Biuro perkraustymas į Angliją: Visas procesas nuo A iki Z – Eksperto Žinynas

Biuro perkraustymas į užsienį, ypač į tokią šalį kaip Anglija (Jungtinė Karalystė), nėra paprasta užduotis. Tai ne tik baldų ir dėžių pakrovimas į sunkvežimį, bet sudėtingas logistinis procesas, reikalaujantis tikslumo, teisingų dokumentų supratimo ir strateginio planavimo. Per daugiau kaip dvidešimt metų dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje, esu matęs begalę situacijų – nuo idealiai nuoširdžių, kai visa kompanija pervedama per savaitgalį be jokio verslo stabdymo, iki tų, kai klaidingai užpildyti dokumentai arba netinkamas supakavimas atidėjo krovinį pasienyje ilgam mėnesiui.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir parodysiu, kaip užsakyti biuro perkraustymą į Angliją taip, kad procesas būtų sklandus, be nereikalingų nervų ir, svarbiausia, be piniginių nuostolių. Anglija po „Brexit“ tapo trečiąja šalimi, kas reiškia, kad muitinės formalumų tapo daug daugiau. Todėl reikia būti pasiruošusiam.

Šiuo metu rinka pasiūlyti gausybė paslaugų, tačiau ne visos pervežimo kompanijos sugeba įveikti specifinius iššūkius, kuriuos kelia perkraustymas per Lamanšą. Žemiau rasite išsamią informaciją apie tai, kaip pasiruošti, ką tiksliai reikia žinoti apie dokumentus ir kodėl verta investuoti į kokybišką supakavimą.

DUK (Dažniausiai Užduodami Klausimai)

Šioje skyriuje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos dažniausiai girdėju iš savo klientų, bei pateikiau išsamius atsakymus, pagrįstus ilgamečia praktika.

1. Kiek laiko iš anksto reikia planuoti biuro perkraustymą į Angliją?

Planavimas yra pusė sėkmės, kalbant apie tarptautinius pervežimus. Idealus atvejis – pradėti rūpintis perkraustymu mažiausiai prieš 4–6 savaites iki planuojamos išvykos datos. Kodėl tiek ilgai? Visų pirma, reikia laiko, kad gautumėte tikslius pasiūlymus iš pervežėjų. Jei jūsų biuras didelis, reikės atlikti inventorizaciją, nustatyti tūrį (kubinius metrus) ir svorį.

Antra, po „Brexit“ Anglijoje galioja griežti importo taisyklės. Jei norite išvengti muitų ir PVM mokėjimo (pervedant įmonės turtą, kuris nebus parduodamas), reikia laiko parengti „Transfer of Residences“ (TOR) arba atitinkamus dokumentus, įrodančius, kad turtas buvo naudojamas verslui ir nebus parduotas JK rinkoje. Be to, geros pervežimo kompanijos, kurios specializuojasi maršrutuose Lietuva–Anglija, turi tvarkaraščius. Jei užsakymą paliksite paskutinę minutę, gali tekti laukti savaitę-dvi, kol bus laisvas sunkvežimis, kas gali stabdyti jūsų verslo veiklą.

Taip pat reikia apgalvoti techninę pusę: interneto atjungimą vienoje vietoje ir prijungimą kitoje, serverių išjungimą bei transportavimą. Visa tai neįvyksta per vieną dieną. Todėl kuo anksčiau pradėsite, tuo mažiau streso patirsite pabaigoje.

2. Kokius dokumentus reikia parengti perkraustymui į Angliją po „Brexit“?

Tai vienas svarbiausių klausimų, nes nuo 2021 m. sausio 1 d. Jungtinė Karalystė pasitraukė iš Europos Sąjungos muitinės sąjungos. Tai reiškia, kad kiekvienas krovinys, kertantis sieną, turi būti deklarouojamas.

Pagrindiniai dokumentai, kurių reikės, yra šie: 1. Prekių deklaracija (Export Declaration): Išduodama Lietuvoje išvežiant prekes. 2. Importo deklaracija (Import Declaration): Pildoma Anglijoje atvykus krovininiui. 3. Komercinė invoice (Commercial Invoice) arba Pakavimo sąrašas (Packing List): Čia turi būti išsamiai išvardytos visos perkeliamos prekės – jų pavadinimas, svoris, kiekis ir, labai svarbu, prekių kodai pagal HS kodifikatorią (Harmonized System Codes). Be šių kodų britų muitinė gali uždelsti krovinį. 4. EORI numeris: Jūsų įmonei būtina turėti galiojantį JK EORI numerį (pradedamas raidėmis GB), jeigu norite importuoti prekes. 5. Vertės nustatymas: Nurodykite prekių vertę. Jeigu tai ne pirkimas-pardavimas, o įmonės turtas, vertė nurodoma kaip žinoma (tikrąja) vertė.

