Internetu užsakymas ir greita rezervacija iš Anglijos: Vadovas sklandžiam krovinių pervežimui

Įvadas

Per pastaruosius dvidešimt metų tarptautinių pervežimų industrija pasikeitė neatpažįstamai. Dar ne taip seniai, norint užsisakyti krovinių gabenimą iš Didžiosios Britanijos į Lietuvą, reikėdavo daugybę kartų skambinti, laukti faksų ar ilgai laukti atsakymo į el. laiškus, tikėdamiesi, kad kaina nepasikeis tarp laiko, kai buvo pateikta užklausa, ir momento, kai vairuotojas užvažiuoja į sandėlį. Šiandien situacija visiškai kitokia – technologijos leidžia mums valdyti logistikos procesus realiu laiku. Tačiau nors pasiekiamumas išaugo, pati Anglijos ir Lietuvos maršruto specifika dėl geografijos ir, svarbiausia, „Brexit“ sukeliančių administracinių kliūčių, lieka sudėtinga.

Kaip ilgametis šios srities profesionalas, galiu pasakyti viena: greita rezervacija internetu yra puikus įrankis taupant laiką, bet ji turi būti atliekama suprantant procesą. Klientams dažnai atrodo, kad užpildęs keletą laukelių internete, jis garantuoja sėkmę. Tačiau tikrasis profesionalumas pasireiškia tada, kai už virtualiuoju interfeisu slypi tvarkinga logistika, išmanus muitinės dokumentų valdymas ir aiškus supratimas, kas vyksta su kroviniu, kol jis plaukia per La Manšą sąsiaurį.

Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime, kaip efektyviai naudotis šiuolaikinėmis technologijomis užsisakant pervežimus iš Anglijos, ką tiksliai reiškia „greita rezervacija“ ir kodėl svarbiausia nėra greitis, o užsakymo tikslumas. Suprasite, kodėl kaina gali svyruoti, kaip išvengti nereikalingų delayjų (uždelstų) ir kodėl teisingai parinktas pervežimo būdas gali padaryti didžiulę įtaką jūsų verslui ar asmeniniam biudžetui. Mes panagrinėsime viską nuo paprastų siuntinių iki didelių dalių krovinių, atsiversdami kiekvieną žingsnį, kurį dažniausiai pamiršta arba neteisingai interpretuoja klientai.

Svarbu pabrėžti, kad Anglijos maršrutas yra unikalus. Tai ne paprasta vaziavimas per europines valstybes. Čia turime ir jūros perėjimus, ir griežtus Jungtinės Karalystės muitinės reikalavimus, ir specifinę infrastruktūrą. Todėl, kai kalbame apie internetinių sistemų naudojimą, mes kalbame apie tai, kaip šios sistemos padeda suvaldyti būtent šį sudėtingumą. Sekėdami toliau pateikiamus patarimus ir atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus, jūsų užsakymai taps ne tik greitesni, bet ir saugesni bei ekonomiškesni.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kaip tiksliai veikia krovinių užsakymas internetu ir kokia informacija yra būtina sėkmingai rezervacijai?

Internetinis užsakymas yra daugiau nei tik formos užpildymas. Tai yra pirmasis ir vienas svarbiausių žingsnių užtikrinant, kad krovinys pasiekti adresatą be nesklandumų. Norint užsisakyti pervežimą iš Anglijos, sistemoje paprastai reikia nurodyti siuntėjo ir gavėjo adresus, tikslius kontaktinius telefonus bei el. paštus. Tačiau tai tik bazė. Esminis dalykas yra krovinio apibūdinimas. Jūs turite tiksliai nurodyti, ką pervežate: ar tai tai paletės, ar dėžės, ar baldai, ar perhaps neįprastos formos techninė įranga.

Sistemoje taip pat reikia nurodyti svorį ir matmenis (ilgį, plotį, aukštį). Čia dažniai daroma klaida – klientai įvertina svorį „akimis“. Praktika rodo, kad neteisingai nurodytas svoris gali lemti tai, kad į Angliją atvykęs vairuotojas tiesiog negalės pakrauti siuntos dėl techninių ribojimų arba bus priverstas papildomai mokėti už viršytą toną. Be to, šiuo metu, dėl „Brexit“, būtina iš anksto pateikti prekių kodus (HS kodus) ir jų vertę. Jei šią informaciją įvedate tiesiogiai į rezervacijos formą, tai greičiaja muitinės procedūras ir sumažina riziką, kad siunta užstrigs sienoje. Geriausios sistemos leidžia prisegti ir nuotraukas krovinio, kas padeda logistikos vadybininkui tiksliau parinkti reikalingą transporto tipą (pvz., liftas nebus reikalingas, jei dėžės telpa į „Gazelle“).

