinės kontrolės procedūros. Anksčiau krovinys pravažiuodavo „žaliąją juostą“, dabar jis privalo turėti išankstinę deklaraciją (Exit Summary Declaration). Jei duomenys nesutampa arba trūksta kokių nors dokumentų, krovinys gali būti sulaikytas uoste. Tai gali prailginti atvykimo datą nuo kelių valandų iki kelių dienų. Mūsų patirtis leidžiškai suvaldyti šiuos dokumentus, tačiau kliento pateikta informacija turi būti 100 % tiksl.

6. Kada aš turiu pateikti dokumentus, kad mano siunta spėtų artimiausiu reisu? Dokumentai (prekių sąrašas, vairuotojo atstovavimo dokumentai, jei reikia) turi būti pateikti ne vėliau kaip 24 valandos iki planuojamo išvykimo. Idealiu atveju – dar anksčiau. Tam, kad krovinys būtų deklaruojamas muitinėje iš anksto (kas pagreitina pravažiavimą sienoje), mums reikia laiko apdoroti duomenis. Jei dokumentus pateikiate išvykimo dieną rytą, rizikuojate, kad krovinys nebus įtrauktas į tą reisą dėl vėlujančios deklaracijos.

7. Ar galiu sekti savo krovinio vietą realiu laiku? Taip, šiuolaikinės technologijos tai leidžia. Kai kurkime pasiūlymą arba patvirtiname užsakymą, klientas gauna sekimo numerį arba nuorodą į platformą, kurioje galima stebėti vilkiko vietą. Taip matysite, kada vairuotojas kirto sieną, kada užlipo į keltą ir kada artėja prie paskirties taško. Tai suteikia ramybės ir leidžia tiksliau planuoti savo veiklus Anglijoje (pvz., sandėlio personalo paruošimą iškrovimui).

8. Kas nutinka, jei krovinys atvyksta vėlai (pvz., dėl savaitgalio)? Jei krovinys atvyksta į terminalą penktadienio vakarą arba šeštadienį, o gavėjo sandėlis nedirba, jis yra saugiai laikomas mūsų partnerio sandėlyje Anglijoje. Pristatymas į galutinį adresą tada vykdomas pirmąją darbo dieną (paprastai pirmadienį). Mums svarbu, kad krovinys būtų pristatytas saugiai, todėl niekada nebeduodame jų tuomet, kai gavėjas negali juos priimti, išskyrus atvejus, kai yra speciali susitarimas dėl pristatymo ne darbo laiku (kas papildomai kainuoja).

9. Ar galima užsakyti konkretų pristatymo laiką Anglijoje (pvz., 9:00 ryte)? Galima, tačiau tai laikoma ypatinga paslauga. Reguliarūs reisai turi nustatytus atvykimo laikus į terminalus, tačiau vietinis pristatymas („last mile“) priklauso nuo maršruto optimizacijos. Jei jums būtinas pristatymas konkrečiu laiku (pvz., „just in time“ gamybai), mes turime tai užfiksuoti iš anksto. Tai gali reikalauti atskiro transporto priemonės skyrimo arba keitimo grafike, todėl rekomenduojama šį reikalavimą nurodyti dar užsakymo etape.

10. Kuo skiriasi išvykimo data tarp pilno vilkiko (FTL) ir dalinio krovinio (LTL)? Pilno vilkiko (Full Truck Load) atveju išvykimo data yra labiau lanksti ir dažnai pritaikoma klientui. Jei užsipildėte vilkiką, mes galime išvykti net tą pačią dieną (jei spėjame susitvarkyti su dokumentais). Dalinio krovinio (Less Than Truck Load) atveju išvykimo data yra griežtai susieta su reguliaraus reiso grafiku – mes laukiam, kol užsipildo vilkikas, kad išvyktume. Todėl LTL siuntoms reikia planuotis šiek tiek daugiau laiko užsakymo eigai.

Išvada

Išvykimo ir atvykimo datos į Angliją nėra tik sausas skaičių rinkinys spausdintuose grafikuose. Tai gyvas procesas, kurį lemia žmonių (vairuotojų, logistikos vadovų, muitininkų) darbas, techninės priemonės ir net orai. Mano dvidešimties metų patirtis šioje srityje mokėjo vieno: geriausia priemonė nuo nesusipratimų ir vėlavimų yra atvirumas ir planavimas.

Kai klientas suprata, kad reguliarus reisas – tai ne tik „važiuoja antradienį“, bet ir sudėtingas dokumentų bei laiko valdymo procesas, bendradarbiavimas tampa sklandžias. Mes pasirūpiname tuo, kad jūsų krovinys būtų tinkamai užregistruotas, vairuotojas atils, o muitinės procedūros eitų be glūsnčių. Jūsų užduotis – laiku pateikti tikslius duomenis ir pasitikėti mūsų kompetencija.

Anglija ir toliau viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Nepaisant politinių ir geografinių iššūkių, reguliarūs reisai leidžia mums išlaikyti šią ryšio grandį stiprią ir patikimą. Tiksliai žinant, kada išvykstame ir kada galime tikėtis atvykimo, mes galime kurti vertę, o ne tik pervežti prekes. Pasitikėkite profesionalais, planuokite iš anksto, ir jūsų siuntos visada pasieks paskirtį laiku.