Jei dokumentuose bus klaidų (pvz., nurodytas neteisingas svoris arba per daug bendras prekių pavadinimas, pvz., „biuro baldai“ be išskyrimo), krovinys gali būti sulaikytas tikrinimui. Tai kainuoja laiką ir papildomus sandėliavimo mokesčius uoste. Kaip ekspertas visada rekomenduoju patikėti dokumentų rengimą profesionaliai logistikos partneriui, kuris turi savo muitinės brokerius Anglijoje.

3. Kaip apskaičiuojamas biuro perkraustymo kainos ir nuo ko ji priklauso?

Kainodara tarptautiniuose pervežimuose nėra fiksuota – ji yra dinamiška ir priklauso nuo daugelio veiksnių. Pagrindinis komponentas yra krovinio tūris (m³) arba svoris (kg), tačiau tai tik pradžia.

Svarbiausi veiksniai, įtakojantys kainą: * Atstumas: Kiekviena Anglijos vieta skirtinga. Pervežimas į Londoną arba pietryčių Angliją (South East) paprastai brangesnis dėl didesnių uždarbių vairuotojams ir didesnio eismo intensyvumo. Pervežimas į Šiaurės Angliją (pvz., Mančesterį, Leedsą) ar Škotiją gali kainoti labai panašiai, tačiau reikia atsižvelgti į kuro kainą. * Prieiga prie objekto: Ar Lietuvoje ir Anglijoje sunkvežimis gali privažiuoti tiesiai prie durų? Jeigu reikia naudotis mažesnėmis transporto priemonėmis (pvz., 7.5 t sunkvežimis su „kelias“ arba „Luton“ tipo kėbulu), kaina padidėja, nes reikia daugiau kelionių arba perkrovimo. * Muitinės paslaugos: Dauguma kompanijų siūlo „viskas įskaičiuota“ variantą, tačiau verta patikrinti, ar jame nėra paslėptų mokesčių už muitinės brokerio darbą JK. * Pakavimo medžiagos ir darbas: Jei pageidaujate, kad komanda supakuotų viską (t.y. „Full Pack Service“), tai padidins kainą, tačiau sutaupys laiko ir sumažins sugadinimų riziką. * Sezonumas: Vasarą ir prieš šventes (Kalėdas, Naujuosius metus) kainos gali šokti dėl didelio paklausos.

Visada prašykite išsamaus komercinio pasiūlymo, kuriame būtų išvardyti visi šie elementai. Pigiausias pasiūlymas dažnai pasiduoda brangiausiu, kai pridedami papildomi mokesčiai už laukimą arba sunkvežimio iškrovimą specialia technika.

4. Ar reikia išpakuoti baldus prieš pervežimą?

Tai labai dažnas klausimas, ir mano atsakymas yra: priklauso nuo baldų tipo ir jų būklės.

Profesionalios perkraustymo kompanijos turi specialias baldų dėžes (vadinamuosius „wardrobe boxes“) ir apsaugines uždaras (blankets, bubble wrap). Tačiau, kalbant apie biuro baldus: * Metaliniai seifai: Turi būti tuščiai. Ne tik dėl svorio, bet ir dėl saugumo – pervežimo metu seifai gali atsidaryti arba sužeisti ką nors. * Kompiuteriniai stalai ir lentynos: Paprastai jas galima pervežti surinktas, tačiau reikia nuimti stiklo dalis, ištraukti stalčius ir uždengti juos lipnia juosta, kad neišliktų. * LMDV (lazerinių, mažo garso ir dulkių) sistemų skydeliai: Geriau juos išmontuoti ir supakuoti į dėžes, nes jie yra labai trapūs. * Kėdės: Kėdžių stumdomas pervežimas (ant vienos kėdės užmažus kitas) yra populiarus būdas taupyti vietą, tačiau reikia uždengti jas apsauginėmis medžiagomis, kad nesitrindžių.

Jeigu baldai yra seni, jau sukrūvę, rekomenduoju juos išmontuoti. Surinktas baldas pervežimo metu patiria vibraciją, ir jei jame jau yra įtrūkimų, gali visiškai suirti. Ekspertas visada patars: jeigu abejojate – išmontuokite. Tai sutaupys nervų išvykus į naująją vietą.