2. Kiek laiko užtrunka greita rezervacija ir kada galiu tikėtis vairuotojo atvykimo?

Terminas „greita rezervacija“ gali būti dviprasmiškas. Pačios rezervacijos procesas (duomenų įvedimas į sistemą) trunka vos kelias minutes. Tačiau vairuotojo atvykimas priklauso nuo to, kokį pervežimo būdą pasirinksite. Jei kalbame apie ekspresinį pervežimą (t.y., dalinės krovininės, skirtos vienam klientui), tai vairuotojas gali atvykti jau kitą dieną ar net tą pačią dieną (jei tai yra Anglijos pietinės dalies atveju ir turime laisvą automobilį). Tokiu atveju prekės Lietuvoje gali būti jau po 24–48 valandų.

Tačiau dažniausiai klientai renkasi ekonomišką variantą, tai yra krovininių dalinių (groupage) pervežimą. Čia procesas užtrunka ilgiau. Atlikus rezervaciją internetu, sistema susiekia jūsų siuntą su kitomis siuntomis tame pačiame regione. Vairuotojas surenka krovinį Anglijoje (paprastai tai trunka 1–3 dienas), turi nuplaukti keltu, pervažiuoti per Belgiją, Olandiją arba Prancūziją, ir tik turi atvykti į Lietuvą. Tokiu atveju nuo rezervacijos momento iki pristatymo gali praeiti nuo 5 iki 10 darbo dienų. „Greita rezervacija“ šiuo kontekste reiškia, kad jūsų vieta automobilyje yra užfiksuota iš karto, o ne po trijų dienų telefoninių pokalbių. Todėl, jei jums skubu, visuomet pasirinkite „Dalinės“ (Part load) paslaugą, o ne „Dalinės krovininės“ (Groupage).

3. Kokius muitinės dokumentus turiu parengti, norint užsisakyti pervežimą iš Anglijos po „Brexit“?

Tai vienas svarbiausių klausimų. Nuo 2021 m. sausio 1 d. Jungtinė Karalystė tapo trečiąja šalimi ne ES sudėtyje, todėl kiekviena siunta, netgi mažas dovanų pakelis, turi kirsti muitinę. Atlikdami rezervaciją internetu, jūs dažnai galite pasirinkti paslaugą „Muitinės deklaravimas“. Jei esate juridinis asmuo, jums reikės pateikti prekių eksporto iš JK ir importo į LT deklaracijas.

Svarbiausi dokumentai yra: komercinė invoice (Commercial Invoice), kurioje turi būti nurodyta tiksli prekių vertė, prekių pavadinimas, svoris ir prekių kodai (HS Code), bei pakavimo sąrašas (Packing List), jei prekių yra daug. Jei siuntate asmeninius daiktus (pvz., grįžtant gyventi į Lietuvą), reikės užpildyti „Transfer of Residence“ formą ir pateikti sąrašą daiktų bei dokumentus, įrodančius, kad gyvenote Anglijoje ilgiau nei 12 mėnesių.

Dauguma šiuolaikinių internetinių sistemų leidžia šiuos duomenis įkelti tiesiogiai prie užsakymo. Jei šių dokumentų nėra, krovinys gali būti sulaikytas muitinėje, o laukimo mokestis (kuris gali būti didelis) bus padengtas siuntėjo. Mano patarimas: nepalikite šio klausimo „vėliau“. Užpildykite visus muitinės duomenis rezervacijos metu, nes tai sutaupys nemažai nervų ir pinigų vėliau.

4. Kaip apskaičiuojama kaina ir ar galima gauti tikslią citatą internetu be papildomų mokestių?

Kainos formavimas Anglijos maršrutuose yra sudėtingesnis nei vidutinėse Europos reisėse. Kaina priklauso nuo trijų pagrindinių komponentų: atstumo (km), krovinio tūrio/svorio ir keltų bilietų kainos. Keltų kainos (Dover-Calais, Dover-Dunkirk arba Hull-Rotterdam) svyruoja priklausomai nuo degalų kainos ir sezono. Taip pat į kainą įeina „London Low Emission Zone“ (LEZ) mokestis, jei reikia važiuoti per Londoną, ir daugiausia Anglijoje taikomi mokesčiai už sunkvežimius (HGV levy).

Kai atliekate rezervaciją internetu, sistema dažniausiai pateikia orientacinę kainą, kuri yra galiojanti tam tikrą laiką (pvz., 24 valandas). Norint gauti galutinę, „fiksuotą“ kainą, vadybininkas turi patikrinti, ar nėra specifinių apribojimimų (pvz., siauri arba privatūs keliai Anglijos kaime, kur neįvažiuoja 40 tonų sunkvežimis). Taip pat reikia atsižvelgti į priedines paslaugas, tokias kaip krovėjų paslaugos Anglijoje ar Lietuvoje, arba reikalingas liftas. Jei šią informaciją nurodote tiksliai formoje, kaina bus galutinė. Jei paslėpsite, kad krovinys reikalauja rankinio kraunamosios, vairuotojas atvykęs gali paprašyti papildomo mokesčio, nes jam teks uždirbti už papildomą laiką.

5. Kuo skiriasi „Dalinė krovininė“ (Part Load) ir „Krovininių dalių“ (Groupage) pervežimas, ir kurį geriau pasirinkti?

Tai esminis skirtumas, kurį klientai dažnai painioja. Dalinė krovininė (angliškai Part Load arba Dedicated Van/Truck) reiškia, kad transporto priemonė (pvz., 3.5t vagonėlis arba 7.5t sunkvežimis) yra skirta tik jums. Nors jūsų krovinys gali užimti tik pusę automobilio, jums sumokėjama už visą maršrutą. Privalumas – greitis. Automobilis važiuoja tiesiai iš jūsų adreso Anglijoje į jūsų adresą Lietuvoje be sustojimų (išskyrus vairuotojo poilsį ir keltą). Tai idealu tais atvejais, kai krovinių yra daug, jie brangūs arba labai skubūs.

Krovininių dalių (angliškai Groupage) pervežimas yra dalijimosi principu. Jūsų krovinys sudedamas į didelį sunkvežimį (paprastai 90 m³ tūrio) kartu su kitų klientų krovinais. Automobilis važiuoja tam tikru maršrutu (pvz., Londonas -> Birminghamas -> Mančesteris -> Keltas -> Lietuva). Čia kaina yra žymiai mažesnė, nes mokesčiai (keltas, degalai, vairuotojo atlyginimas) padalijami tarp visų klientų. Trūkumas – laiko sąnaudos. Tokio tipo pervežimas gali užtrukti ilgiau dėl kitų krovinių pakrovimo/iškrovimo proceso. Jei pervežate 1–3 paletes ar kelias dėžes ir neskubinate, Groupage yra ekonomiškiausias pasirinkimas.

6. Ar galiu sekti savo krovinį realiu laiku po to, kai padariau rezervaciją internetu?

Absoliučiai taip. Šiandien be sekimo funkcijos (Tracking) sunku įsivaizduoti kokybišką aptarnavimą. Atlikus rezervaciją, jūs į savo el. paštą gaunate nuorodą arba prisijungimo duomenis prie kliento portalo. Ten galite matyti savo užsakymo būseną: „Laukia paėmimo“, „Paimtas“, „Kelionėje“, „Muitinės patikra“, „Pristatytas“.

Dauguma mūsų automobilių yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis, kurios leidžia matyti transporto priemonės vietą žemėlapyje realiu laiku. Tai ypač naudinga Anglijos maršrutuose, nes keliaujant per Europą gali kilti nesklandumų (traffic jams, eismo įvykiai arba ilgos eilės prie keltų). Matydami, kur yra vairuotojas, galite tiksliau planuoti savo laiką priimti siuntą. Be to, modernios sistemos siunčia automatrinius pranešimus (SMS arba push notifications), kai krovinys artėja prie iškrovimosi vietos, taip sutaupydami jūsų laiką – nebereikia visą dieną laukti namuose.

7. Kas atsitinka, jei prekės sugadintos arba dingsta pervežimo metu, ir kaip tai užtikrinama?

Nors mes visame stengiamės užtikrinti saugumą, rizika transporto srityje visada egzistuoja. Todėl labai svarbu suprasti draudimo klausimus. Pagal tarptautines konvencijas (CMR), pervežėjas yra atsakingas už krovinį nuo momento, kai jisį priima, iki momento, kai jį atiduoda. Tačiau standartinis atsakomybės limitas (dažniausiai virš 8,33 SDR už kilogramą) gali neužtikrinti pilnos brangios prekės vertės.