5. Kaip saugiai pervežti IT įrangą, serverius ir duomenis?

Technologinė įranga yra bet kurios šiuolaikinės įmonės širdis. Jos sugadinimas arba praradimas gali paralyžiuoti verslą. IT įrangos pervežimas reikalauja ypatingo dėmesio.

Pirmiausia, visi duomenys turi būti suarchyvuoti (backup). Niekada negalite tikėtis, kad fizinis pervežimas bus 100% be avarijų. Diskas gali nukristi net ir keliose centimetrų aukštyje. Užtikrinkite, kad „cloud“ atsarginės kopijos yra atnaujintos.

Antra, supakavimas. Monitoriai, sisteminiai blokai, spausdintuvai turi būti supakuoti į pradines dėžes, jei jos išlikusios. Jei ne – reikia naudoti specialias pripučiamas apsaugas (air bags) ir storą putplasčio vąšelį. Serveriai turi būti išjungti pagal gamintojo rekomendacijas (dažnai reikia užfiksuoti kietuosius diskus prieš išjungiant).

Trečia, transportavimas. Serverius geriausia pervežti ne paprastame sunkvežimyje su kitais baldais, o atskirai, uždarytose kabinose, kurioje mažiau vibracijos. Jei krovinys didelis, reikia įsitikrinti, kad sunkvežimio važiuoklė yra pneumatine (oro pakabos), kuri geriau amortizuoja kelio duobes.

Galiausiai, atvykus į Angliją, reikia laiko, kad technika „įsigrūdintų“ (aklimatizuotųsi). Nedarykite to iš karto po iškrovimo esant šaltai arba drėgnai orai, ypač jei lauke buvo neigiamos temperatūros. Kondensatas gada sukelia trumpojo jungimo riziką.

6. Ar draudimas būtinas, ir ką jis apima?

Draudimas nėra papildoma paslauga, o būtinybė, ypač kai kalbame apie biuro turtą. Nors mano komandos vairuotojai yra patyrę ir vairuoja labai atsargiai, kelyje visada egzistuoja trečiosios šalies rizika (pvz., kitas automobilis važiuoja į jūsų sunkvežimį, arba staiga užgriūva medis).

Svarbu suprasti draudimo rūšis. Yra vežėjo atsakomybės draudimas, kuris dažnai yra labai ribotas (pvz., 10 EUR už 1 kg svorio). Jeigu sugadinate brangų serverį, kuris sverdo 10 kg, gausite tik 100 EUR atlyginimą – tai niekas.

Todėl rekomenduoju visaverčio krovinių draudimą (All Risk Insurance). Jis apima visus įmanomus incidentus: avarijas, gaisrus, vandens pratekimą, vagystes (jei buvo užrakinta transporto priemonė). Prieš pasirašydami sutartį, atidžiai perskaitykite draudimo sąlygas. Ypatingą dėmesį atkreipkite į išimtis (pvz., draudimas negalioja elektronikai, jei ji nebuvo supakuota originaliose dėžėse arba jei nėra įrodymo, kad tai buvo jūsų nuosavybė).

Taip pat užtikrinkite, kad krovinio vertė draudimo polise atitinka realią jo vertę. Jei nurodysite per mažą vertę, siekdami sumažinti draudimo įmoką, įvykus įvykiui gausite tik dalį sumos.

7. Kokio tipo transportas naudojamas biuro perkraustymams?

Pasirinkimas tarp įvairių transporto priemonių priklauso nuo jūsų krovinio dydžio. * „Sideloaders“ (šoninės pakrovos sunkvežimiai): Tai idealus pasirinkimas biurams, ypač miesto centro zonose. Šie sunkvežimiai turi hidraulines kranas, kurios leidžia pakelti krovinį šonu. Tai leidžia išvengti ilgo įrenginio (pavėsinės) statymo ir išlaikyti gatvę eismo spūsčių metu. Be to, galima iškrauti tiesiai į antrą aukštą, jei yra langai ar balkonai. * „Luton“ sunkvežimiai (su „kelias“): Turi galinę platformą su liftu. Tinka, jei nėra galimybės naudoti šoninės pakrovos, tačiau reikalinga vieta statyti „kelias“. * Standartiniai 40 pėdų ar 13.6 metrų tentiniai sunkvežimiai: Tinka dideliems biurams, kai perkeliamas visas įrangos parkas. Reikalinga didelė iškrovimo vieta.

Jūsų logistikos partneris turėtų apsilankyti (arba bent gauti vaizdo medžiagą) išsiuntimo ir pristatymo vietose, kad pasiūlytų tinkamiausią transportą. Pavyzdžiui, Londono „City“ rajone įprastas 18 tonų sunkvežimis gali tiesiog nepatekti dėl aukščio apribojimų arba siaurų gatvelių. Tokiu atveju reikės planuoti perkrovimą į mažesnį automobilį (7.5 t) uosto rajone, kas brangiau.

8. Kaip elgtis su draudžiamomis arba ribotomis prekėmis?

Biuruose dažnai pasitaiko daiktų, kurių negalima tiesiog taip įkrauti į sunkvežimį ir vežti per Lamanšą. * Pavojingos medžiagos: Toneriai, dažai, aerozoliai, valymo priemonės. Jos yra klasifikuojamos kaip ADR (pavojingosios) krovinių kategorijos. Jas reikia deklaruoti ir supakuoti atitinkamai. Dauguma pervežėjų neima tokių krovinių į bendrą tentą dėl gaisro arba nuodingumo rizikos. * Maisto produktai ir augalai: Jei biure buvo maisto atsargos (pvz., kavos pupelės, aliejus) arba didelės gėlių vazos, Anglijos muitinė jų gali neįleisti arba reikalauti specialių sveikatos sertifikatų (Phytosanitary certificate). Geriau tokias prekes suvartoti arba atiduoti prieš išvykstant. * Alkoholis ir tabakas: Jei tai ne asmeninis krovinys, o įmonės turtas, gali būti taikomi dideli akcizų mokesčiai.

Visada aptarkite šį klausimą su vadybininku. Jei bandysite slėpti pavojingas medžiagas, ir jas aptiks muitinė ne tik Anglijoje, bet ir Kalė ar Doverio uoste, gresia dideli baudos ir krovinio konfiskavimas.

9. Kas nutinka, jei sunkvežimis pavėluoja arba atsiranda nesklandumų?

Nors stengiamės viską planuoti idealiai, gyvenime yra įvairių neišplanuotų situacijų: eismo įvykiai, blogas oras (pvz., audros Lamanše, kai stabdomi keltai), muitinės patikros.

Profesionali pervežimo kompanija visada turi kontingencinis planą (Plan B). Jei sunkvežimiams uždaromas kelias (kaip buvo „Farmer’s protests“ metu Prancūzijoje), komanda turi sugebėti pakeisti maršrutą.

Kas svarbiausia klientui – komunikacija. Jums nereikėtų ieškoti vairuotojo telefonu ir klausti, kur jis yra. Geriausi logistikos partneriai suteikia galimybę sekti krovinią realiu laiku (GPS stebėjimas) ir aktyviai praneša apie nesklandumus.

Jei dėl pavėlavimo jums teks praleisti darbo dieną Anglijoje laukiant, klauskite apie kompensaciją arba atlyginimo mechanizmą sutartyje. Nors dažniausiai delsimasis dėl „Force Majeure“ (nepaliaujamų jėgų) nėra atlyginamas, geras įmonės reputacija verčia jas rūpintis klientu, pvz., padengiant nakvynės išlaidas, jei pavėlavimas truko ilgiau nei diena.

10. Kaip paruošti biuro darbuotojus perkraustymui?

Techninės pusės tvarkymas yra tik pusė darbo. Kita pusė – žmonės. Perkraustymas sukelia stresą darbuotojams. Kaip ekspertas patariu: 1. Praneškite anksti: Informuokite komandą apie datas ir tai, ką jiems reikia padaryti (pvz., ištuštinti stalus, susidėti asmeninius daiktus). 2. Pažymėkite dėžes: Kiekvienam darbuotojui duokite po keletą dėžių su lipdukais, kuriuos jie gali pažymėti savo pavardėmis ir skyriumi. Tai labai pagreitins iškrovimą naujoje vietoje – kiekvienas ras savo daiktus. 3. Asmeniniai daiktai: Primėkite, kad pervežimo kompanija neatsakinga už pinigus, brangius papuošalus ar asmeninius dokumentus, paliktus stalinių stalų stalčiuose. Tokius daiktus darbuotojai turi pasiimti su savimi. 4. Naujojo biuro planas: Prieš išvykstant pateikite darbuotojams planą, kur jie sės naujame biure. Tai leis vairuotojams dėžes krauti tiesiai į atitinkamas zonas, o ne į bendrą krūvą, kurią vėliau reikėtų perrišti.

Gerai parengti žmonės sumažina iškrovimo laiką nuo kelių dienų iki kelių valandų.