Atlikdami rezervaciją internetu, visuomet turite galimybę pasirinkti papildomą draudimą (All Risk insurance). Mano kaip eksperto patarimas: jei pervežate techniką, brangius baldus ar asmeninius daiktus, kurių vertė viršija 1000 eurų, neabejokite ir įsigykite draudimą. Tai kainoje sudaro tik nedidelę dalį, tačiau suteikia ramybės. Jei įvyk incidentas, turite nedelsiant pranešti pervežėjui (dažniausiai turi būti nurodyta sąlygoje – pvz., per 7 dienas) ir pateikti gedimo aktą (pavyzdžiui, dėl sugadinto įpakavimo). Be to, svarbu prisimti, kad draudimas nebegalioja, jei pažeistas įpakavimas (pvz., dėžė suplėšyta), o jūs pasirašėsi dokumentus be pastabų. Visada tikrinkite krovinio būklę vairuotojui atvykus.

8. Ar galiu užsisakyti krovinio iškrovimą ir pakrovimą („Priešakinis keltuvas“ arba „Vilkikas su liftu“)?

Žinoma, tai viena dažniausių papildomų paslaugų, užsakomų internetu. Svarbu tiksliai nurodyti, koks tipo kraunamoji jums reikalinga. Jei Anglijoje arba Lietuvoje nėra kranininko ar forklifto, galima užsisakyti automobilį su hidrauliniu liftu (taip vadinamas „keltuvas“ ant galinės dalies). Tai leidžia iškelti iki 750 kg (priklausomai nuo lifto tipo) krovinį ant žemės.

Jei krovinys yra sunkesnis (pvz., 1 tonos ar daugiau) arba yra ant paletės, reikės vairuotojo su rankiniu palete (manual pallet truck) tik tada, jei yra lygi grįsta paviršius ir rampos (pravažiavimas). Jei reikalingas priešakinis keltuvas ( Moffett / forklift ), tai yra atskira, brangesnė paslauga, kuri reikalauja specialios technikos. Rezervacijos formoje dažnai yra speciali laukelis „Krovinio manipuliavimas“. Pasirinkę tinkamą variantą, išvengsite situacijos, kai vairuotojas atvyksta be įrangos ir negali iškrauti siuntos. Jei nesate tikri dėl infrastruktūros vietoje, visada geriau paprašyti konsultacijos – mūsų specialistai padės išsirinkti saugiausią variantą.

9. Kokios apribojimus turi krovinių pervežimai iš Anglijos (gabaritai, ašvaros, draudžiami daiktai)?

Anglijoje yra griežti kelių judėjimo taisyklės, ypač kai kalbame apie sunkiąją techniką. Standartinis 40 pėdų vilkikas su priekaba Anglijoje dažnai negali važiuoti siaurais kaimo keliais arba įvažiuoti į miesto centrus dėl aukščio ir pločio apribojimų (daugelyje vietų yra 2,1 m ar 2,4 m aukščio limitų, skirtų vilkikams). Todėl, jei jūsų adresas yra toli nuo pagrindinių magistralių (pvz., „A“ ar „M“ kelių), gali prireikti mažesnės transporto priemonės (3.5t ar 7.5t), kad pasiektų paskirties vietą.

Taip pat yra griežtas draudimas pervežti tam tikrus daiktus be specialių leidimų: ginklus, sprogmenis, gyvūnus (be specialių sąlygų), maisto produktus (gyvūninės kilmės) be veterinarinių pažymų, taip pat pavojingas medžiagas (ADR). Jei bandysite užsisakyti tokius krovinius internetu be papildomo susitarimo, sistema gali blokuoti užsakymą arba vadybininkas kreipsis į jus dėl dokumentų pateikimo. Taip pat verta paminėti, kad Anglijoje yra didelis rūkymo draudimas transporto priemonėse – tai taikoma ir vairuotojams, ir keleiviams.

10. Ką daryti, jei vairuotojas pavėluoja arba atšaukia rezervaciją, ir kaip apsaugoti savo interesus?

Nors stengiamės, kad viskas vyktų pagal planą, logistikoje yra veiksniai, nuo kurių negalime priklausyti – pvz., techninė gedimas, blogos oro sąlygos, kuri sustabdo keltus, arba didelės eilės prie sienų (ypač Kalėdų ar Naujųjų metų laikotarpiu). Jei vairuotojas pavėluoja, pirmiausia su juo susisiekti telefonu (kontaktai turėtų būti pateikti el. laiške).